XX集团电子邮件系统管理规定.docVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 3 页 XX集团电子邮件系统管理规定 总则 随着企业信息化建设的发展及互联网络的普及，电子邮件已逐步成为广大用户进行信息交流和业务往来的主要工具。 为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，提高企业邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高工作效率，特制定本规定。 适用范围 本规定适用于中国XX集团有限公司范围内使用公司电子邮件系统的用户。 3．职责 3.1 集团信息中心负责对本规定的执行情况开展定期或不定期的监督检查和指导工作。 3.2 集团信息中心负责对公司电子邮件系统的管理。 3.3 公司各职能部门、分子公司及其他邮件系统用户配合工作。 4、使用管理 4.1 公司用户或部门工作中以电子邮件对外联系时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀(XXXX.)的邮件服务，公司对用户邮箱进行统一规划和管理。在公司画册、职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。 4.2 公司各部门、各分（子）公司下属单位及个人根据工作需要，依照《XX集团 - 电子邮箱申请流程》，申请开通企业级电子邮件服务。用户必须完全遵守本邮件管理规定并完成申请注册程序，才能成为公司邮件系统的用户，使用公司邮件系统。 集团信息中心根据《XX集团 - 电子邮箱帐号命名规则》设置帐号，如有重名等情况，由系统管理员进行相应调整。 存在下列情况之一，用户邮箱帐户将被删除或停用： 当用户调离本公司，由相应的人力资源部门通知集团信息中心，将用户的邮件帐户删除或停用； 用户不使用公司提供的邮件服务超过十二个月，帐户被删除，包括用户注册的个人资料及邮箱里所有的电子邮件。公司对此不承担任何责任，由此引起的损失及责任由用户自行承担； 4.5 用户应及时接收邮件，凡属公司业务往来的邮件，用户应及时回复确认，因查阅或回复不及时而造成的损失及责任由用户自行承担。 4.6 公司不对电子邮件的删除或储存失败负责。系统对分配给每一用户的常规存储容量进行限制（可视工作需要申请调整存储容量），如果超出分配的存储容量，将会造成邮件丢失。 4.7 电子邮箱资料归属公司所有；用户调离或离职其邮箱资料将合并到对应岗位用户之邮箱，保持工作的延续性。 5．责任说明 5.1 用户经申请并获批准取得公司的电子邮件帐户后，自行承担传输内容的法律责任。5.2 取得使用权的用户必须遵循以下主要条款： 从中国境内向境外传送资料时须符合中国有关法律、法规规定； 不得泄露公司机密； 不得使用邮件服务作非法用途；禁止使用企业电子邮箱注册论坛和不良网站。 核对邮箱的个人资料，如有变动，须及时更新； 严禁制作和传播垃圾邮件。 电子邮箱只能作为日常工作之用，不得用于私人用途。 用户邮箱开通后，将得到一个登录帐号和密码。用户应及时修改初始密码，并对帐号和密码的安全负全部责任。同时，每个用户都要对其邮箱内的所有邮件、程序负全部责任。用户须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。 6．附则 6.1 本规定所指电子邮件系统，是指由集团信息中心建设并实施管理的电子邮件系统（http://mail.XXXX.），不包括用户使用的各种免费邮箱和其它邮件系统。 6.2 集团信息中心负责本规定的制订和修订。 6.3 本规定由集团信息中心负责解释。 6.4 本规定自2019年10月1日起执行。