公司来访接待流程..doc

来访接待流程及标准 一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。二、适用范围 本标准适用于公司各部门因业务发生的各种接待工作。 三、管理 行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责协调相关部门接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重要来访预约后，首先填写《来访接待通知单》报总经理审批，行政部备案， 并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前 2 天告知行政部。 四、计划与准备 1、在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情 况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定 接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政部根据来宾情况按计划通知公司相关部门，通知参加会晤的领导、陪同人 员、落实会晤时间及场所。 3、如有需要行政部根据情况配合安排来宾游览、购物、娱乐等其他项目。 4、因特殊会议需要，行政部负责准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投 影设备、领导席签、电子屏、集团相关 ppt ，安排摄影摄像等。 5、根据接待要求，行政部安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司 机车辆听从行政部和主接待人员协调安排，统一调度。 6、行政部根据情况提前购买车票及机票。 五、接待标准： 陪同人员：总经理、总监、副总经理、相关部门经理 1、迎接：由相关部门经理到公司驻地门口迎接，引导来宾。 2、参观：副总经理、相关部门经理陪同，由主接待人员沿途介绍公司基本情况以及 远景规划，到达项目地后详细介绍项目相关信息。 3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将公 司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。 4、用餐标准：行政部根据情况预定酒店。 5、下榻宾馆标准：行政部根据情况预定酒店。 6、行政部根据情况购买礼节性礼品。 六、接待礼仪 1、仪表：面容清洁，衣着得体。 2、举止：稳重端庄，从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情，不卑不亢。 5、迎接来宾时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口、电梯口或前台，接待 人员引见介绍主宾时，要注意顺序。 6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。 7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右 手示意，并说“这边请”。 8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。 9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。 10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方 可离开。 七、注意事项 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练 介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参 观人员说明。 八、信息反馈 接待结束，主接待人员应及时撰写重要来访信息， 将与来访者交流中取得的信息汇 总整理，提取其中对公司有价值的信息交有总经理室。 九、附则 1、本制度由行政部制定，报总经理批准后执行，修改时亦同。 2、本制度未尽事宜由行政部负责解释并修订。 3、本制度自下发之日起实施。 关于 《来访接待流程》附件 一、来宾 接待准备及过程 简明流程 -----了解来宾信息及来访需求 《来访接待通知单》 总经理审批、行政部备案 参观 /学习 /业务工作 来宾进公司接待 来宾接机 /车 /船 食宿安排、其他安排 接待结束，送别来宾 信息汇总上交 二、商务接待中的座次安排（图） （一）、关于会议主席台座次的安排 1、主席台必须排座次、 放名签，以便领导同志对号入座， 避免上台之后互相谦让。 2、主席台座次排列， 领导为单数时， 主要领导居中， 2 号领导在 1 号领导左手位置， 3 号领导在 1 号领导右手位置；领导为偶数时， 1、2 号领导同时居中， 2 号领导依然在 1 号领导左手位置， 3 号领导依然在 1 号领导右手位置。 （三）、合影座次安排与主席台安排相同。 附：会议座位安排 长条桌 注：集团主席位， A 为公司员工从左到右依次职位高低， B 为来访嘉宾。