万科会议管理制度试行.doc

第 PAGE 页 共 NUMPAGES 页 万科会议管理制度试行 4.3 ． 3 会议组织者应在会前指定专人负责会议记录，重要会议应根据情况安排速记或 录音，并在会后做好会议资料和会议纪要的整理。 4.3 ．4 在会议开始前 15 分钟，会议组织者需作好会议的相关准备工作（会议需使用的 电脑、投影、视频等设备及有关文件、资料，必须在会议开始前 15 分钟调试或安排完 毕）。 4.3 ．5 会议召集部门应严格掌控会议时间， 会议主持人负责会议议程的执行和发言时间 的管控，严禁在报告中出现偏离主题、毫无意义的发言。 4.3 会议要求 4.4 ．1 与会人员应根据会议主题， 提前准备好参会所需资料及物品，无特殊情况，与会 人员应着工装提前 5 分钟到达会议室签到，不得无故迟到、缺席。 4.4 ．2 有特殊情况需请假者， 应于会前 1 个工作日向会议组织者及直属上级请假并征得 同意。 4.4 ．3 与会人员应将手机设置为振动状态， 尽量避免在会场接听电话， 如因工作需要必 须接听，则需轻声离开会场接听。 4.4 ．4 会议进行中， 非休息时间，与会人员不得随时走动和无故中途离开，会议宣布结 束后方可离开。 4.4 ．5 与会人员应自觉维持会场纪律， 做好会议记录，禁止做与会议无关事宜，禁止大 声喧哗。 4.4 ．6 重要会议，会议组织者应安排好会场保密工作，与会人员应做好信息保密，严禁 泄密。 4.4 ．7 内部办公人员参会时请自行携带水杯和会议记录本， 内部会议不提供公用或一次 性水杯。 4.4 ．8；与会人员应自觉爱护会议室各项设施、设备、物资，不得随意损坏；自觉保持 会议室环境卫生，不随地抛弃废纸等垃圾。 4.4 ．9 若违反上述要求，各公司 / 会议组织者有权视具体情况给予通报、考核等处理。 4.4 会后安排 4.5 ．1 会议结束后， 与会人员应收好会议资料， 摆放好桌椅， 会议组织者应将电脑中的 资料及时另存后删除，并关闭和归还电脑、投影设备等，关闭照明及空调等设备设施， 将会议室恢复到初始状态。 4.5 ．2 会议纪要应在会议结束后两个工作日内提交至内网任务管理平台的“会议纪要” 模块，并知会与会人员及相关部门。 4.5 ．3 会议产生的决议及重要备忘应载入会议纪要中的决议及备忘栏目， 由任务管理平 台跟进决议完成情况，会议组织者及部门信息员应主动跟进、验证任务的完成情况。 4.5.4 根据会议需要拟进行录音、录像、照相的，要做好相应的准备工作及相关的信息 采集工作，并及时整理进行电子存档。