文件控制程序(00001).doc

文件控制程序 HJJT/CX01 PAGE 第 PAGE 6页共 NUMPAGES 6页 1 目的 为对与公司一体化管理体系有关的文件、资料进行控制，确保与一 体化管理体系有关的场所使用有效的文件和资料。特制定本程序。 2 适用范围 适用于本公司一体化管理体系有关的文件、资料控制。 3 术语和定义 3.1 本程序中的术语采用GB／T19000-2000 标准、GB／T24001-2004 标准、GB／T28001-2001标准中的术语。 3.2 文件持有者：经批准后领用一体化管理体系文件的保管人员。 3.3作业文件：以公司名义印发的红头文件。 4 职责 4.l 文件批准 4.1.1一体化管理手册的批准由公司总经理负责； 4.1.2一体化管理手册的审核、程序文件的批准由管理者代表负责； 4.1.3作业文件的批准由管理者代表负责，非作业文件的批准根据需要由责任部门负责人负责； 4.1.4技术文件的批准由公司总工程师负责。 4.2 责任部门 4.2.1负责拟制职责范围内的程序文件、作业文件； 4.2.2负责分发非作业文件； 4.2.3办公室负责拟制本程序并督导实施，办公室负责印制分发作业文件； 4.2.4办公室负责拟制一体化管理手册，负责审核作业文件及其文件 更改通知书与一体化管理手册的一致性、协调性。 4.3 文件持有者 4.3.1维护一体化管理体系文件的规范性，督导有关人员履行文件内容； 4.3.2按文件更改通知书及时更改文件内容；公司领导所持一体化管理 体系文件的更改，由办公室安排办理； 4.3.3发现不妥之处向拟文部门提出修改意见； 4.3.4妥善保存一体化管理体系文件，防止破损及遗失； 4.3.5受控文件不准复制（除表格外）和对外借阅； 4.3. 或将发文部门所发有效受控文件移交给发文部门。 4.4项目部 4.4.1负责对所在工程项目与一体化管理体系有关的文件和资料的控制； 4.4.2负责根据工程项目实际制定落实公司《文件控制 管理手册和所有过程控制的程序文件,由办公室备案保存。 5.1.1 公司第三级管理体系文件分为两类： 企业标准； 其他质量文件：可以是针对特定工程项目或合同编制的质量计划（施工组织设计）或其他标准、规范等，文件的组成应适合于其特有的活动方式,由各相应的业务部门保存、使用。 公司级管理性文件,如各种行政管理制度、部分外来的管理性文件，包括与管理体系有关的政策，法律法规文件等，由相关部门保存。 文件的编号 管理体系文件的编号 管理手册 公司名称代号/SC版次,手册中各章以章节号区分，公司名称代号规定为HJJT。 例如：HJJT/SC0/A，表示公司管理手册第A版修改状态为０，以后修改状态依次为０、１、２、３……。 程序文件编号为:公司名称代号/CX程序文件序号.如:HJJT/CX17,表示公司第17个文件. 质量记录：JL/程序文件标号记录编号 例如：JL/CX01--9 各部门其他管理文件：SC/ZY/部门代号和序号 例如：SC/ZY/GC01，表示工程部发布的第一号作业文件。 各部门代号规定如下: 工程部:GC,经营部：JY，办公室：JB，项目部:XM,其中项目部后加项目部代号。 5.3 文件拟制和审核 5.3.1一体化管理手册由办公室拟制，管理者代表审核； 5.3.2程序文件和作业文件由责任部门拟制，部门负责人审核； 5.3.3责任部门制定的作业文件必须与一体化管理手册和程序文件相融； 5.3.4作业文件由责任部门提出文件发放范围； 5.3.5文件需引用 应注明出版社、版号、生效日期。 5.4 文件批准 拟文部门将拟制后经过审核的一体化管理文件稿件按3款职责规定 送交批准。 5.5 文件印制 5.5.1批准后的文件由办公室打出清样，拟文部门负责校核； 5.5.2办公室按照文件发放范围印制，并加盖公司章； 5.5.3作业文件注明拟制部门／审核人／批准人，非 准人。 5.6 文件收发 5.6.1根据批准的发放范围，办公室分发作业文件，其它文件由拟文部门分发。 5.6.2发文控制 a）配发给公司相关岗位的文件，办公室 表”，文件持有岗位人员签字领取并负责保管；配发给相关部门 的文件，部门指派人员签字领取并负责保管； b）凡是通过邮寄的文件，办公室/拟文部门应在“发文登记表”上记录清楚，收文单位/部门收到文件后，作业文件需填写“收文回执 单”邮寄或传真至办公室，其他文件需以电话等适当方式确认收文； 5.6.3 5.7 文件更改 5.7.