档案的建立与管理的设立.doc

档案的建立与管理的设立 一.档案管理的原则 1、 档案的收集：全面性、系统性； 2、 档案的整理：条理性、合理性； 3、 档案的建档：保密、安全、优化结合; 4、 档案的利用：方便性、时速性； 二、工作思路 住宅小区的档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分，有效的、科学的、规 范化的档案管理能有效地为XX物业公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务工作提供 有效的质量记录。我们将对XX物业采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专职档 案管理人员，建章立制，对所有档案进行严格的、科学的、集中的管理。 三.管理方法 档案管理责任图 档案管理责任图 图表说明 1、管理处建立档案管理室，归文化行政组负责; 各职能班组负责收集自身业务涉及到的资料，将资料交档案室管理。 (—)档案的建立：收集T整理T分类T编号f登记f输入f入柜f利用 档案的日常管理要求 1、 用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、 图表等，并采用相适应的保管、储存方法。 2、 尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。电脑文件必须由 专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，并定期清除过期文件。 3、 文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有 所变动时，应及时调整目录的有关数据，以利查阅者及时找到有效的文件。 4、 档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印人 份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。 5、 组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记成册，编辑目录，并按不 同业务部门分柜保存。 6、 专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具 备资格的人经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致的文件丢失。 7、 档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，并 放置适当的干燥剂用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合 公司文件管理要求。 8、 贯彻执行国家保密法，管理处部分档案按其保密程度，有密级之分并以其泄漏、遗 失会使住户、管理处利益受到重大、较大损失和不良影响。资料分为绝密、机密、秘密三级, 其他为普通档案，不同密级的档案在保管和运用方面将会区别对待。 （四） 档案的运用 1、 档案室电脑要设置密码，电子文本要归类放好。 2、 员工因工作需要借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。档案的销毁， 应填写销毁单，并经管理处主任批准后方可执行，销毁单由档案室管理员保存。 （五） 档案.资料管理流程图（见下页） 发展商提 供的资料管理处建 立的资为斗?? 资料 %借阅文件\ 档案室” ?? 发展商提 供的资料 管理处建 立的资为斗 ?? 资料 % 借阅文件 \ 档案室 ” ?? 作废文件 复印文件 （六）档案管理一览表 类 别 内容 备注 工 程 技 术 类 1 小区的总体规划设计图、地质结构图 2 建筑桩位图、施工图、竣工图及有关资 料 按房栋号顺序排列进行归档 3 公共设施（设计、施工、竣工资料） 按单项设施的用途、性质及分布的区域划分 张贴文件 4 室外管线（设计、施工、完工资料） 含电话、供水、供电、供气、消防、排泄系统， 按区域或楼栋进行划分归档 5 绿化工程（规划、施工等有关资料） 6 机电设备维修保养工作记录 按单个机电设备主体进行划分、归档 管 理 工 作 资 料 1 住户、商铺资料 含入伙通知单、家庭情况登记表、身份证复印 件、《业主公约》两份、《前期物业管理协议》 一份、银行委托单及二次装修申报表（装修许 可证、施工队资质证书及人员名单、上岗证） 2 员工资料 含个人证件、个人简历、学历证明、工作记录、 考评成绩，按所在部门及工种、职务划分归档 3 上级部门文件、通知、规定及活动记录 按时间先后归档 4 管委会文件、通知、规定及历次活动记录 5 管理处文件、通知、小区公告、温馨提 示、员工的批评与表扬 6 重要文档、表格 需要保留的重要文件 7 各类管理处运行的表格 系统收集