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低
低 中
中粮贸易开鲁粮库
办公室 5S 管理制度
第一条 总则
为营造干净整洁的办公场所, 合理配置、 使用各种资源,
减少浪费,降低办公成本,提升员工工作热情,塑造良好的
企业形象,特制定本规定。
第二条 本规定适用于粮库办公室所有人员。
第三条 整理
1、每月对文件(包括电子文档)作盘点,把文件分为必
要(有效)和不必要(无效过期)的,不要的全部销毁。必
要文件整理归档。
2、对所辖区域的物品、设备、空间清点整理,并区分其
“要”和“不要”;分类如下1:) 设备:电脑、打印机、文具、
书籍等; 2) 空间:柜架、桌椅、储物箱等; 3)
物品:个人物品、装饰品等;
3、“不要”物品经各部门负责人判定后,集中报废,集中
指定存放。
4、“必要品”的使用频率和常用程度基准表
常用程度
使用频率
过去半年未曾使用且不能再用的物品
在过去半年里只使用过一次的物品
处理方法
丢弃
集中存放
中
中 高
一个月使用一次的物品 集中 存放
保存在办公桌或随身携
每周或每天都使用的物品
带
第四条 整顿
1、办公室及岗位区整顿
1) 办公桌:桌面除当前正在使用文件、文件框或文件盘、
电脑、 口杯、 电话、 笔筒, 不允许放其他与工作无关的物品;
(备注:电脑主机要放置在放主机的位置,键盘放置在键盘
架上,下班后即时关闭电源)
2) 一般常用办公用品:未用的笔、直尺、订书机、涂改
液、固体胶、剪刀、即时贴、橡皮、计算器等集中放置在办
公桌抽屉的一定区域内;
3) 电脑线、网线、电话线束好有序放置;
4) 人离开一小时以上应将桌面收拾干净,电脑、电话机
要保持干净卫生;
5) 文件框内的文件夹明确标识,整齐放置;
6) 办公桌抽屉标准:第一层,整齐地放置常用的办公用
品;第二层,整齐地放置文件、笔记本、书籍、单据等;第
三层,整齐放置私人常用物品;办公桌左上角可放置临时性
物品(如空白稿纸、即时性的文件等) ;
7) 文件柜:文件按文件夹、档案袋、档案盒归置好并整 齐摆放;非文件类物品入柜需放置在非透明层;柜顶不得放 置其他物品;
8) 座椅:靠背座椅一律不能放任何物品,人离开时椅子 调正,离开 10 分钟以上,椅子应放回桌洞内;桌洞下不得
堆积杂物;
9) 垃圾篓:内罩塑料袋,置办公桌右下方;
10) 饮水机、桶装水、暖瓶需放置在指定位置,不得随意 移动;
2、文件、资料整顿
1) 将日常文件按照待处理、处理中、已处理分类放置, 此外还有机密类文件。根据应用情况分为每日必用、常用、 和不常用 3 种,不常用的文件要尽快处置;
2) 文件标识要与实际相一致;
3) 电脑里的电子文档、资料分类必须条理清晰。电子文 件需要永久长期保存的,应形成纸质和电子等双套介质材料 备份保存;
第五条 清扫 1、将现场不要的东西清除掉,保持工作现场无垃圾、无
污秽状态。消除“脏污”保持职场干净、明亮; 2、清扫的主要对象是个人办公区域,如桌面、桌洞、办
公设备(电脑、传真机、复印机、打印机、电话机) ,公用
设备或其他清扫对象安排值日或保洁人员清扫;清扫基准如
下表:
对象
个人区域
文档
标准
桌面干净整洁,桌洞内无垃圾,
无杂物遗落,地面、墙角、柜子、
门、 窗无垃圾污秽, (电源、 线路、
插座、开关没有异常)
桌面、电脑中不能有失效文件,
不可轻易看到机密文件;超过保
管年限的文件、表单及时集中销
毁;保管年限内的表单装订及时
归档;无破旧的卡片、册子、档
案、报刊等;无用的手稿与工作
无关的文件
周期
每天
每月
时间
每天上下班前后
月末
第六条 清洁
1、将前“3S”做到制度化、规范化、维持其成果。
2、行政人事人员经常巡视检查。
3、保持 5S 意识。
第七条 素养
1、培养文明礼貌习惯,自觉遵守粮库规章制度,养成
良好的工作习惯。
2、素养巡查: 5S 推进组对各部门进行不定期检查,每
月底对整个粮库办公室的 5S 执行情况进行检查。
第八条 5S 亮点和暗点奖惩
1、亮点通报表扬,暗点公布批评;
2、每次检查 85 分以上为合格, 85 分以下视为不合格;
不合格部门根据检查意见整改;每月平均得分低于 80 分将
对被检查部门
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