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材料设备采购实施作业指引 编号： 版号：A/0 页码：第 PAGE 6 页 共 NUMPAGES 6 页 材料设备采购实施作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 清晰规范项目材料设备采购实施管理过程中的控制节点，明确界定材料设备采购实施管理工作范畴及职责分工，提高管理效率。 适用范围 适用于公司开发的房地产项目的材料设备采购实施阶段的工作。 术语和定义 甲供材料设备：甲方（即开发商）与供应商签订供货（供货及安装）合同，并由甲方直接向供应商采购的材料设备。 甲定乙购材料设备：甲方确定材料设备的品牌、价格和供应商；乙方(即施工单位)负责与供应商签订合同，支付货款，购买材料设备及施工。 主要职责 项目公司成本部 负责确定甲定乙购材料设备的品牌、价格和供应商，并将《材料核价单》发给项目公司工程部。 负责通知供应商按计划供货（当供应商不包安装时）。 按月对甲供材供货进行汇总统计，并与项目公司工程部、财务管理部核对，避免超供。 提供甲供材预算总量。 组织每月材料设备对账。 负责在超供时提供结算量。 项目公司工程部 审核施工单位报送的《甲供材料（进场）需求计划》（材料设备供应商不包安装）。 通知材料设备供应商（包安装）开始供货及进场施工。 通知施工单位按《材料核价单》与供应商签订采购合同。 组织项目材料设备的到货验收。 负责组织材料设备现场检查。 参与每月材料设备对账。 采购管理部 负责职责范围的材料设备采购工作（所有甲供材的采购工作）。 负责材料设备的抽检。 财务管理部 参与每月材料设备对账。 负责办理超供材料设备扣款。 工作程序 材料设备供应商选择 材料设备供应商的选择工作按照《工程及材料设备供应商选择管理流程》进行。 属于甲定乙购材料设备的，由采购管理部/项目公司成本部组织招标或议标，在最终确定品牌、价格和供应商前，须与乙方就上述信息协商达成一致，并根据中标结果，填写《材料核价单》与中标通知书和投标报价书一起传至项目公司工程部，项目公司工程部交施工单位，按《材料核价单》与供应商签订采购合同，并组织供货。 材料设备采购 项目公司成本部向项目公司工程部提供甲供材预算总量，以便进行采购控制。 甲供材料设备的采购 对于材料设备供应商不包安装的甲供材料设备： 施工单位（即为材料设备安装单位）提出《甲供材料（进场）需求计划》，计划中应明确规格型号、技术参数、数量及到场时间要求，经监理审核后，报项目公司工程部审核。 项目公司工程部将《甲供材料（进场）需求计划》报给项目公司成本部。 项目公司成本部将《甲供材料（进场）需求计划》、甲供材预算总量进行核对无误后，通知材料设备供应商领取《甲供材料（进场）需求计划》。供应商书面签字认可计划内容，并根据计划要求组织材料设备进场。 项目公司成本部按计划批次调整《甲供材料供货控制表》，并将供货计划按顺序存档。 项目公司成本部依据甲供材预算总量和项目进度要求进行分批次供应。项目公司成本部需每月对甲供材用量进行汇总统计，并与财务管理部、项目公司工程部进行核对，避免出现超供现象。当该材料设备的供应量到90%时，应书面通知项目公司工程部及相关分管领导加强剩余材料设备的供应管理工作；当该材料（设备）供应量达到100%时，停止供应。如遇超量供应等特殊情况须进行审批。 对于材料设备供应商包安装的甲供材料设备，由项目公司工程部根据合同要求通知材料设备供应商开始供货及进场施工（项目公司成本部提供采购合同复印件给项目公司工程部和监理单位）。 货到工地后，由项目公司工程部组织项目公司成本部、监理单位、总承包施工单位、供应商进行验收，验收合格后在《项目甲供材料设备验收单》上会签。 项目公司工程部填写材料设备进度付款建议书及结算通知书，经项目公司工程部负责人审核后，根据合同的规定和《付款管理作业指引》办理支付及结算工作。 甲定乙购材料设备的采购 项目公司工程部通知施工单位按《材料核价单》进行甲定乙购材料设备的采购。 项目公司工程部负责对甲定乙购材料设备供应商的供货数量、供货进度及供货质量进行跟踪，在接到《材料核价单》后7天内，按材料招标书及《材料核价单》规定内容督促施工单位与甲定乙购材料的指定供货商签订供货合同，供货合同（复印件）由施工单位交项目公司工程部两份，项目公司工程部和项目公司成本部各留一份存档。 项目公司工程部负责督促施工单位按供货合同要求支付供应商材料款，在填写施工单位工程进度付款单时，应书面注明甲定乙购材料供应商已收款情况。 材料设备验收 甲定乙购货到工地后，由项目公司工程部组织项目公司成本部、施工单位、供应商、监理单位进行验收，验收合格后在《（甲定乙购）材料设备进场验收单》上会签。涉及到外观效果的材料设备进场，设计管理部参与。