项目管理在大型学术会议中的应用.pdf

项目管理在大型学术会议组织中的应用成果简介 大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。近年来， 随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学 术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技 成果和将科研成果回馈社会的途径之一。 大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形 式上的独特性。其独特性主要体现在：会议的形式多样化、主体内容抽象 性强、涉及的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。举办大型学术 议需要有效利用及整合人力资源和其他资源：以达到预期学术效果、提高 会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术 研讨可持续发展为愿景。本手册运用项目管理中的工作分解结构 Work BreakdownStructure(WBS)方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构 分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：细部任务、时间 节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。由于会议项目具有管理范围较 分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹 划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。 本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》） 和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检 测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。 本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术 议及作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。为我院实现企业转型升 级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞 争力。 一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性 大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需 要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。如何更 有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果， 同时还能取得经济效益的关键。由于经常面临工作分配不合理、人力资源 有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。项目 管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源 限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。因此，将项目管理模式应用 于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。 现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局 限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动 进行动态的交流。随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化， 我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用 等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的 目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有 效途径。 我院自2012 年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会 议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。通过经验总结可 看出：我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、 筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。 将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组 织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标 准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。 表1我院2012年至2014年举办学术会议列表 会议时间 序号 会议名称 主要内容 会议地点 交流大会将围绕“绿色、环保，新技术、新工艺” 2012年5月 广东省土木建筑学会地基基础专业委 1 11-12 日 员会2012 学术交流大会会议通知 惠州