文书档案整理归档验收标准.docx

附件： 1 文书档案整理归档验收标准 ( 一) 保证归档文件数量与内容的完整性。任何单位或个人不得以任何理由和形式扣留对本机关工作有价值的 文件材料。文书人员应根据收文簿、发文簿仔细核对，确保发文和应归档的收文收集齐全。 ( 二) 装订应整齐、 安全、 美观。 归档文件按“件”装订。5 页以上的以“三孔一线 的方式缝订， 须将文件左、 下边对齐； 5 页及以下的以“包边角 的方式缝订，须将文件左、下边对齐。确保不压字、无金属物，超过 A4 纸张的 应按要求折叠，使其便于查阅和翻印。 ( 三) 文件保管期限划分应科学、准确。以《省担保集团文书档案归档范围和保管期限表》为基础，结合集团工作实际和为积累集团工作历史的需要，正确分析和鉴别文件资料内容和作用，全面确定和区分不同文件的保存价值，准确划 分文件保管期限 ( 永久、 30 年、 10 年) ，以便于保管和利用。 ( 四) 归档文件排列应正确、有序。应首先遵循“事由原则”，同一事由的文件应相邻排列。不同事由的文件，依次按照先发文后收文、文件字号类别、文件字号由小到大等条件进行排列。每件档案总页数以阿拉伯数字用铅笔在文件末页外边上角标注。 ( 五) 档案排列应体现其特征与逻辑联系。归档文件依 据分类方式和排列顺序逐件编写件号，一个装订件为一件， 永久、 30 年、 10 年各一个流水号，分别从 1 号起编。 ( 六) 加盖、填写归档章应清晰无误。在文件首页上端的空白处中间位置加盖归档章并仔细填入对应内容。归档章式样如下图： ┏━━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓ ┃ 全宗号 ┃ 文件年度 ┃ 件号 ┃ ┣━━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫ ┃处室名称 ┃ 保管期限 ┃ ┃ ┗━━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛ 例：担保办 [2011]98 号文件总经办 2011 年度永久 保存第 26 件文书档案，则该文件归档章应为： ┏━━━━┳━━━━━━┳━━━━┓ ┃ 6 6 ┃ 2 011 ┃ 2 6 ┃ ┣━━━━╋━━━━━━╋━━━━┫ ┃ 总经办┃ 永久 ┃ ┃ ┗━━━━┻━━━━━━┻━━━━┛ ( 七) 档案著录应做到真实、完整。文件机读目录各项应 照实录入， 不得简化或缩写。 发文可使用“文件管理” 内“文件归档”功能直接转入并补齐著录项。对没有题名或题名含 义不清的文件，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并用“[ ] ”号填写在目录中，力求清楚、规范、准确、便于查找。 ( 八) 配套目录应报送齐全。归档文件移交档案室时，每盒内应有该盒归档文件目录一份，放于该盒内文件上方，并另交本部门全部归档文件目录打印件一式两份。 ( 九) 纸质公文应与电子公文并行存档。文书人员应将电子公文 ( 包括定稿的 WORD文档、电子附件等 ) 与纸质公文一并收集完整，录入计算机档案管理系统，并保证其原始性和 真实性。电子文档与电子附件在文件生成时未存入档案管理系统的，各处室应在移交档案前及时补齐。转发公文时，若被转发文无电子文档，文书人员应同时扫描被转发公文，一并作为电子公文上传至档案管理软件。 ( 十) 文书人员应根据移交前检查情况及时纠错。对移交 的文书档案，档案人员检查后发现不符合归档要求的，文书人员应立即收回纠正，直至全部档案符合标准后方可履行交接手续，完成文书归档财政厅照片档案移交整理要求 一、收集范围 ．记录主要职能活动和重要工作成果的照片。 ．领导人参加与我厅有关重大活动的照片。 注：本次需移交 2— 2 o 09 年度照片资料，每年度 选取约 2 0 张内容重要、拍摄清晰的照片。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。 二、整理内容 根据照片档案整理规范 (GB／ T 11 8 2 1— 2 o o 2) ， 移交厅档案室的照片资料须包括照片和说明两部分。 ．照片为 JPEG格式，每年所有照片放在一个文件夹中，照片名称改为：年度一顺序号。每个文件夹内的照片 按名称序号排列。共 4 个文件夹； ．说明为 woRD格式，每张照片附一条说明，说明 的序号应与照片题名相对应。将所有说明写在一个 wORD文件中，按照片对应序号排列。 说明包括 序号：照片题名 标题：标题应简明概括、准确，主要可概括为照片人物和活动 时间： 照片的拍摄时间， 用 8 位阿拉伯数字表示， 1 9 5 3 年 3 月 2 日写作 1 9 5 3 O 3 02 摄影者：摄影者一般填写个人，外单位的可加写单 位 文字说明：即对题名未及内容作出补充，包括照片 的基本内容、人物、时间、地点、事由等，尽可能齐全 集团各部门厅机关各处室 ( 局) ： 经研究，定于 3 月 6 日一 5 月 20 日开展集团 2011 年度 档案归档工作。请各部门兼职档案员将 2011 年度有保管价值的文件材料和