仓库物料编码管理制度.doc

PAGE / NUMPAGES 仓库物料编码管理制度 1 目的 在保证物料管理连续性的基础上，进一步完善明确编码查询、新增、修正及封存等维护操作权限节点，更加准确的反映公司生产档案信息，达到反映材料的主要特征、区别同类元件的不同物料等规范优化物料生产档案及存货管理档案的目的。 2 适用范围 物料包括但不限于原材料、包装材料、备品备件、外协加工件、劳保用品、产成品、工程物资等一切非货币性流动资产类物料。 3 管理职责 3. 1 材料科 3.1.1 对本制度的编制、管理及最终解释； 3.1.2 物料编码号码分配； 3.1.3 物料编码新增、修正、封存等操作性质确定； 3.1.4 物料编码新增、修正、分配、封存等操作的执行； 3.1.5物料编码的管理。 3.2 采购部 3.2.1负责物料编码名称、规格型号、单位等物料信息的复核确认； 3.2.2配合申请修正物料编码名称、规格型号、单位等物料信息。 3.3 使用部门 3.3.1 根据使用需求提单操作； 3.3.2 配合编码管理员进行编码维护操作流程的提供。 4 管理权限 4.1 ERP编码管理员：物料生产档案、存货管理档案的查询、封存、新增、分配、修正等操作权； 4.2 使用人：物料生产档案、存货管理档案的查询权。 5 编码维护的具体操作 5.1 新增 5.1.1 使用人告知仓库经手人物料名称、规格型号、计量单位及新增原因，仓库审核添加； 5.1.2 审批流程：使用人→仓库经手人→复核编码信息并添加。 5.2 修正 5.2.1 编码引用前修改流程 5.2.1.1 采购业务员接请购单后，确定实际物料信息，与请购单规格型号等属性存在差异的，采购业务员下订单前与请购人确认是否符合采购需求； 5.2.1.2 请购人同意购买的，采购业务员沟通仓库，通知实际采购物料属性（包括名称、规格型号、计量单位、其他属性），并说明修改原因，经请购人确认后，仓库人员根据编码引用情况修改或添加新编码。 5.2.2 审批流程：采购业务员→请购人→仓库人员→采购业务员（知会）。 5.3 封存 5.3.1 编码引用后定期封存：对于引用后的物料编码，物控部需定期复核，对于规格型号淘汰或物料信息录入错误等编码，由仓库定期提单封存，按流程审批后及时封存，封存前需保证物料库存为零。 5.3.2 审批流程：仓库人员→采购部业务员→部门经理→分管领导。 5.3.3 问题编码识别 5.3.3.1 条件筛选法：打开存货管理档案，查询并导出编码库中数据，选定一种存货进行筛选匹配。在名称或者规格选项中输入关键字、词或字符，名称、规格相同或近似的确认为问题编码，通过使用区域工程师协助辨认给出直接意见进行处理； 5.3.3.2 实物核对法：每月盘点时，记录现存物料名称、规格与编码不相符的信息。 5.4 操作流程图 部门 新增编码 修改编码 封存编码 申 请 部 门 提出新增主管领导批准 提出新增 主管领导批准 使用需求 采购过程中发现物料信息错误提出修改申请 完成修改申请的操作 定期进行编码库维护，查出问题编码，提出封存申请。 部门经理 完成封存，结束。 确认要封存的编码是否存在尚未完成的业务。 对采购部提出的修改信息进行复核、确认 对采购部提出的修改信息进行复核、确认 采 购 部 材 料 科 对编码维护申请进行复核、确认，并完成操作。 对编码维护申请进行复核、确认，并完成操作。 知会申请人，结束。 知会申请人，结束。 告知申请人，结束。 告知申请人，结束。 总经理部 6 编制管理规则 6.1 编码结构 编码由不同位数阿拉伯数字组成。分为大类、分类、流水号三级，分类由中类、小类、细分类组成。物控部管理的编码分类由13位数字构成，具体结构如下图所示： □□ □□ □ □□ □□□□□□ 6位流水号 2位细分类号 1位小类号 2位中类号 2位大类号 例如：规格型号为B-1930的三角皮带 9 1 3 5 2 1 2 041930 6位流水号