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会计研究 电子会计档案趋势发展探索 阮玲  黄名凤  何小珍 （广西外国语学院，广西 南宁 530222） 摘要：随着互联网新时代的信息技术发展，它不断地满 中需要查找档案而反复翻阅造成的纸张破损等问题，同时对 足人们对信息化文明社会的需求，也不断地提高着经济社会 存放的纸质会计档案的档案室也是有诸多要求，在存放纸质 发展的质量。计算机技术和现代信息技术也开始逐渐广泛应 会计档案的时候要注意档案室的清洁防虫蚁啃食档案、还要 用在我们的日常经济生活中，会计作为经济业务活动的重要 保证通风条件，保持室内的干燥放潮湿、同时档案室还要配 内容，在信息化建设中也得到了发展。会计行业在现代信息 备灭火器来防火等，以免会计档案发生损失。会计档案的电 技术中得到了广泛的应用，实现从原来的纸质化记账到无纸 子化管理降低了保管成本，电子会计档案也减少了档案室的 化财务信息的转变，传统的会计档案管理也紧跟着新时代的 存放空间利用，会计档案电子化管理是将电子会计档案分类 发展有着新的面容。 好后统一存放在系统里，在有需要查找相关档案信息的时候 关键词：会计档案；电子化 只需要搜索相关内容就可以很方便快捷地查询到，对此可以 节约了很多翻阅资料的时间来提高工作效率。 一、会计档案的背景 （二）电子会计档案管理节约成本 会计档案管理主要是对单位经济业务中产生的会计凭证、 传统的会计档案是纸质化的，每月经济活动产生的会计 会计账簿、财务会计报告和其他会计资料建立的档案管理。 单据、会计凭证、会计账簿、会计报表还有其他会计项目资 每个单位都会有属于自己单位的会计档案，会计档案是对一 料，分门别类的整理归档下来是需要大量的纸张来承载，如 个单位所有经济活动的记录和反映，领导者可以通过会计档 此常年积累下来就需要耗费大量的纸张，那也间接地破坏了 案了解到每个项目经济业务的发展，也可以根据会计档案看 绿色环境，造成资源的浪费。会计档案的电子化管理是对来 出单位经济业务的走向以及可以检查单位是否遵守财经纪律、 源真实有效的电子会计资料进行使用管理，电子会计档案可 在会计资料中是否存在弄虚作假和违法乱纪等不良行为。《会 以实现会计档案无纸化，无纸化的电子会计档案是通过电子 计档案管理办法》规定了中国企业和其他组织、预算单位等 信息产品传输使用，它可以方便快捷的分析统计，也可以节 会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最 约纸张的浪费和档案管理所需要存放档案室的空间。 低保管期限。根据会计档案的特点主要划分为永久和定期两 （三）电子会计档案管理提高工作效率 类，永久的会计档案是不可以销毁的档案，定期的会计档案 传统的会计档案是全人工手动进行会计档案的归类整理， 分为3年、5年、10年、15年和25年。 根据原始单据制会计凭证、装订会计凭证、制会计账簿、计 随着电子信息技术的发展，互联网应用技术的成熟，各 算分析做会计报表，日报、月报、季报、年报，每个会计期 行业的电子化、信息化规模逐渐扩大，会计行业电子化也进 间都有很多会计资料需要归档。因此会消耗大量的人力，工 入新的征程。为了更大程度地推进会计业务电子化的进程， 作效率差，同时出现纰漏也不容易发现。会计档案电子化管 不仅要求会计核算记账等日常经济业务电子化的改革，也 理以后，可以使用专用的会计系统对电子会计资料进行准确 要求着会计档案管理能够紧跟上电子信息时代的发展，加快 的、完整的信息读取，并且能够制定出符合国家标准归档格 电子会计档案的管理和应用。为了电子会计档案管理能得到 式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，只需 高效而有秩序的应用发展，2012年起财政部和国家档案局结 要在程序上设定好经办人、审核人、审批人等日常工作中必 合现下企业会计档案的特点，经过多次的试点工作对原来的 要的审签流程就可以实现无纸化电子会计档案形成。在电子 《会计档案管