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档案收集工作的问题 意义与制度探索 档案收集工作的问题period;意义与制度探索 档案收集工作的问题、意义与制度探索 【摘要】档案收集是档案工作的起点，是丰富档案馆馆藏的重要途径，原始资料收集是否齐全、完整，是档案保存价值的必要条件和馆藏质量的保证。随着经济社会，信息时代的迅速发展，把握好原始资料收集工作，就是保护好我们的历史，给经济社会提供一个档案资源共享的信息平台。当前档案收集工作形势不容乐观．存在许多主观与客观的问题，这些问题严重影响档案管理的正常进行，不利于开展档案整理、造册、编研、组织沿革、历史研究、出版史料等工作。如何使档案馆馆藏数量充分、质量优化、成分充实、结构合理，最重要的环节是收集完整的原始档案，避免档案源头流失，给档案收集工作营造一个良好的环境。建立相关的档案收集规章制度，以制度约束人们的档案移交行为，约束每一个涉及到国家公务活动的人员，保证将公务活动的全部资料能够安全移交到档案馆部门。这是我们对档案收集工作探索的目的所在。 【关键词】档案收集问题；意义；制度 【作者简介】曹湛芳，广西社会科学院副研究馆员，广西南宁530022 【中图分类号】G270 【文献标识码】 A 【文章编号】1004- 4434(2021)12 - 0082 - 03 档案收集工作是档案管理工作的基础，是档案管理工作的起点．是最艰巨的第一道工作程序，但是这个基础工作程序在一些部门却不那么牢固。自《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》颁布后，档案收集工作与过去相比有很大的改进，在实际工作中因受到一些条件的影响和诸多因素的制约，情况远远不这么乐观，存在许多问题，有关部门片面要求档案部门加强管理，并没有把握档案收集工作的重点，没有从全社会角度提高档案收集意识，以致档案原始资料收集一直是个难题。收集不到完整的档案资料、档案馆馆藏欠缺，就谈不上档案的完整性、科学性、规律性。《美国档案文件管理》一书提及：“众多的民间档案机构的接收工作，由于没有统一规划和组织，接收工作显得漫无规律，带有很大的偶然性，加上档案文件来源不固定，更增加了不稳定的特点”。《科学技术档案管理文辑》第一集里有学者提出：“对于档案材料的收集和积累注意不够，以致在专题结束整理档案材料时，发现有些散失的材料已无法收齐”。由此带来的后果给国家和档案馆藏造成不可弥补的损失，在当前经济社会迅速发展时期，这个问题尤其显得突出。因此，档案原始资料收集工作直接关系到档案馆馆藏量、档案馆馆藏质量以及档案一系列规范化建设。 一、档案收集存在问题 原始档案收集工作一直是档案管理工作的最薄弱环节，是最艰巨的工作程序。国家颁布《中华人民共和国档案法》及相关工作条例后，虽然档案收集工作有所改善，某些档案管理制度、基础设施、设备配置几乎相应俱全，但更多是为了应付上级部门检查，依然存在许多弊端和隐患。具体表现在以下几个方面。 （一）档案收集文件不全 有的单位文件资料严重欠缺，许多保存的档案案卷，有正文无发文笺，有发文笺无正文；有稿件无正文，有正文无稿件；有附件无正文，有正文无附件；有报告无批复，有批复无报告；行文不规范、不重校对、错字漏字、归档文件不全，违反常规的行文时有发生；一些著作有出版物，无原始稿件；有原始稿件，却残缺不全。无法反映整个行文、写作活动的全过程，大大降低其应有的历史价值，无形中记录届时行文的水平与失误。 （二）档案收集意识不强 有的工作人员具体工作中没有引起对档案收集的关注，认识不到档案在社会发展中的特殊作用和情报价值。如科研档案只重科研成果，轻科研成果归档。由于对科研档案收集重视力度不够，科研项目的组织、审核、申报、立项、经费、鉴定、验收档案不及时收集，导致许多科研档案不归档，原始资料积累减少，甚至失散，或缺、或漏，较为重要的是科研成果根本没有原始稿件（初稿）。如果科研档案没有保存原有完整的实物，若干年后人们只能见到书籍目录，而科研成果的申报、形成、运作、结题等一系列问题将无从考究。 （三）档案制度落实不力 自从我国发布《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》，各单位各部门建立一些档案收集和档案管理的规章制度，制定各类不同岗位人员的工作职责，而涉及职责考核标准却不多，没有统一规范档案收集管理模式，如政府部门的“行政机关责任追究制度”，没有涉及到有关文书档案移交的内容。某些规章制度、工作职责形同摆设。由于档案工作没有列入单位工作的组成部分和整体发展规划，档案规章制度落实不到位，有价值的文件资料、科研成果无统一收集，无统一管理，无科学维护，档案资源信息无法正常开发利用和进行历史研究。 （四）档案收集门类单一 收集门类不全的问