财务会计档案管理办法.pdf

财务会计档案管理办法 本办法规定了会计档案的定义以及会计档案管理的整理、保管、 保密、借阅、归档等方面的内容。 一、 定义 会计档案是会计凭证、 会计帐簿和会计报表等会计核算专业资料， 它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。 二、 会计档案的整理 1． 会计档案的整理范围 （1）会计凭证：包括收、付款凭证和转帐凭证。 （2 ）会计帐簿：包括总帐、各种日记帐和明细帐及各种登记簿。 （3 ）会计报表：包括月（季）、半年度会计报表、年度决算会计 报表和会计报表汇总底稿等资料包括分公司的各类报表。 （4 ）财务预算及相关资料 （5 ）资产清查相关资料 （6 ）财务分析 （7 ）财务人员工作交接表 （8 ）相关的文件 （9 ）征税/ 扣税单证及相关资料 （10）收款收据、发票存根、收据和发票领用及交回登记簿 （11）会计电算化资料：包括历年软盘备份资料、各版本财务软 件安装程序盘、总公司下发的操作系统及数据库盘。 （12）其他会计资料：包括各种会计核算和管理等资料。 最新可编辑 word 文档 2 ． 会计档案的整理方法： （1）会计凭证的整理。 会计凭证要求每月按凭证顺序进行装订。 要求厚薄均匀，每本凭证的厚度约在 3.5CM –4CM 之间。一般情况下， 凭证附件必须附在原始凭证后， 如附件数量过多时， 也可单独组卷装 订，但存放应紧随原始凭证卷后。凭证封面应注明如下内容：单位名 称、凭证种类、本月共几本、该本是第几本、起止号数、年份月份、 装订人。凭证脊背也要注明年份月份、凭证种类、起止号数、第几本 等内容。 （2 ）会计帐簿的整理，按帐簿名称组卷装订，根据厚度，可以 一本一卷，也可几本一卷。同时每卷要填写帐簿启用表，包括如下内 容：单位名称、 帐簿页数、 启用日期、经管人、接管时间、 移交时间、 会计负责人，同时粘贴印花税票，填写帐簿目录。 （3 ）会计报表的整理，要求每月将财务处的报表根据厚度组卷 装订成册，标明年月时间。 （4 ）其他资料的整理，要求定期将各种会计核算和管理等方面 资料、财务信息反馈资料、合同、管理台帐、文件及函件等分类装订 成册，并有专柜保管。 （5 ）在会计资料装订之前， 要求剔除金属物， 如书钉、大头针、 曲别针等，防止年久腐蚀，装订时要墩齐勒紧线绳防止脱漏，装订成 册后，加装卷盒，按归档要求填写卷盒封面和卷脊的各项内容。 三、 会计档案的保管 1. 会计档案管理人员设置 : 公司财务处根据业务量及档案 最新可编辑 word 文档 资料数量，必须由专人或兼职人员对会计档案进行专人管理。 2. 会计档案的交接 （1）每 月 15 日前，将装订成册的会计凭证及会计报表交档案管 理人员。次年 3 月 20 日前，将上年各类帐簿等档案资料交档案管理 人员。 （2 ）档案管理人员应对所交资料作详细的登记，必须写明交接 日期，资料名称，并经移交人员签章。 （3 ）应入档的会计档案资料，必须装订整齐，印章齐全，手续 完备，完整无缺。 3. 会计档案的保管 （1）整理装订后的会计档案，按凭证、帐簿、报表、其他等分 类存放在专柜里，同时按时间、卷号顺序排列，并定期对所保管的档 案进行清理、核对，对破损霉变的档案，及时进行修补、复制。 （2 ）财务处由专人对会计档案进行保管，做到妥善保管，存放 有序，查找方便。 （3 ）会计档案保管期限分为永久、定期两种。从会计年度终了 后的第一天算起。会计凭证的保管期限一般为 15 年，现金和银行日 记帐为 25 年，总帐及各种明细帐为 15 年，月（季）、半年度会计报 表为