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档案的建立与管理的设立
一.档案管理的原则
1、 档案的收集:全面性、系统性;
2、 档案的整理:条理性、合理性;
3、 档案的建档:保密、安全、优化结合;
4、 档案的利用:方便性、时速性;
二、工作思路
住宅小区的档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,有效的、科学的、规 范化的档案管理能有效地为XX物业公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务工作提供 有效的质量记录。我们将对XX物业采取系统化、科学化、电脑化的管理手段,配备专职档 案管理人员,建章立制,对所有档案进行严格的、科学的、集中的管理。
三.管理方法
档案管理责任图
档案管理责任图
图表说明
1、管理处建立档案管理室,归文化行政组负责;
各职能班组负责收集自身业务涉及到的资料,将资料交档案室管理。
(—)档案的建立:收集T整理T分类T编号f登记f输入f入柜f利用
档案的日常管理要求
1、 用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、 图表等,并采用相适应的保管、储存方法。
2、 尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。电脑文件必须由 专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,并定期清除过期文件。
3、 文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有 所变动时,应及时调整目录的有关数据,以利查阅者及时找到有效的文件。
4、 档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印人 份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。
5、 组卷按不同业务性质分块,以内容分类,逐一编号,登记成册,编辑目录,并按不 同业务部门分柜保存。
6、 专人负责档案保管,做到档案标识清晰,分类明确,易于查找;档案出室必须由具 备资格的人经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽导致的文件丢失。
7、 档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,并 放置适当的干燥剂用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合 公司文件管理要求。
8、 贯彻执行国家保密法,管理处部分档案按其保密程度,有密级之分并以其泄漏、遗 失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响。资料分为绝密、机密、秘密三级, 其他为普通档案,不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。
(四) 档案的运用
1、 档案室电脑要设置密码,电子文本要归类放好。
2、 员工因工作需要借阅档案,应办理借阅登记手续,并规定借阅期限。档案的销毁, 应填写销毁单,并经管理处主任批准后方可执行,销毁单由档案室管理员保存。
(五) 档案.资料管理流程图(见下页)
发展商提 供的资料管理处建 立的资为斗?? 资料 %借阅文件\ 档案室” ??
发展商提 供的资料
管理处建 立的资为斗
?? 资料 %
借阅文件
\ 档案室
” ??
作废文件
复印文件
(六)档案管理一览表
类 别
内容
备注
工 程 技 术 类
1
小区的总体规划设计图、地质结构图
2
建筑桩位图、施工图、竣工图及有关资 料
按房栋号顺序排列进行归档
3
公共设施(设计、施工、竣工资料)
按单项设施的用途、性质及分布的区域划分
张贴文件
4
室外管线(设计、施工、完工资料)
含电话、供水、供电、供气、消防、排泄系统, 按区域或楼栋进行划分归档
5
绿化工程(规划、施工等有关资料)
6
机电设备维修保养工作记录
按单个机电设备主体进行划分、归档
管 理 工 作 资 料
1
住户、商铺资料
含入伙通知单、家庭情况登记表、身份证复印 件、《业主公约》两份、《前期物业管理协议》 一份、银行委托单及二次装修申报表(装修许 可证、施工队资质证书及人员名单、上岗证)
2
员工资料
含个人证件、个人简历、学历证明、工作记录、 考评成绩,按所在部门及工种、职务划分归档
3
上级部门文件、通知、规定及活动记录
按时间先后归档
4
管委会文件、通知、规定及历次活动记录
5
管理处文件、通知、小区公告、温馨提 示、员工的批评与表扬
6
重要文档、表格
需要保留的重要文件
7
各类管理处运行的表格
系统收集
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