酒店会议接待的方案.doc

酒店会议接待方案 1 2020年 4 月19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 酒店会议接待方案 (一)会前工作： 1、与 会 议 主 办 方 洽 谈 。 2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。 3、邀请会议主办方实地考察会议举办场所。 4、 与 会 议 主 办 方 确 认 会 议 接 待 方 案 。 5、与会议主办方签订会议接待合同，顺便要定金。 6、 准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接 待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。） (二)、跟进工作：1、机场、车站：专人、专车分批分时段按要求接站。2、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待。 3、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。 4、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确 认 VIP 用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等 会务工作。 5、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其它相关安 排 等 工 作 。 6、提前确认会议代表（客户）的娱乐项目、娱乐场所及消费和付费 的 方 式 。 7、确认旅游公司为该会议提供的旅游考察的吃、住、行、游、购、 2 2020年 4 月19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 娱安排事宜（日程安排、房餐车导游等安排）。 8、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的 人 、 财 、 物 等 安 全 工 作。 9、确认特殊客人（如伟大的领导 少数民族代表、 VIP、残障代表及家 属 等 ） 的 安 排 及 接 待 工 作。 10、协调会议期间的交通工具的安排。 11、代办会议代表返程及她程的交通票务及其它委托代办服务。 ( 三 ) 、 会 后 工 作 ： 1、会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作。 2、会议资料、领导讲话稿、、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷 代 表 通 讯 录 。 3、与会议主办者的费用结算工作。 4、欢送代表工作。 (四)、会议的筹备工作: 1、根据会议规模，确定接待规格。设定待规格。 2、发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组 织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务 费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样能够 确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其它要求等。对 于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个 路线图避免了与会者问路的许多麻烦。 3 2020年 4 月19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解 会议情况的重要依据。它的形式既能够是文字的也能够是表格的。它能 够随会议通知一起发放。 3、会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，会议桌上可悬挂或摆放国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要和会议的风格和气氛统一，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： 圆桌型，如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其它人的面容，因而有利于互相交换意见。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。因为为尊者享有优先知情权。教室型，这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为尊位。 (五)、会议的接待礼仪 : 4 2020年 4 月19 日 文档仅供参考，不当之处，请联系改正。 一是会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 二是提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。 1、签到。设一张签字台，配上 1-2 名工作人员，如果是要求接待档 次比较高，能够派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向 客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛 笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放 资料，应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议组织者汇报到会人 数。 2、引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就 座。对重要