公司公文管理规定.docx

公司公文管理规定 公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作标准化、制度化，结合公司的实际状况，特制定本规定。其次条定义是指公司内部以及和其它组织之间为处理组织内外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条用法公文的种类公司用法公文的种类有：打算、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、内部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家详细见附件。1、红头文件适用范围：主要用于印发制度、规定，重要工作方案、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门〔直属公司管辖〕全部的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级〔公司一级部门以下各部门〕及以下部门不得印发红头文件。2、内部通告适用范围：主要用于内部日常事务性工作或内部工作联络的公司或部门一般性文件。3、会议纪要适用范围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要内容与决议的文本。4、工作报告适用范围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作状况和工作方案，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作周报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》〔见附件〕，适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“一般〞、“机密〞、“绝密〞三级，详细密级和保密期限由拟办部门依据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有特地规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。第八条公文处理程序公文的处理程序一般分为公文签发、公文分送、公文阅处、公文反应与跟踪、公文清理存档销毁等五个阶段。1、公文签发〔1〕签发权限：公司董事长、公司总经理、副总经理/总经理助理在权限范围内可以签发以公司名义发出的红头文件、内部通告等公文；各部门相关负责人在规定权限内可以签发以本部门名义发出的公文。〔2〕签发方式：以公司名义行文的公文，经审签后，盖本公司公章发出，但在公司内部行文也可采纳签发人签名的方式发出。2、公文分送〔1〕公司主要采纳签收、传真、电报、邮递、电子邮件等公文分送方式。一般状况下，分送公文应实行签收方式〔对公司机密及以上级公文、人事资料等重要公文还需用信封封口专人专送〕。采纳其它方式分送公文，分送人应做好跟踪、记录工作。〔2〕收件工作人员应对公文进展信封、文件、文号、秘字等的核定。如其中一项不对口，应马上通知发文机构，并登记出错文件。对封口被撕的公文应回绝签收。〔3〕各部门公文经人事行政部审核发觉在格式或内容上存在较大错误的，退回原部门重新拟文。〔4〕相关人员在工作中，应主动、精确、快捷地处理公文事务，并严格遵守公司保密制度，不泄露和透露公司隐秘。3、公文阅处公司领导收到公文后，在公文上作出处理看法〔签发或批复等〕。4、公文反应与跟踪人事行政部接到公司领导批示后，应尽快将批示件和原件反应给拟办部门〔同时保存批示件的复印件〕。5、公文清理、存档和销毁各部门文员或相关工作人员应对收发的公文每周进展一次整理，对有存档价值的公文应按公司档案管理制度的规定向档案管理部门移交。第九条附那么1、本制度自公布之日起执行，由人事行政部负责说明和修改。2、附件：《红头文件模板》、《内部通告模板》、《会议纪要模板》、《工作报告模板》、《公文审批表模板》。公司文件〔2013〕01号分组成。1、文件头：适用于公司或一级部门重要文件，全称为“公司文件〞，红色字体，黑体加粗，小初字号。2、发文字号，包括机构代字、年号、挨次：宋体，四号字；“〞适用公司文件，代表“某公司〞，“财、行、人、工等〞分别代表一级部门文件；〔2013〕01号代表2013年1号文件；公司文件编号由董事长办公室统一编号，人事行政部存档。3、标题：黑体加粗，小三。应当精确、简要地概括文件的主要内容，一般应标明公文种类，除印发规章制度和批转文件外，一般不加书名号，如“关于下发红头文件格式的通知〞。4、隐秘等级、紧急程度：隐秘等级分“一般、机密、绝密〞，紧急程度分“紧急、急、一般〞，如为“一般文件〞那么不需加标注框。5、主送机构：宋体加粗，四号字体。6、正文：宋体，四号字体。7、附件：文件如有附件，应在正文之后注明附件名称和挨次。8、印章：公司文件落公司全称并盖章，部门文件落部门全称并盖章。9、主题词：文件主题词一般包括三到四个词语或词组，最多不超过七个。第一个词语是按工作性质作分类概括，一般用“董办、工程、人事、财务、营销、审计监察、客服、招商〞等。中间的词语一般是概括该文件的主要内容，大