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仓库管理制度
适用范围:本制度适用于苏南物业及其下属各服务中心。
规定目的:规范材料的出入库手续,加强成本控制,保持合适的库存量,减少资金的占用,规范仓库管理。
过程控制:
一、材料采购的入库范围
所有物资必须办理入库手续,固定产类按固定资产管理制度执行。
二、台帐设立时间和要求
1、设立时间
1.1、地产委托案场、项目部、会所管理等有偿服务阶段,我们称之为第一阶段。
1.2、前期介入阶段是指项目管理部筹建阶段,我们称之为第二阶段。
1.3、物业服务中心成立,我们称之为第三阶段。第三阶段是第二阶段的延续,台帐可延用。
1.4、第二阶段起必须分开设立台账。
设立要求
2.1、仓库台账采用三栏式数量金额式帐页。
2.2、仓库根据不同材料,台帐设立可分为电器类、五金类、清洁类、工具类、建材类、其他类等,可以根据实际情况再进行细分。
2.3、为了符合内部稽核的管理要求,材料采购和仓库管理不可为同一人员。
2.4、入库材料必须进行卡片登记,同时建立数量金额式的材料台帐,台帐在分大类的基础上将每一材料单独建立帐页,财务部设立材料总帐。要求仓库的库存实物与卡片记录相符;材料卡片与台帐相符;台帐与总帐相符。
2.5、仓库管理员和项目出纳每月25日进行仓库材料实地盘点,逢半年度或者年终盘点时财务部会计必须一起参与,平时财务部会计可以随时抽查,仓库管理员在每月30日前编制材料盘点表、材料领用分配表及汇总表,同时将盘点表、材料领用分配表及汇总表交于项目出纳复核,项目出纳复核无误后于次月2日前将材料盘点表、材料领用分配表及汇总表交于公司财务部会计人员进行账务处理,移交表单时双方均应签字确认。
2.6、存在备品备件的项目,须建立备品备件台帐(刚交付项目,该类材料由地产提供)。
三、记帐要求
1、根据当日入库单、领料单的内容及时、逐笔登记材料台帐,内容及格式不得涂改,如需要修改必须采用红字更正法。台账必须用黑色水笔登记,不得用铅笔和圆珠笔登记。
2、台账账簿中的“凭证号”登记入库单、领料单的单据号;入库时“摘要栏”里需写明入库单上供货单位的名称及提供的发票号;领用时“摘要栏”里需写明领用用途及保修单编号,以备日后查询。
3、仓库管理员在每月25日之前计算出台帐上库存材料的种类、名称、数量和金额,并据此进行实地盘点,月底结账按照财务记账要求进行处理。
4、材料盘点表必须有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认,如果有财务部会计参与,也必须签字确认。
5、材料领用分配表必须有仓库管理员、项目出纳、业务主管签字确认。
6、材料领用汇总表必须有仓库管理员、项目出纳、部门负责人签字确认。
四、材料采购及入库流程
1、采购人员按审批后的月度采购计划表到指定的合格供方进行采购。紧急采购、临时采购也必须到合格供方或市场确认供应商处进行采购,如有特殊事项,必须进行单独审批。
2、仓库管理员依据发票或送货单上的材料清单(送货清单必须加盖供货单位的公章或者财务专用章方为有效)将材料验收入库,同时认真核对月度计划采购清单的数量及金额是否与实际采购相符,符合要求后再将材料验收入库,并填制材料入库单。入库单由各服务中心按标准统一采购,各仓库管理员按需领用,并建立领用和使用登记本。
具体要求如下:
填写入库单时以发票和入库实物为依据,逐一填写完整。如:物资类别、采购属性、供应单位、单据号、入库日期、产品名称及规格、数量、单价、金额。在月度结算时,需在入库单上填写发票号码。
临时或紧急采购的,入库单的右上方填写采购属性(即临时或紧急)。
缴库人为采购人员,验收人为仓库管理员,审核人为业务负责人,分别审核签收。
入库单一式三联,第一联存根联仓库留底,第二联记账联仓库记账用月底上交财务会计,第三联结账作为财务付款依据。
3、每月项目出纳协助会计核对已入库但未报销入账的材料清单,并填制《已入库未报销入账的材料清单》表。
五、材料领用及收费流程
1、维修人员根据报修单所需物资到仓库领用,仓库管理员根据维修人员提供的报修单, 填制材料领用单,要求写明领用的相应维修材料名称、数量、金额、报修单编号、材料大类、用途等等。材料领用人、仓库管理员、业务主管签字认可。仓库管理员还要将领料单编号在报修单上注明备查。
2、维修人员维修完毕后连同领料单第三联交前台收银员开具发票。收银员根据领料单和报修单审核其收费是否合理。如低于成本价收费或是免费,须由经办人员具明原因,部门第一负责人签字认可。
3、维修人员将由收银员收取维修费后注明发票号码的报修单,送接报处统一保管备查。维修人员提料的第三联,在维修结束后粘贴在报修单后与报修单一起归档,作为完整的维修记录。
4、对于内部领用的物耗品,根据谁领用,谁签字负责;谁主管,谁审核签字的原则。仓库管理员做好领用登记。
5、为了确保领用材料分配的准确性,仓库管理员每周
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