矿业公司办公耗材的管理.docx

矿业公司办公耗材的管理 《内蒙古煤炭经济杂志》2014年第七期 1办公耗材管理现状 公司本着厉行节约、杜绝浪费、物尽其用的原则制定了相应的措施。公司建立购买的申报、复核、审批和购入领用的流程，设立了专管部门和专管人员，实行“统一采购、统一发放、统一回收处理”的集中管理制。具体表现如下:(1)各部门根据本部门办公耗材使用情况，于每月月底之前编制下月办公耗材计划 ，在由各部门负责人审核签字后报送专管部门。(2)由专设管理部门指定专人管理，设立台账、核查领用、库存情况，根据库存情况编报采购计划，经总经理审批后进行采购。(在采购过程中严格按照计划采购，避免造成积压)(3)凡一次性采购金额在10万元以上的，必须进行招标。采购时供应商必须提供机打发票，同时出具机打明细表。(4)专设管理部门要及时掌握市场动态，，必须要求供应商具备良好的信誉、经营资质，保证供货质量，发现供货质量差供货价格高于市场价格要及时更换供应商。(5)领用办公耗材时需要填写统一的《办公用品领用单》一式两份，一份用于发放办公用品，一份用于登记台账 。(6)专管人员接到负责人签发的《办公用品领用单》后进行核对并做好登记，并将所需用品备齐，及时向各部门分发，做到不影响各部门的正常工作。(7)专管部门对库存办公耗材要妥善管理，负责人要定期抽查、清点，发现丢失、毁损，按照损失价值对责任人进行处罚，同时填写处罚通知单送财务部， 由财务部在当月工资中扣回相应的损失。(8)由专管部门购进的办公耗材出现质量问题及故障，要做到及时退换，不能影响正常工作，在检查时发现质量差的没做到及时更换的给公司造成损失的由专管部门负责人赔偿，并追究责任人的管理责任。(9)专管部门按月向主管领导汇报办公耗材的发放情况表，准确说明办公耗材使用情况。以便做好更为精准的计划采购任务。公司各部门的办公耗材费用纳入本部门的总费用考核范围，奖罚执行公司的绩效考核办法。根据管理办法对比企业对办公耗材的管控得到了较好的成果。表现如下:(1)降低了办公成本(我公司2013年费用单位的办公耗材与2012年费用单位的办公耗材相对比节约了20%)。(2)办公环境得到了较好的改善。(3)提高了工作效率和视觉观。(4)树立了企业的良好形象和精细管理。(5)节约了办公空间和人力物力资源的浪费。(6)提升企业的员工素质和对现代化办公设备的适应性和操控性。 2办公耗材在管理中提出几点建议 设专人专管对办公耗材验收入库的质量严格把关，并承担相应的责任在所需办公耗材的计划做出之后，采购部门和招标部门就应按照计划和合同的要求迅速的进行采购和招标，但采购货物入库时需要专管部门和专管人员严格把关，一定要按照购进明细单核对各种物品、品牌、厂家和环保要求是否与进货单的内容一致。如因专管部门和专管人员工作的疏忽大意造成损失的，就要承担相应的责任，一并追究采购和招标部门的责任。 禁止打印和复印与工作无关的材料，如经查出做出相应的处罚在八小时工作时间中要以本职工作为主，不得干预工作无关的活或为他人印制一些与本单位无关的材料。(无形中增加了企业不必承担的一些费用如:电脑、打印机、复印机及各种配套办公设备的损耗、纸张、人工、电费等等一些相关连带的费用) 专管人员需对各部门领取办公耗材的时间、数量及用途进行严格的审核企业机关的管理体系直接影响着各二级单位的管理意识和观念，所以对领用办公用品或办公耗材都要经专管人员填写办公用品领用登记表经专管部门负责人审批后方可领取。专管人员需做到对领用办公耗材的日期、数量及用途和领用部门都要进行详细的登记。并按月进行汇总，要随时掌握整个机关办公耗材的使用信息情况，发现使用不当及时反应及时管控，以便得到更好管理效果。 加强OA办公软件的易用性、健壮性、开放性、严密和实用的特性对现代大中型企业来说都要采用现代化的办公环境，提倡无纸化办公，节约办公用纸(尽量采用电子文档保存和传阅的方式、减少印错 、印多甚至印坏现象的发生)。所以提倡使用OA办公软件，加强OA办公软件的五个特性。易用性―― ―没有全面的应用做基础，一切都是空谈管理落地必须面向全员，所以，软件也必须能够被全员所接受 ，被全员所喜爱。如果易用性不强，这个前提就不存在了，制度落地就只能是空谈。而任何软件都是需要培训的，不过上网却几乎人人都会。所以，就支撑制度落地的软件而言，走网页风格可能是个最佳选择。健壮性―――必须具备超大用户、高并发应用的稳定性管理“落地”必须面向全员，所以支撑“落地” 的软件也必须能保证全员应用的稳定性，尤其是针对集团型企业，软件必须具备超大用户、高并发应用的稳定性，否则，一旦出问题，哪怕是小问题，都可能影响到现实的集团业务，从而造成不可估量的损失。坚持网络风格是最大限度提升软件健壮性的一种有效手段，因为这样一来，决定应用并发数的并不是软件平台本身，而是硬件