财务费用报销和付款结算操作手册.docVIP

费用报销与付款结算操作手册 第一章 总 则 一、目的：根据公司《货币资金管理基本规定》、《费用报销管理规定》，为了明确各项费用开支报销、借款、付款结算业务操作规范，特制订本手册。 二、适用范围：适用于公司总部及直营店铺。 三、本手册所称结算是指公司经营活动中所发生的借款、付款、报销业务。 第二章 职责权限及时间要求 四、职责： （一）、财务中心负责本手册的制定、修改、废止和解释工作； （二）、各部门严格执行本操作手册，各公司财务部负责本手册的实施管理和监控； 五、结算业务签核管理规定： （一）按公司下达的人事任命通知和规定的审批权限履行结算审批职权； （二）、涉及到员工福利、补贴、工资报销，需经人力资源部审核； （三）具体审核要求为： 1、直营店日常支出须经直营各级负责人审核； 2、若流程中签核人因公在外不能及时签核的，在经上述最终审批人授权（书面授权书）后，由职务代理人或上一级主管领导签核。 3、报销单据必须是正规票据，支出单据必须是与业务内容相符的发票或收据。 4、各级主管、经理签核要领： （1）各栏内容是否填写清楚、完整、规范；（2）业务支出是否真实、合理，有无超出预算；（3）原始凭证、附件是否齐全、金额是否相符、粘贴是否规范；（4）是否符合公司制度、合同或报告规定，签批手续是否完整；（5）发票、收据是否符合要求；（6）是否符合报销期限。 5、各类结算单据须按本规定所规范的签核流程签核后生效，财务部出纳核对签核流程及最终审批人签字后方可付款；不符合签核流程规范的单据，财务部出纳有权不予付款。 6、付款后，出纳在登记流水帐后每天应连同有关凭证送交会计，经会计审核进行编制会计凭证。如发现审核不符规定情况的，应退回出纳交原申请人补正处理。 7、对于报销人没有采取合理的方法、措施而造成公司资产浪费的，财务部有权只按市场合理价进行报销，超出合理价部分的金额由报销人自行承担。 8、各个环节审批的最长期限:（原则上总金额在预算内且金额在10000元（含）以下的为1个工作日，否则为3个工作日）。 六、结算时间要求为： （一）预算外资金单笔5万元以上（现金支付的2000元以上）的需第一时间提前两个工作日向财务部报告。 （二）费用报销的时间期限为： 按照权责发生制的原则，当月费用当月报销，当月20日之前的费用25日前报销完毕，当月20日至月底前3天的费用月底前报销完毕; 同类型或同一项目的费用尽量一次性集中报销，报销期间为每月1-30日。超过以下费用核销期限的财务根据实际情况将从工资中扣款： （1）借款的费用，在支付之日起的7天内报销，其中差旅费报销以回到部门所在地的时间为报销起始时间。 （2）银行转账支付给外单位的费用，以提交给银行的付款凭据上注明的日期算起的10天内报销。 （三）每周一为财务收单日、周四为财务部报销支付日期，紧急情况需及时向财务部说明。 第三章 结算单据种类、结算流程及填写要求 七、结算单据的种类：根据不同的结算业务，分别填写结算单据（见附件），其中： （一）员工个人借款填写《借款单》。 （二）无发票直接支付给外单位的款项填写《大额费用付款审批单》。 （三）出差费用报销填写《差旅费报销单》。 （四）除第（三）条以外的费用报销时填写《费用报销单》。 八、武汉结算管理流程（其他分公司参照执行）： 业务经办人申请结算 业务经办人申请结算 有无发票/收据? 有无发票/收据? 无 有 填写费用报销单或差旅费用报销单,附相关凭证填写借款单、付款单 填写费用报销单或差旅费用报销单,附相关凭证 填写借款单、付款单 部门主管、经理审核/相关部门审核部门主管、经理审核/相关部门审核 部门主管、经理审核/相关部门审核 部门主管、经理审核/相关部门审核 一级部门负责人审批 一级部门负责人审批 一级部门负责人审批 一级部门负责人审批 财务中心审核 财务中心审核 财务中心审核 财务中心审核 超权限超权限 超权限 超权限 总经理/副总经理审批 总经理/副总经理审批 总经理/副总经理审批 总经理/副总经理审批 出纳审核付款 出纳审核付款 Y经办人是否退款？ Y 经办人是否退款？ 会计开具现金收款收据，注明现金及单据金额经办人后期取得发票,填写报销单或差旅费报销单,附相关凭证 会计开具现金收款收据，注明现金及单据金额 经办人后期取得发票,填写报销单或差旅费报销单,附相关凭证 N N 会计每月末编制未核销付款明细报各责任人及部门负责人核实原因后上报挂账及扣款清单 会计每月末编制未核销付款明细报各责任人及部门负责人核实原因后上报挂账及扣款清单 退款人、出纳在收据上签字，会计、退款人、出纳各一联 退款人、出纳在收据上签字，会计、退款人、出纳各一联 出纳审核付款或会计核销人力资源部审核 出纳审核付款或会计核销 人力资源部审核 工资