档案管理规范程序.doc

风电文件档案管理规范程序 目的 为规范风电文件档案的编号、分类、保管以及借阅工作，统一工程文件的编制以及档 案整理，特制定本程序。 适用范围 木标准规定适用于档案的收集，接收，分类，整理，保管，统计，鉴别借阅等的管理 3归档职责 总经理审批档案的借阅申请以及清单； 项H经理监督档案管理的实施工作； 各相关部门负责收集、审核和整理项H工程准备阶段、工程验收阶段形成的文件，负 责向档案管理部门移交归档。 档案管理员负责档案日常的管理工作。 建设工程项H实行委托制管理的，受托单位应履行合同约定内容，完成项FI文件的审 核及向企业整体移交归档工作。 建设工程项H由几个单位承包的，承包单位负责收集、整理其承包项H的工程文件， 及时向企业档案部门移交归档。 质检部负责本部门形成的文件材料的收集、审核、整理、归档工作，负责审核其他参 建单位的工程项R文件的形成质量及整理情况，出具竣工文件审核报告。 4内容及程序要点 4.1归档范围 4.1.1以风电在牛产运行、科技研究、建设项戸、设备管理等工作中形成的文字、图表、 声像等不同形式的具有保存价值的全部科学技术文件为对象。 4.1.2文件归档范围和保管期限见附录A.2。 4. 2归档时间 4.2.1牛产文件每年年初由文件形成单位将上年度文件整理后向档案部门移交归档。 4.2.2技术改造、技术引进项H形成的文件可根据建设程序和工程特点，分阶段分期进行 移交归档，整体工程竣工文件应在工程竣工验收一个半月内归档完毕。 4.2.3设备文件在设备开箱后归档。 4.2.4照片等特殊载体档案由其形成单位整理完毕后与相应内容的纸质载体同吋归档。 4.3归档文件份数 4.3.1电力牛产文件、科研项H文件归档一份。 4.3.2基本建设项戸核准文件、重要依据性文件、竣工图、设备文件归档两份。 4.4归档文件质量 4.4.1归档的科技文件内容必须准确反映牛产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情 况。 4.4.2归档的科技文件必须经过分类整理，组成符合要求的案卷。 4.4.3归档的科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。 4.4.4归档文件应字迹清楚、图样清晰、签字认可手续完备，具有有效性。 4.4.5施工过程中形成的需闭环文件应闭环。 4.4.6归档文件应为原件。如无原件，应在复印件丄注明原件存放单位并加盖印章。 分类规则 5分类原则及类目设畫 5.1.1分类原则是以风电企业在牛产、经营和管理活动屮形成的全部科学技术档案为对 象，依据风电企业管理职能，结合风电企业的档案内容及其形成特点，保持档案之间的有 机联系，便于科学管理与开发利用。 5.1.2类冃设置 5.1.2.1风电企业科技档案分类表的-?级类H按照国家档案局《工业企业档案分类试行规 则》规定设置四大类H,分别为电力牛产（产品）类、科学技术研究类、基本建设项H类、 设备仪器类。 5.1.2.2牛产类科技档案二级类口主要按照文件來源及问题进行设置，三级类口按照文件 内容设置。 5.1.2.3科研类科技档案二级类H主耍按照课题设置，三级类H按照课题研究阶段及内容 进行设置。 5.1.2.4基本建设类科技档案二级类H主要按照项冃建设过程、阶段进行设置，三级类Fl 按照内容、管理职能及专业设置。 5.1.2.5设备类科技档案二级类n主要按照专业设置，三级类ri按照设备安装位置、功能, 并本着维护主、辅设备成套性特点设置。 5.1.3类IT设置 5.1.2.1风电企业科技档案分类表的一?级类H按照国家档案局《工业企业档案分类试行规 则》规定设置四大类口，分别为电力牛产（产站）类、科学技术研究类、基本建设项n类、 设备仪器类。 5.1.2.2生产类科技档案二级类冃主耍按照文件来源及问题进行设置，三级类冃按照文件 内容设置。 5.1.2.3科研类科技档案二级类H主要按照课题设置，三级类FI按照课题研究阶段及内容 进行设置。 5.1.2.4基本建设类科技档案二级类D主要按照项H建设过程、阶段进行设置，三级类H 按照内容、管理职能及专业设置。 5.1.2.5设备类科技档案二级类H主要按照专业设置，三级类H按照设备安装位置、功能, 并本着维护主、辅设备成套性特点设置。 归档的编号 I公司的编号：NHT 2部门编号（英文缩写）举例:（风电-W.P） 3年份编号：引用年份序号2012和*和 4归档的顺序号，采用阿拉伯数字取3位有效数字—— 01、002、003 立卷与编制ri录 I立卷：就是按照单份文件互相之间的联系与价值大小组合成案卷。档案管理员用文件夹 或者档案盒将档案分别立卷。 根据档案盒的规格准备和应的档案标准贴纸。 2编制FI录： 1档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案H录》； 2每一份档案在归档时，需将该份档案登记在F1录上，内容包括：序号、文件标号、文件