会务接待及组织方案课件.ppt

? ? ? ? ? ? 一、会议接待 二、会场服务与食宿服务 三、会议后勤保障 四、送别参会人员代表 五、会场善后工作 六、会议文件的收集、整理与归档 案例分析：请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请 柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写 得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会 场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今 天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位 领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重 新通知 ? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为 不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午 去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会 议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果 造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难 以消除。 ? 这个案例告诉我们什么呢？ 会议要素 会议的要素 １、形式要素： 名称、时间、地点、与会人员、会议方式。 ２、内容要素： 指导思想、议题、目的、任务、作用。 ３、程序要素： 会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、 会议决定的贯彻落 实。 ４、财务要素： 会议经费、会议设备、会议服务设施。 基本任务 1 、 组织的工作 ( 1) 协助领导确定会议议题； (2) 根据议题安排议程、日程； (3) 发会议通知，负责会议报到； (4) 对与会人员进行编组； (5) 布置会场，安排座次； (6) 负责会议签到 (7) 会中组织和协调； (8) 会外的联络和协调 ( 负责与会议有关的邀请、报 道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的 联系和组织 ) 。 (9) 会议的结束收尾工作。 2 、文秘工作 (1) 会议文书、讲话稿的起草； (2) 会议文书编写； (3) 会议文书印发及管理。 （ 4 ）会后的文件收集，整理和归档 3 、生活管理工作 (1) 与会人员的食宿管理； (2) 会议的财务管理； (3) 会议的交通保障； (4) 会议的文化活动； (5) 与会人员的医疗保健。 4 、安全保卫工作 (1) 会议的保密工作； (2) 会议的警卫工作； (3) 会场内外的安全保卫工作。 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 明确会议组织机构 确定会议名称 明确会议所需设备和工具 确定会议规模与规 格 确定会议时间与会期 确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 安排食住行 准备会议文件材料 制作会议证件 制定会议经费预算方案 布置会场 会场检查 会务工作流程图（会中） 报到及接待工作 组织签到 做好会议记录 会议期间外围的卫生工作 留存照片资料 会议信息工作 做好会议保密工作 做好后勤保障工作 会务工作流程图（会后） 安排与会人员离会 撰写会议纪要 会议的宣传报道 会议文书的立卷归 档 催办与反馈工 作 会议总 结 案例分析 ? 老黄可算是畅想公司的元老了，自公司成立以来，他就一直从事办公室工作， 对于如何做好接待工作，他更是经验丰富。根据多年的实践，他总结出做好 接待的一套工作程序：首先搞清领导意图，然后根据领导意图拟订接待方案， 最后将方案交给领导。制定方案时至少要考虑以下内容： ? 1 、来访客商姓名及其公司名称 2 、合同项目概况 3 、客商的目的，要求，人数，性别，身份，生活习惯，到达日期 ? ? ? 4 、工作日程安排及会见，宴会，娱乐活动等的规格，次数，时间，地点。 5 、由相应哪位身份的高级管理人员负责这次接待 6 、由谁担任专职陪同人员 ? ? ? 7 、由谁担任对口工程技术的主谈判