补充协议及函件签订控制流程.pdf

补充协议及函件签订控制流程 1 目的 为规范合同履行过程中补充协议、往来函件的发送及签订行为，结合公司的实际情况， 特制定本制度。 2 适用范围 适用于总公司、分子公司管理全过程。 3 管理职责 3.1 生产单位总经理 负责对待签订的补充协议、往来函件进行最终审核及审批。 3.2 分管副总 负责组织分管部门以会议或者其它形式确定补充协议的签订、 发送函件的必要性， 并进 行内容审核及审批。 3.3 各部门（生产部、经营部、技术部等） 3.3.1 部门经理 。负责指导经营部内业对补充协议及其它往来函件的拟写。 3.3.2 部门内业 。建立健全客户台账，为是否有必要办理相关函件提供依据，同时负责 搜集整理各类公司制订的函件模板，根据经营部经理指导进行修改和拟写。 3.3.3 其它员工 。负责待签订协议或发出函件的最终办理，配合完成登记及存档工作。 3.4 财务部 按照部门工作职责的要求整理各项数据及凭证， 建立健全客户台账， 为是否有必要办理 相关函件提供依据并对函件中金额及价格进行最终确认。 3.5 综合管理部 负责文件的存档及借阅管理。 4 细则 4.1 拟写 在合同履行过程中发生需签订补充协议或发送其它函件以完善和变更主合同信息的， 其 是否必要由生产单位分管副总组织以会议或者其它形式确定， 由对应部们内业在部门经理指 导下拟写。 4.2 评审 所有对外发出的补充协议及函件必须进行评审， 未经评审私自发出或签订， 为公司带来 损失的，将按照公司现行管理制度进行追责。 4.2.1 有固定格式模板的（如调价补充协议、调价函、催款函等）及日常函件，应按照 现行模板进行单位、 数据、 时间修改后， 按照内业 - 经理 - 财务部 （如不涉及财务数据可省略） - 分管副总 - 生产单位总经理流程进行内部审批，即视为审批完成。 4.2.2 无模板的（如除价 格调价外补充协议、抵款协议、三方协议等） ，由生产单位与对方单位达成初步意向后形成 待评审文件按照待签合同评审流程进行审批。 4.3 发送方式选择及签收、签订 4.3.1 调价函、 催款函等履行告知义务性函件， 可选择邮寄或指派人员送达方式进行送 达；邮寄送达的，须保留邮寄单；指派人员送达方式进行送达的，须保留签收回执原件。按 照前述方式完成送达工作后，方可即视为送达事项办理完成。 4.3.2 选择邮寄方式送达的，应邮寄至合同中约定的送达地址，无约定的应邮寄至对方 单位住所地； 4.3.3 选择由指派人员（业务员）直接送达对方单位的，在送出前经营部内业应制作签 收回执单交指派人员，业务员在送达的同时完善送达回执，经对方盖章 （公章或项目章）或 签字（合同签字人、合规结算签字人或合同约定签收人）视为有效签收；合同（协议）有特 别约定的，按特别约定进行送达、签收； 4.3.4 补充协议、三方协议、抵款协议、付款承诺等涉及对主合同条款进行修改变更的 函件，其签订用章及签字应与主合同一致。 4.4 登记及存档 4.4.1 登记 。所有对外发出或签订的补充协议及往来函件应登记录入发文登记薄以便掌 握办理进度和统计； 4.4.2 存档 。所有对外发出的往来函件及签订的补充协议应至少保存一份原件，由综合 管理部与主合同一并存档（附评审页、邮寄单、签收回执单等） ，其余有需要部门可留存复 印件。 4.5 借阅 4.5.1 在日常经营过程中， 确有必要将存档文件借出的，指综合管理部应按照内部文件 借阅登记制度办理，做到对各存档文件的去向清楚，借阅人应当配合； 4.5.2 对借出文件超过三个工作日未归还的， 综合管理部应进行催还， 确有必要暂不能 归还的