秘书科工作规范.docVIP

PAGE PAGE 1 秘书科工作规范 一、工作职能 综合协调市人事局日常工作；负责局机关文秘、机要、档案、信访、督查、保密、安全工作和重要会议的组织工作；负责机关财务和国有资产管理工作；负责干部档案管理和人事信息宣传工作；负责机关后勤保障工作；负责机关人事、劳动工资工作；负责局机关离退休人员的管理服务工作。 二、工作规范 （一）公文处理 1、收文处理 （1）处理程序：局里收到文电一律由局秘书科文管人员按收取、拆封、登记、呈批、送阅、转办、收管的程序进行。文电材料须先送秘书科科长提出拟办意见，然后按拟办意见送局长阅批，根据局领导的批示意见转送有关科室阅办，科室阅后签名并及时送还秘书科。需科室阅办的急件，在局领导批阅的同时送有关科室。 （2）办理要求：要做到及时、准确、安全、保密，日取日清，急文急办，特文特办，不得积压，不得延误；几个科室共同解决的问题，要积极主动地抓好协调调度，提高效率，抓紧解决；从阅文到办文，都要有准确的日期记载；文件办结后要填写办理结果，连同原件一起退交文管人员存档，个人不得随意存放。 2、发文处理 （1）处理程序：本局各类文稿（包括联合行文），均由主管科室起草、把关，规范性文件要先由秘书科审核。经局领导签批的拟发公文，由秘书科统一编号（编办、考核任免科文件除外），统一确定发文范围、份数，统一文件格式，统一安排印刷。 （2）文件编号：以“新人字”机关代字行文。 （3）办理要求：文稿第一页必须用统一印制的本局发文拟稿纸写清楚起草科室、撰稿人、核稿人、发放范围和抄送机关，必要时注明密级和急缓程度。必须经局领导签字后，方可编号、印刷、用印，并将领导签发件和两份正式文件交秘书科留存。 （二）文书档案管理 1、归档范围 凡本局在工作活动中形成、使用或办理完毕，具有查考利用价值的文件材料，都应齐全完整地收集起来，进行分类、整理、归档保存。主要包括：本机关形成的文件、上级机关颁发的文件、下级机关上报的文件、同级机关和不相隶属机关抄送的文件、其他应归档材料，如会计、基建、声像等文件资料。 2、整理保管 局机关文书档案实行集中统一管理。秘书科配备文书档案工作人员，具体负责本局文书档案的收集、归档和管理工作。档案整理实行随办随归。对归档文件，以件为单位进行系统、科学的分类整理，以年为单位排序、存放。对超过本局机关保存期限的，按规定移交市档案局保存。需清退的文件，按要求如数及时清退。对不需要立卷归档的文件材料，经局领导同意后，统一销毁。不得自行处理销毁文件材料，更不得作为废品随便出售。 3、文档查阅 本局文书档案只供本局领导及科室查阅，不对外提供查阅。外单位人员需查阅的，按发文范围和业务职能到有关科室查阅，确实需要的，由科室查阅后向其提供情况。 （三）印章管理 1、用印审批 “xx市人事局”印章，主要用于印发文件、外调、函调、出发介绍信等，对下列公文如调令、通知、批复、报表等必须经局长或分管局长签字批准后，方可盖章；凡联合发文或外单位需要加盖我局印章的公文、报表等一律要经局长或分管副局长审阅批准后，方可盖章。 2、用印要求 要保证印章安全、用印合规、盖印规范。建立印章使用登记簿，坚持先登记后盖印，印章管理人员要将用印时间、用印单位、内容、数量、审批领导和经办人姓名等登记清楚，以备核查。不能在空白介绍信和没填写具体内容或内容含糊的纸上盖印。如外出确需带空白介绍信时，须经局领导批准，严格履行签字交接手续，带信人要认真保管，严防遗失；并在出发返回后补写使用存根，没有使用的空白信要如数退还。不经批准，不得将印章代理或转交他人用印。 （四）工作督查 1、督查内容 工作督查的主要内容是市委、市政府和上级业务主管部门关于人事编制工作重大决策、重要指示和工作部署的贯彻落实情况，人事部门重要会议、重要决策和工作部署以及各项规章制度的贯彻落实情况，重要文件、电报规定事项和上级领导批示、交办事项的落实情况，人民群众来信、来访处理落实情况等。 2、督查程序 督查程序分为立项、交办、承办、催办、协调、报告、立卷归档。 3、督查方式 对涉及全局性的工作采取印发《工作督查》的方式，通过通报进度、提出要求进行督查；对单项工作，采取下发《工作督办单》的形式，明确要求、明确时限进行督查；个别情况也可通过召开工作调度会议、与责任科室座谈等形式了解情况，督促落实。 （五）机要保密工作 1、密级范围 （1）绝密级事项： ①尚未出台的全市机构改革方案和编制调整方案。 ②尚未出台的工资(含津贴、补贴)调整方案。 ③绝密级的密码电报、文件及会议材料。 ④涉外人事管理的有关内部政策。 ⑤存放上述绝密件的保密橱密码及钥匙。 （2）机密级事项： ①国家公务员录用考试题库及考分计算方法。 ②国家机关、事业单位的人员计划和工资计划。 ③正在承办的地方党政机构及编制人员调整事宜。