公司发文标准流程.docx

公司发文标准流程 XXX公司发文处理流程一、公司所发出的一切文件材料，统称发文。二、发文处理包括:拟稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。〔一〕拟稿。就是草拟文件的初稿。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的根底工作，必需非常仔细细致。〔二〕会签。各部门需以公司名义发文时，部门负责人在文件审批单上签字，说明发文性质、内容、对象等；会签后送行政人事部审批。〔三〕核稿。即对文件草稿进展审核。由行政人事部负责人在草稿未送总经理审批之前，根据公文的根本要求，对草稿的体式、内容等进展全面的审核。〔四〕签发。签发是公司总经理对文稿的最终审批，文件草稿经总经理签发后，即成为最终定稿，文件据此生效。〔五〕编号。文稿经总经理签发后，要进展编号登记，防止发文混乱。〔六〕打印。即对经总经理签发后的文稿进展印制，在印制过程中，必需做到：1、必需以经总经理签发后的定稿为根据，忠于原稿，不得随便改动，确需改动的要报经总经理批准。2、留意排版艺术，版面的支配要美观大方、赏心悦目。3、留意保密，不得让别人任凭翻阅文稿。对印制的底板要管理好，废页要准时的在碎纸机上碎掉，防止泄密。〔七〕校对。校对是文件制发过程中的一个重要环节。要坚持三校制度。一校由起草者进展。二校由核稿人员进展，三校最好由部门负责人进展。校对时要以文件定稿为基准，进展仔细认真地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最终一关。〔八〕用印。即在制成的公文上加盖印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清楚、位置恰当，即“上不压正文，下要骑年盖月〞。〔九〕分发。发放文件时，必需建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，保证文件发放不出过失。〔十〕归档。这是发文处理工作最终一道工序，即将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、草稿在下的挨次搜集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。假设系电子文档，除打印出一份正文归档外，还应另存为PDF格式文件并按月份刻录成光盘，便于调阅。XXXX有限公司