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资料员专业管理实务 二0一二年三月 第一部分 建筑工程资料管理 一、建筑工程资料管理概述 在建筑市场的检查过程中，建筑工程资料管理得比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少地存在着这样的问题。这必然在一定程度上影响到城市建设档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其是会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物或构筑物在改建扩建时的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。因此，做好建筑工程资料管理工作是十分必要的。 （一）建筑工程资料管理的必要性 （1）做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001，确实加强建设工程资料的规范化管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。 （2）建筑工程资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣、结构及安全卫生可靠程度。能全面客观地反映工程的实际状况。 （3）建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要技术依据。 （4）加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。工程资料不符合有关规定和要求的，不得进行工程竣工验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进行。 （5）施工过程中工程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建各方应对工程资料进行归档保存，为未来的建设提供参考、积累经验，是指导未来工程建设的重要信息。 无论是参与新建、改建或扩建的建设、勘察、设计、监理和施工的单位，均应做好工程资料的管理工作。 （二）建筑工程资料的特征 1、复杂性 由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，影响到建筑工程的因素多种多样，必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。 2、随机性 由于建筑工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无论是工程立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理、或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。在影响建筑工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件和档案资料，工程文件档案资料还具有一定的随机性。 3、时效性 有时工程文件和档案资料一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位和部门不予认可，将会产生严重的后果。因此建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性。 4、真实性 建设工程文件和档案资料只有全面真实地反应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。建设工程文件和档案资料必须真实全面地反映工程的实际情况，来不得片面和虚假。 5、综合性 由于建设工程项目常常都是综合的系统工程，涉及到多个专业，多个工种的协同工作才能完成。建设工程文件和档案资料是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强的综合性。 （三）相关的基本概念 1、建设工程项目 经批准按照一个总体工程设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它可以是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2、 单位工程 具有独立的设计文件，竣工后可独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 3、分部工程 单位工程中可以独立组织施工的工程。 4、建设工程文件 在工程建设过程中，所形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 5、工程准备阶段文件 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段所形成的文件。 6、监理文件 监理单位在工程的设计、施工等监理活动过程中形成的文件。 7、施工文件 施工单位在工程施工过程中所形成的文件。 8、竣工图 在工程竣工验收以后，能够全面真实地反映建设工程项目施工结果的图样。 9、竣工验收文件 在建设工程项目竣工验收活动过程中所形成的文件。 10、建设工程档案 在工程建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 11、案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。 12、立卷 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷的过程，亦称组卷。 13、归档 在文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷，按照有关规定移交给档案管理机构的过程。 注：对一个工程而言，归档有两个含义，一是建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案机构移交；二是勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案机构移交。 14、建筑工程