现代档案事业的基本特征与档案管理现代化.pdf

档案与档案管理 北仑区档案局 一、对档案的现象的认识与沿革  1、档案是一种普遍存在且意义深刻的 社会事物。档案管理是一种普遍存在且意 义深刻的社会现象。            人类空间相连，时间相续，成为不可分 割的时空统一体。维系这个时空统一体的事 物，就是档案。档案无处不在。         省委书记习近平指出：经验得以总结， 规律得以认识，历史得以延续，离不开档案与 档案工作。 2、档案是人类文明相伴相生。自从人 类发明了文字，用于记录社会活动，这些 记录被保存下来，就成为档案。档案的历 史与人类文明史一样悠久。(河南安阳殷墟 出土的甲骨文，是我国迄今发现最早的 档案)         档案走过的历程：甲骨金石——简牍缣帛 ——铁卷金册——纸墨文书——音像制品—— 电子文件。 我国最早出现的档案是甲骨档案，形 成于距今4500—5000年的殷代。 在国外，古埃及和两河流域的泥板档 案、石刻档案及纸草档案也十分古老 （距今2000—3000年） 二、档案的定义和涵义           《中华人民共和国档案法》于1987年9月5日 第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二 次会议通过，1996年7月5日第八届全国人民代 表大会常务委员会第二十次会议修正。 第一章 “总则”第二条 “本法所称的档案， 是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个 人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史 记录。”        n 档案来源     从形成者看来源，有三类：机构 、组织  、个 人。1996年公布的 《中华人民共和国档案法》 规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所 有、个人所有。 n  档案形成     档案是由文书转化而来的。转化条件有三：      （一）办理完毕的文件才能成为档案      所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了 文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文 件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情 况有以下三种：      1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 2、文件内容要求长期执行 （办理），但只要完成了 文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契 约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、 研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。  3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办 理完毕  从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档 案是文件的归宿”。            （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成 为档案。         从这个角度来看，可以说“文件是档案的基 础，档案是文件的精华”。        （三）按照一定的规律保存起来的文件，才 能最后成为档案         从这个角度来看，可以说 “文件是档案的因 素，档案是文件的组合。”               各种各样的文书是档案的主要实存形 态。而大量的非文书类的信息记录物，如 文稿、书稿、会议记录、条录、音像制品、 丝绸、影片、各种资训记录、实验数据， 乃至印章、奖杯、锦旗、胸牌、肩章（袖 标）、口述记录等，都在“档案”这一概 念 的外延之内。 档案的形成过程（来历）是自然形 成+有意地制作+有意的处理保存。 “无意” ， 就是自然地形成，不是为了档案而 “留档”。 绝大多数的公务文书和私人信函，都是人 们出于自身活动的需要形成的。 “有意”， 就是其制作时就为了 “存档”，供日后查证 使用，如人事档案、会计凭证、会议记录、 日记、照片、录音等。 档案的形式 n 档案的具体存在形式（实存形态）是多 种多样的。凡是对历史事实具有某种清 晰、明确的原始记录作用的信息物，均 可视其为档案。         档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。         从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、 胶片、磁带、磁盘、光盘等。         表达方式基本有三种：文字、图像、声音；         从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄 影、录音、录像等。 从文件名称上看，古代有诏、诰、