第三节采购管理系统日常业务处理.docx

第三节采购管理系统日常业务处理 第三节选购管理系统日常业务处理一、请购选购请购是指企业内部向选购部门提出选购申请，或选购部门汇总企业内部选购需求提出选购清单。请购是选购业务处理的起点，用于描绘和生成选购的需求，如选购什么货物、选购多少、何时用法、谁用等内容；同时，也可为选购订单供应建议内容，如建议供给商、建议订货日期等。操作要点：1. 在名目区树型列表中选择“业务/请购/请购单〞，进入选购请购单界面，如图7-11所示。图7-11选购请购单2.选购请购单中可参照录入的栏目有：业务类型、选购类型、单据日期、部门、业务员、存货编码、供货单位、工程编码；单据日期、存货编码、数量、供货单位为必填栏目；税率默认为17，可修改，0≤税率＜100，一张单据中可以有不同的税率；依据存货编码，系统带入存货名称、规格型号、存货自定义项等栏目。3.请购单可以修改、删除、审核、弃审、关闭、翻开。已审核未关闭的请购单可以参照生成选购订单，或比价生成选购订单。4.“制单人〞、“审核人〞、“关闭人〞栏目分别在单据保存、审核、关闭时，自动带入当前操作员。故障诊断室：故障：某存货已建立存货档案且已录入期初余额，但是录入请购单时却无法参照输入该存货。诊断：无法参照的缘由之一是该存货不具有“外购〞的属性，缘由之二是该存货已停用。解决方法：在该存货档案的“根本〞页中将存货属性“外购〞选中；假设误设了停用日期，可在存货档案的“其他〞页中将停用日期栏设为空。二、订单选购订单是企业与供给商之间签订的选购合同、购销协议等，主要内容包括选购什么货物、选购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等。它可以是企业选购合同中关于货物的明细内容，也可以是一种订货的口头协议。通过选购订单的管理，可以关心企业实现选购业务的事前预报、事中掌握、事后统计。操作要点：1. 在名目区树型列表中选择“业务/订货/选购订单〞，进入选购订单界面，如图7-12所示。图7-12选购订单2.选购订单可以手工录入，也可以参照请购单、销售订单、选购方案生成；直运选购订单必需参照直运销售订单生成。3.选购订单可以修改、删除、审核、弃审、变更、关闭、翻开。已审核未关闭的选购订单可以参照生成选购到货单、选购入库单、选购发票。4.对于已审核未关闭的订单，可能因为意外状况而需要修改业务，此时用订单变更功能实现，变更后即生效不必再次审核，即状态依旧为“已审核〞。5.变更已审核的选购订单有两种方法：在单据卡片界面进展变更；在单据列表界面选择单据，进入单据卡片界面进展变更。只能对表体的数量、方案到货日期、价格、金额、备注等内容进展修改操作，不行修改表头内容。6.已执行的订单行可以修改数量，但变更后的数量必需大于等于订单累计到货量、订单累计开票量、订单累计入库量中的任一个。三、到货选购到货是选购订货和选购入库的中间环节，一般由选购业务员依据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的根据。操作要点：1.在名目区树型列表中选择“业务/到货/到货单〞，进入选购到货单界面，如图7-13所示。图7-13选购到货单2.选购到货单可以手工新增，也可以参照选购订单生成；但必有订单时，选购到货单不行手工新增。选购到货单可以只录入数量，不录入单价、金额。3.选购到货单可以修改、删除，不需审核，保存单据即为有效单据，可以参照生成到货退回单、入库单。四、入库选购入库是通过选购到货、质量检验环节，对合格到货的存货进展入库验收。本月存货已经入库，但选购发票尚未收到，可以对货物进展暂估入库；待发票到达后，再依据该入库单与发票进展选购结算处理。选购入库单按进出仓库方向分为：蓝字选购入库单、红字选购入库单；按业务类型分为：一般选购入库单、受托代销入库单〔商业〕。库存管理系统未启用前，可在选购管理系统录入入库单据；库存管理系统启用后，必需在库存管理系统录入入库单据，在选购管理系统可查询入库单据，可依据入库单生成发票。操作要点：1.在名目区树型列表中选择“业务/入库/入库单〞，进入选购入库单界面，如图7-14所示。图7-14选购入库单2.选购入库单可以手工新增，也可以参照选购订单、到货单填制，也可以拷贝其他选购入库单、选购发票。必有订单时，不行手工新增。3.选购入库单可以修改、删除，可以参照生成发票，选购入库单与发票可以进展选购结算。4.选购入库单中，入库单号、入库日期、仓库、供货单位、存货编码、数量、件数等栏目必填。单价、金额栏手工录入，不能为负数。公式：金额＝单价*数量。输入其中两项，系统自动反算第三项。单价转变，反算金额，数量不变；金额转变，反算单价，数量不变；数量转变，反算金额，单价不变。五、开票