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行政前台工作细则
1、上班时间必须在岗。
1.1.如需外出,经直接领导批准可离岗。
1.2.外出期间,由直接领导安排前台人员,必须保证前台无空岗。
1.3.如无法安排人员,前台接待人员不得外出。
1.4.私事一般不得离岗。
2、每天早到晚走。
2.1.鉴于行政前台的工作性质,前台人员须保证每天早于正常上班时间到岗,晚于正常下班时间下班。
3、前台及大厅的清洁工作。
3.1.包括公司大厅、前台及附属两张办公椅的清洁卫生,必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。
3.2.除公司个人茶杯、基本办公物品外,前台不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。
3.3.前台只能由接持人员坐,公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,时间不宜过长。
3.4.协助保洁人员做好前台的清洁工作。
4、接待来访客人。
4.1.公司有来访客人,前台接待必须起身微笑相迎,说礼貌用语,询问客人来访意图,并指引其填写访客登记簿。
4.2.来客提出要找公司员工时,前台接待应先问有无预约。并请来客做好登记,再打电话致要找的员工,询问是否带进。
4.3.如来客不听要求,想要硬闯办公室,呼叫秩序维护员协助拦截。如事态紧急,可呼公司员工协助。
4.4.客人离开时,请客人再登记,并微笑致意,“欢迎下次再来”。
5、接待频繁往来的相关人员。
5.1.做好公司往来信件、快递。报纸等收发工作。公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。
5.2.物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。
5.3.送水公司,工作主要包括及时联系送水,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
6、电话接听及转接。
6.1.来电人提出要求,须记录的必须及时记下。如需转达他人的,需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。
6.2.接电话不得先于来电人挂机。
7、电费统计表的录入。
7.1.每日上班前下班后至地下车库抄写电表示数并及时录入电费统计表。
7.2.定期将电费统计表发至经理邮箱。
8、网络视频监控。
8.1随时注意网络视频的监控,尤其是各重要通道处。
8.2发现异常及时联系相关人员前往处理。
9、前台人员的礼仪。
9.1.仪表妆容、行为举止礼仪。
9.1.1上班时穿着得体,妆扮适当
①上班应摘除多余的饰物,不梳披肩发型,不得浓妆艳抹,时刻保持整洁、规范。
②自觉佩带好工牌。
9.1.
9.1.
9.1.
①站时挺胸收腹沉肩。
②坐时不得前仰后靠、摇头晃脑、东张西望。
③走时水平向前,平稳适中,如无紧急情况,不得在公司内奔跑。
9.2.日常接待礼仪。
9.2.1迎客礼仪。①宾客进门后,接待人员应主动起立并热情地说“您好/早上好/下午好,请问有什么可以帮到您?”/“请问您找哪位?”
②要配以微笑和恰当的肢体语言,不得毫无反应或语气冷淡。
9.2.2
①引领客人时,应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语。
②为宾客引路时,应走在宾客的左前方,距离保持2-3步,随着客人的步伐轻松地前进。
③如需要把宾客引导到楼上,如宾客不熟悉怎么走,服务接待员要先行上楼在前引导,如宾客知道怎么走,可以请其先上楼,并保持适当距离。下楼时候,要请宾客先下。④遇拐弯或台阶处,要回头向客人示意说“请当心”。
9.2.3应答礼仪。①?应答宾客的询问时要起身站立说话,思想要集中
②交谈过程中要始终保持面带笑容、亲切热情,不能表情冷漠或垂头丧气,必要时还需借助表情和手势沟通来加深理解。③?如果宾客的语速过快或含糊不清,可以说“对不起,请您说慢一点”或“对不起,请您再说一遍好吗?”,绝不能表现出不耐烦的神色,以免造成不必要的误会。④?对于一时回答不了或回答不清的问题,可先向宾客致歉,待查询或请示后再向问询者作答,凡答应宾客随后作答之事,届时一定要守信。⑤?回答宾客问题时还要做到语气婉转,口齿清晰、语调柔和、声音大小适中。遇到多人问询时,要从容不迫的一一作答。⑥?对宾客的合理要求要尽量迅速作出答复;对宾客的过分或无理要求要能沉住气,婉言拒绝,可以说“恐怕不行吧”,“很抱歉,我们无法满足您的这种要求”,“这件事我需要去同领导商量一下”等,要时时处处表现出热情、有教养、有风度。
9.2.4 送客礼仪
①客户告辞时,应主动起身送至门口,并说:“再见/您慢走/欢迎再来。”
9.3.电话接听礼仪。
9.3.1接电话时的声音要不急不慢,始
9.3.2接电话中,注意力要集中,勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”
9.3.3在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,XX公司”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”
9.3.4如果是
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