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分公司采购部管理规定
全文目录:
1.总则.序;
2.采购员基本职责与义务;
3.人员分工体系;
4.采购程序;
5.协助配合;
6.财务结算流程;
7.管理与控制;
8.附则。
1.总则.序:
采购部,直属总经办管辖,为集团公司在本省设立的分厂之采购部门,职能上直接接受集团总经办/外协部/集团效益/分公司效益的职能监督与流程指令,在其指导方向及规则要求下,与集团/分公司/分公司.分厂等相关部门关联配合,完成相应的采购任务。目前包括,省内各分厂(分公司/分公司.分厂)的包材(含包材计划)、辅料、化工、维修配件、办公/劳保/医药/卫生/日用生活品、改扩建型工程、委托外加工与维修、通信业务办理、租借办理、代购代寄等类。以分公司自购为主,集团内调与集团代购为辅相结合的方式综合采购,以满足省内分厂生产上非原材料类的使用需要。
2.采购员基本职责与义务:
2.1职责:按采购科领导分配的工作项目,完成整体工作。从接到申购计划,寻找性价比合适于公司的供应方,谈价,报外协批价。按职能和职责分工的要求,进行下单采购、订单信息录入财务软件帐,按供料时效期跟进所购料全部合格到位、提供各料验货标准给收货部门以检查质量性价比,付款结算提交,各异常反馈的处理与跟进等细项工作(包括来料质量方面、付款结算方面以及其他投诉处理)。并服从领导安排的其他临时工作任务。
2.2 义务:配合相关部门工作的义务,配合同事完成公司任务的义务,对公司异常提出改善建议的义务,团结和帮助同事的义务,服从相关间接领导管理指导的义务,间接领导安排的同意接受之工作必须转报直接领导知悉的上报义务,其它未尽的职能式沟通义务。
3.人员分工体系:
3.1 ***→包材采购员,按单作计划、订单制作、批后订购、兼包材的价格档案管理,负责包材(彩卡、胶袋、唛头、保利龙)分公司采购操作之部分工作(订单约550份/月),部门秘书以及其他职能工作(详见个人职责)。
3.2 ***→包材采购员,按单作计划、按特殊类备存通知作计划、订单制作、批后订购,负责包材(贴纸类、纸箱)分公司采购操作之部分工作(订单约380份/月),每周一调货期表,及其他辅助职能工作(详见个人职责)。
3.3 ***→辅料物价员,兼辅料采购员,负责自购物料价格与其他价格的档案工作,除包材以外的非原材料自购,代购委托,其它事项的办理,详见个人职责(辅料:月订单约60份+月零星申购单60~100份+维修单约20份+新增改扩约5份)。
3.4 ***→采购员,配合辅料物价员工作,接受出差采购类部分工作,及分给的辅料订购工作与其它事务的办理,详见个人职责。
3.5 ***→采购员,采购包辅料帐务、辅料采购等工作,需入仓的所有包材辅料,作财务软件订单录入工作,订单编号/在途订单/物料入库,同时协助辅料物价员处理相关工作,详见个人职责。
3.6 **→采购部负责人。主要包括:报价审核、维修审核、集团查核配合处理、相关部门对采购员采购问题的升级要求的处理、采购员技能培养、改扩建施工工程管理(预算/主持/协助物价员收核报价及相关处理/施工中管理)、物料物流成本管控。根据公司方针,及时调整和修订采购各项制度,达到制度管事,职能用人兼以举长避短,管理并培养具有协作配合能力较强之分公司采购团队。
3.7 审批人员(权限分工)→(1)包材:胶袋新款报价先经采购科审核以后再报外协审批;所有包材的采购订单,由采购员直接报集团外协部审批;处理异常扣款协商采购员直报分公司财务部审批;(2)生产辅料(化工/副料/针车配件):计划、临时申请,结合外协批价,制作好订单,报外协审批(内调制作内调单);(3)生产杂物/零星申购/其他非生产物料,单笔1000元以内的分公司效益部审批;单笔超过1000元的改经分公司总经理审核后再集团效益部审批;(4)维修类单笔500元以内分公司效益部审批,单笔500元以上分公司总经理审核后报集团总经办审批。
4.采购程序:
4.1.“包材”采购程序:按单计划(分公司采购)→订单确认(分公司采购)→报价(胶袋分公司报,其余集团报)→审批(集团外协)→采购订单(分公司)→量价审核(集团外协)→下单(分公司)→订单财务软件录入(分公司)→跟進到貨(分公司)→驗貨(集团代收的集团品质代查集团仓库收转,BP/HP为直到分公司的由分公司包装仓查验收货)。
因包材质量,应扣供应商款项的处理,必须合理,采购科要现场查核后与供方沟通达成处理办法解决(分公司.分厂特殊情况,改请分公司.分厂负责人代核沟通解决)。
品质异常单反馈处理,分公司采购员接品质异常单后,即时联络发给供方填写处理与改善情况,三日内反馈给品质部门。否则,可以根据情节,对违规方(采购责任人/供应商)作出改善措施或相应的处理与处罚。
4.2.1 “生产副料/化工/针车配件”采购程序:(包含:生产物
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