文件编号管理规定.docxVIP

精品文档 文件编号管理规定 一、目的 为了规范各部门和各管理体系文件的编号及文件的日常管理工作， 使文件在 使用过程中不发生内容重复、遗留，便于文件的检索和存档，特制定本办法。 二、适用范围 适用于君霖纺织所有文件 制度的编号。 三、术语 根据文件性质分为体系文件、技术文件、合同文件、文书文件四类。 1、体系文件指质量手册、程序文件、管理文件、管理通知、质量记录等与质量 体系有关的文件。 2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件和 其它技术文件五大类。 3、合同文件指中标通知书、专用合同条款、通用合同条款、经合同双方确认进 入合同的其他文件。 4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质 量体系无直接关联的文件。 四、职责 1、办公室负责体系文件、技术文件的编号和归口管理。 2、人力资源部负责文书文件的编号和归口管理。 3、财务部负责合同文件的编号和归口管理。 五、正文 1、文件编号规则 1.1 外来文件执行原编号。 1.2 体系文件根据体系文件编号规则进行编号，例： JLFZ-QM-1701。 1.3 技术文件根据技术文件编号规则进行编号，例： JLFZ-JS-1701 。 1.4 合同文件根据合同文件编号规则进行编号，例： JLFZ-RZ-1701。 1.5 文书文件根据文书文件编号规则进行编号，例： JLFZ-CW-1701。 2、文件编写规范 。 1 欢迎下载 精品文档 2.1 文件分为标题→编号→目的→适用范围→术语→职责→正文→接口文件→ 记录→附则等十部分 （严格执行以上编写顺序） ，可依据文件性质进行适当删减。 2.2 体系文件编写规范（见附件一） 2.3 技术文件根据技术文件编写规范进行编写。 2.4 合同文件根据合同文件编写规范进行编写。 2.5 文书文件编写规范 2.5.1 红头文件编写规范（见附件二） 2.5.2 报告 / 请示编写规范（见附件三） 2.5.3 会议纪要编写规范（见附件四） 2.5.4 一般性通知编写规范（见附件五） 2.5.5 通报编写规范（见附件六） 六、附则 6.1 本办法从 2017 年 4 月 10 日开始执行。 6.2 本办法的解释权归办公室。 。 2 欢迎下载 精品文档 附件一：体系文件编写规范 页边距：上、下、左、 右各 2CM 文件标题 （文件编号） 黑体、二号、加粗、居中 1、目的 文书 1.1 文书 2、适用范围 文书 2.1 文书 3、术语 文书 3.1 文书 4、职责  楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、加粗、居中 黑体、 Arial 、小四、加粗、左对齐 楷体 _GB2312 、Arial 、小四、 首行缩进 2 字符 楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、左对齐 。 3 欢迎下载 精品文档 附件二：红头文件编写规范 代码 份号 XXXXX有限公司文件 【××××】×××号 文件标题 发文对象： 文书 特此通知  黑体、二号、加粗、居中 黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐 楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进 2 字符 君霖纺织人力资源部 ××××年××月××日 主题词：×× ×× ×× 报：×× ×× ×× 送：×× ×× ×× 发：×× ×× ×× 。 4 欢迎下载 精品文档 附件三：报告 / 请示编写规范 领导批示： 报告标题 （报告编号） 黑体、二号、加粗、居中 报告对象： 文书  楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、加粗、居中 黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐 楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进 2 字符 请批复 / 指示?? 君霖纺织人力资源部 ××××年××月××日 。 5 欢迎下载 精品文档 附件四：会议纪要编写规范 ××××××会议纪要 （纪要编号） 签发：××× 时 间：××××年××月××日 地 点：×××× 主 持 人：××× 与会人员：××× ××× ××× ××× ××× ××× 主 题：×××××××××××××× 文书 主题词：×× ×× ×× 报：×× ×× ×× 送：×× ×× ×× 发：×× ×× ×× 。 6 欢迎下载 精品文档 附件五：一般性通知编写规范 一般性通知标题 （纪要编号） 黑体、二号、加粗、居中 发文对象： 文书 特此通知 主题词：×× ×× ×× 报：×× ×× ×× 送：×× ×× ×× 发：×× ×× ××  楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、加粗、居中 黑体、 Arial 、四号、加粗、左对齐 楷体 _GB2312 、 Arial 、小四、首行缩进 2 字符 君霖纺织人力资源部 ××××年××月××日 。 7 欢迎下载 精品文档 附件