文件受控流程[模板].doc

文件受控流程 文档密级：内部公开 DATE \@ yyyy-MM-dd 2021-07-26 第PAGE1页, 共 NUMPAGES \* Arabic 5页 文件受控流程 目的 规范公司文件档案管理过程，明确流程中各项工作的执行角色、工作内容、输入输出文件。 概述 适用于公司各类文件的受控、保存、分发、废止的运作过程。包括文件新增受控流程、文件修订受控流程、文件废止流程以及文件增补流程。 公司受控文件包括流程性文件与产品数据类流程图。 文件控制中心（DCC）接到受控文件申请后处理事务的时间基线：2小时，其中编辑编码、存档文件时间为1小时，打印文件并通知使用部门领取文件时间为1小时。 术语 名称 定义 时间基线 极限时间，本文中指最长时间即处理事务的最迟完成时间。 角色与职责 角色名称 职责 对应职位/岗位 文件受控申请人 文件受控申请、文件废止申请 各部门指定的产品资料管理人员 文件标准化人 文件审查、编号、保存 文控专员/文控 文件领取人 回收旧文件并上交文控中心，领取新文件；增补文件申请提出 各部门指定的产品资料管理人员 标准化文件分发人 回收旧文件，发放新文件 文控专员/文控 文件丢失责任人 负责搜寻丢失文件的下落，若搜寻不到，负责办理丢失文件的丢失说明 各部门指定的产品资料管理人员 流程图 清晰版本见如下附件： 5.1、PDF文档 5.2、原始可编辑文档 流程说明 活动编码 活动名称 活动内容 角色 输入 输出 1-01 文件受控申请 申请文件受控：将文件申请单电子档、签核后的纸档扫描件（彩色）、PDF档与原始档文件通过Email传递给文件标准化接口人。 文件受控申请人 文件受控请求 文件受控申请档案、文件申请单 1-02 文件审查 审查文件格式的符合性：表单编号与受控表单一致、文件格式、文件完整性。符合要求则接受文档，不符合则驳回文件受控申请人的文件受控申请。 文件标准化人 文件申请单、文件受控申请档案 文件接收或驳回信息 1-03 驳回申请 将审查不符合结果告知文件受控申请人 文件标准化人 驳回信息 审查不符合结果 1-04 文件标准化 文件编号、盖章并将文件转化成PDF电子档。 文件标准化人 文件接收信息 标准化的文档 1-05 文件保存 1.将老版本文档存放在文件存放资料夹的历史文档资料夹中（此文件夹不对外公开）； 2.将新版本文档存放在文件存放公共文件夹中（此文件夹允许外人访问，权限只读） 文件标准化人 标准化的文档 分类管理的文件 1-06 文件打印 将标准化的文件进行打印作业 标准化文件分发人 标准化的文档 打印的文档 2-01 旧版文件回收需求判定 判定是否有旧版文件回收需求 标准化文件分发人 标准化的文档 判定结果 2-02 旧版文件回收通知 通知旧版文件持有单位上交旧版文件 标准化文件分发人 文件分发记录 文件回收通知 2-03 文件发放通知 通知文件接收单位领取文件 标准化文件分发人 文件申请单 文件发放通知 2-04 旧版回收 检查旧版文件回收情况 标准化文件分发人 文件回收通知 判定结果 2-05 文件丢失说明 办理文件丢失说明并经部门长签核，完成后提交给文件发放人备案。 文件丢失责任人 查找结果 文件丢失说明书 2-06 新版领用需求判定 判断是否需要发放新版本 文件给文件丢失单位 标准化文件分发人 文件发放通知 判定结果 2-07 文件发放 发放文件给文件接收单位，并登记发放记录 标准化文件分发人 文件发放通知 打印的文档、受控文件发放回收记录 2-08 文件领用 文件领用单位领用受控文件 文件领取人 文件发放通知 3-01 文件作废申请 发出文件作废申请单 文件受控申请人 文件作废请求 作废申请表 4-01 文件增补需求提出 提出文件增补需求 文件领取人 文件增补请求 文件申请单 裁剪指南 清晰版本见如下附件： 7.1、PDF文档 7.2、原始文档 7.3.文件废止流程 文件废止申请提交文件标准化人后，经审核后直接转R2流程。 7.4.文件增补流程 文件增补需求提交标准化人后，经审核后直接转R3流程。 流程范围 流程起点 文件受控申请或文件作废申请或文件增补需求提出 流程终点 文件领用或文件回收 输 入 文件受控请求或文件作废请求或文件增补请求 输 出 打印的文档、受控文件发放回收记录 流程绩效指标 指标名称 受控(废止)文件操作及时率 设置目的 查找异常因素，以及时斧正。 指标定义 评估受控(废止)文件及时操作的时效性 计算公式 1-超时完成受控（废止）文件的次数/理论受控（废止）作业的总次数×100% 测 量 点 工作时间内从收到申请时起计算 计量单位 百分率 统计周期 月 说 明 无 支持文件 序号 文件名称 1 产品数据类文件编码原则及版本控