1.6成品油采购业务流程修订对照表.docVIP

1.6成品油采购业务流程 PAGE 修订对照表 B 1.6 - PAGE 1 “1.6成品油采购业务流程”修订对照表 原流程 现修订为 备注 一、 业务目标 2.1 确保成品油采购会计记录真实、准确、完整。 二、 业务风险 1.6未经审核，擅自更改标准合同文本中涉及权利、义务条款导致的风险。 3.1 成品油采购合同不符合合同法等国家法律、法规和股份公司内部规章制度的要求，导致商业纠纷和政府处罚，造成损失。 三、 业务流程步骤与控制点 2.1 根据总裁班子批准的生产经营计划，油品销售事业部负责组织召开月（季）度配置计划衔接会议，制定成品油配置计划，报油品销售事业部主任批准下达大区销售分公司和省市分公司。省市分公司根据资源、市场和库存等情况，经分管副经理审批同意后制定下达地市分（子）公司月（季）度配置计划。 2.2 油品销售事业部每月根据资源平衡情况，制定外部采购计划，报油品销售事业部主任批准下达大区销售分公司和省市分公司。省市分公司根据下达的外部采购计划，结合本单位库存情况制定本区域其它资源外部采购计划，报省市分公司经理批准下达。 3.1 省市分公司业务部门根据配置计划向大区销售分公司提报本区域内分品种、数量、到站（港）、收货人的运输计划。大区销售分公司调运部门拟定运输方案，报分管副经理批准并下达执行。 4 外部采购 4.1 各级业务部门跟踪了解市场变化情况，定期编制市场价格变动表，报部门负责人和本分（子）公司分管副经理，作为确定外部采购价格的依据。 4.2 大区统一外部采购：大区销售分公司根据油品销售事业部下达的外部采购计划，负责按照经法律事务部审定的标准合同文本签订统购购销合同，衔接具体的价格、数量和品种，落实到港(站)，省市分公司执行大区销售分公司签订的统购购销合同。 4.3 省市分公司其它外部采购：根据外部采购计划，业务部门统一组织对外部供应商进行评价，建议采购价格，填写外部采购申请表，由部门负责人报分管副经理。经分管副经理审核上报分公司经理批准同意后，按照经法律事务部审定的标准合同文本与外部供应商订立采购合同 (明确交货方式、地点、时间、价格、数量、承付方式、损耗率、违约责任等)，并通知仓储、财务等部门。 4.4 各级业务部门负责审定合同商务条款，法律事务部门负责合同管理并审核合同的合规性和合法性。 5.1 卸油前，油库计量人员按要求做好作业罐前尺计量。 5.2 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具验收报告。出现质量问题或品种差异，查清原因，将情况报上级数质量和业务管理部门，提出处理意见，报分管副经理批准后再作处理。 5.3 质量计量验收合格和业务部门同意后，库管凭验收报告、收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台账。 5.4 卸油后，油库计量人员按要求做好作业罐后尺计量。计算实际收油数量，填写《油罐动态分户账》 和《油品运输超耗（溢余）通知单》，出具计量报告。出现运输超损耗问题，按规定填写《罐车验收及复测记录》，查清原因，将情况报上级数质量和业务管理部门，提出处理意见，报分管副经理批准后，再作处理。 5.5 油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并送相关部门。 6.2 外部采购付款：在外部采购油品确认到货和收到发票后，由各级业务经办人填列《付款通知书》并附《合同履行与结算申请表》，报业务部门和财务部门负责人审批同意，由财务人员根据《付款通知书》填制付款凭证,财务负责人对付款凭证审批同意后，统一付款。 外部采购油品需要预付货款时，各级业务部门在签订合同前应核查供应商的信用情况，由部门负责人根据授权权限审批，填制预付货款申请单，财务部门负责人根据授权权限，按照采购合同中的付款条款审批预付货款审清单，同意后统一付款。 7.1 各级财务人员对应付凭证的相关原始票据（发票、入库单、付款通知书等）进行审核，确认票据合法、信息完整后登入相应的会计科目，进行账务处理，财务部门的稽核人员对凭证进行审核，由部门负责人定期抽查。 7.2 各级财务和相关业务部门每月核对预付货款和应付货款，确保金额准确无误。督促检查油品的在途情况，经本部门负责人审核。 7.3 省市分公司财务部门与大区销售分公司和炼化分（子）公司及外部供应商每月进行对账。 8.1 各级分（子）公司定期检查外部采购合同履行和验收情况，发现问题及时查明原因并追究责任，合同执行完毕及时核销。 8.2 各级分（子）公司业务部门定期汇总分析外部采购油品的数量、价格情况以及配置资源的运费情况，并提出改善建议，经理班子督促业务部门完成股份公