(word完整版)浅谈合同管理存在的问题及解决措施.docx

(word完整版)浅谈合同管理存在的问题及解决措施 浅谈合同管理存在的问题及解决措施法律事务及合规管理部何玉鸣什么是合同管理？有的人将合同的订立视为合同管理、有的人将合同管理视为合同文件管理、有的人将加盖印章行为视为合同管理、也有的人将审查合同视为合同管理，这些观点都是片面的，不利于合同管理制度的建立和完善。合同管理是指以实现合同价值为目的，以合同为管理对象，按照法律、法规等规定，在合同从预备、会谈、订立、生效、履行、变更、解除、争议解决、终止直至立卷归档整个过程的管理行为。其可分为三个局部：事前管理〔合同书形成过程〕、事中管理〔合同履行过程〕和事后管理〔如合同不适当履行时，违约责任的处理等〕。我公司的合同文书主要有两大类，一类是商业合同〔信托和固有业务涉及的法律文件〕，一类是劳动合同〔不在争论范围〕。合同种类繁多、数量宏大及管理制度的不健全，使得合同日常管理难免存在疏漏和不畅，理解和分析现行的合同审查流程和管理职责有助于合同管理制度的标准化，有助于合规建立的推动和合规文化的建立。通过对合同审查工作的总结和分析，发觉并提出存在的以下四个主要问题及解决措施。一、存在的主要问题〔一〕合同管理的形式问题通常状况下，多数公司的合同管理形式一般采纳公司法律事务管理部门统一归口管理和各业务部门〔合同承办部门〕分级管理的形式。法律事务管理部门作为合同的统一管理部门，对合同的签订和履行负有标准、监视、检查和指导的职责：如审查合同文本的合法合规性；获得业务部门全部合同台帐和履约状况统计报告以便用于监视和检查；有权在第一时间获得公司内部和外部自查和他查反应的看法并提出整改建议；具有和业务部门、相关职能部门及外聘专家就合同审查事项进展沟通的权利等等。但目前公司合同管理并没有实行正真的合同归口管理，法律事务管理部门无法把握合同履约状况，法律事务管理部门、业务部门、相关职能部门及外聘专家之间缺乏有效的沟通机制，合同管理形式为粗放式管理形式。例如，公司合同文本的编号随便性较大，存在各部门自行编号、各承办人员自行编号、同类型和不同类型的关结合同编号没有统一标准等状况，其不利于合同文本的归档和查询，合同编号的标准程度是一个公司的合同管理情况详情的反映。另外，还存在业务部门对合同的订立、履行和执行的全过程所应担负责任的认识误区，甚至个别观点认为法律事务管理部门应负合同的全部责任，这些状况都不利于合同的日常标准管理及责任人制度的建立。〔二〕合同管理的制度问题建立合理的合同管理制度是合同管理标准化、制度化、效率化的前提和根底，合同管理制度应包含合同承办人制度、审核会签制度、审查制度、监视和检查制度、重大合同备案制度等，其主要内容为：合同的归口管理；合同资信调查、审查、审批、会签、登记、签订和备案；受权书的签发和管理；合同示范文本管理；合同专用章管理；合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查；合同管理人员培训；合同管理奖惩与挂钩考核等。通过建立合同管理制度做到管理层次清晰、职责明确、程序标准，从而使合同的签订、履行、纠纷处理和考核都处于有效的掌握状态。目前公司在合同管理制度上存在一些问题。例如，没有建立合同归口管理制度；局部工程资信调查存在内容不详实〔如资料的精确性、真实性和合法性〕、调查程序简洁复制及调查结论的同质化；对合同变更、履行缺乏有效监视；合同归口管理部门缺少合同履行资料，以致无法监管；合同示范文本未能有效用法；缺少有效的合同责任人制度、考核机制及奖惩措施等等。〔三〕合同审查的法律建议未能被充分留意合同审查包括业务审查和法律审查，法律审查是合同管理的核心环节，其审查目的在于解决三个问题：一是合同的合法、合规性，审查内容包括：当事人有无签订、履行该合同的民事权利力量和行为力量；当事人的意思表达是否真实、全都；合同是否存在法律规定的无效情形；签字的合同经办人是否获得有效受权；关结合同的实际签订程序是否符合法律法规或公司内部规定。二是合同的严密性，审查内容包括：商定条款是否存在违反法律、法规和政策文件的情形；合同当事人的权利、义务之间是否存在冲突；合同应具备的业务上条款是否齐全；文字表述是否准确无误且无歧义。三是合同的可行性和利益性，审查内容包括：合同当事人特殊是对方是否具备履行合同的力量和条件；估计获得的利益和可能担当的风险；是否对合同非正常履行时可能患病的经济损失进展预报。目前公司在对待法律审查建议是否被有效接受上存在一些认识上的偏向。例如，对合同的当事人、内容和形式上提出的法律建议，尤其是技术性合同条款，个别人员存在理解上的偏向，从而影响合同风险防范措施的建立。有的业务人员盲目遵从商业习惯，抵抗法律事务管理部门对业务工作的正常监视，对潜在的法律风险不管不顾，产生法律纠纷后却又责备法律事务管理部门渎职。〔四〕重视静态管理、无视动态