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职务分析的辨析
职务分析是人力资源管理的基础,是所有人力资源管理的依据和参
考,离开了职务分析,一切的管理工作都是感性的行为,毫无科学性
可言。而在我国的许多企业中,这项工作却是个不折不扣的空白。至
多有一份粗浅的岗位描述,而且全是程式化的语言,有形式无内容,
没有任何指导意义和可操作性。
可喜的是,现在许多的企业开始认识到了职务分析的重要性,开始研
究实施企业的职务分析工作,有的甚至请专业的咨询机构,请外来的
和尚念经。职务分析工作开始在我国的企业中得到逐步的开展。
这里,我想谈谈我对职务分析工作的一点认识。
一、什么是职务分析
职务分析就是对员工的工作岗位进行科学规范分析,以确定该岗位
的工作目的、工作内容、职责权限、工作关系以及任职资格等主要内
容,出具职务说明书,作为其他人力资源管理活动和决策的基础性依
据。
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二、职务分析涉及到的人员
由于职务分析是对组织存在的所有岗位进行分析,因此,它涉及到
了包括从总经理到普通员工的所有人员,每个人都将在其中扮演一定
的角色,各负其责。
一般,职务分析包括以下几个角色:
1.总经理:总经理为职务分析工作提供支持帮助,推动此项工作向
前开展并落实。
2.人力资源经理:人力资源经理是职务分析工作的专家,负责设计
分析方案,设计分析工具和流程,分配分析任务,并组织实施各项工
作方案。同时,人力资源经理还应该为其他人员包括总经理提供业务
咨询,帮助员工正确理解职务分析,解答工作过程中的疑问,使职务
分析工作顺利得到开展。
3.直线部门经理:直线部门理解并帮助本部门员工实施职务分析,
使绩效管理落到实处。
4.员工:根据经理的安排完成有关分析的任务,积极与经理沟通,
使得职务分析工作更加的真实有效。
三、职务分析涉及诸要素
一般,一份有效的分析报告要包括以下几个有关员工职务的要素:
2
1.职务的名称
2.职务的上下级职务;
3.职务的下属人数;
4.职务包含的工作任务数量及相关内容;
5.每项工作任务的考核标准(一般是量化的);
6.职务的职责权限;
7.实施该职务的困难之处;
8.职务的工作关系;包括上级、下级、同级同事及内外联系的部门
和人员;
四、职务分析的方法
通常,职务分析有如下几种方法:
1. 问卷调查法
这是职务分析最为常用的一种方法,主要由人力资源部门设计调查
的表格,表格分两种,一种由当值员工自己填写,一种由该员工的直
接上级填写。
这样,通过两张表格基本可以反映出员工的职务内容和任职资格要
求。
2.座谈法
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座谈法是员工的直接上级召集员工进行座谈,通过员工的描述做出
职务说明书。这种方法需要经理在座谈之前拟订一份详细的问话清
单,全面列出涉及员工职务的内容及任职要求。在座谈的时候,经理
应用简练易懂的语言将职务内容传达给员工,鼓励员工尽可能多描述
自己的职务。
3.观察法
观察法即是通过观察,获得员工的职务信息的过程。这种方法一般
适用于工作周期比较短的员工。在不影响员工正常工作的条件下,通
过对被调查员工的观察,将有关工作的全部信息真实地记录下来,然
后对所收集的信息进行分析、归纳,制定出职务说明书。
4.工作日志法
工作日志法是员工的直接上级事先设计好详细的工作日志表,让员
工按照要求在规定的时间填写,真实表现该员工的每日的工作情况,
从而收集员工的职务信息。
使用这种方法,需要注意,工作日志应该及时填写,一般半小时到
四十五分钟为一个周期,或者以一个工作认为单位,做什么填什么,
及时全面地填写。使用这种方法时,管理者应该加强监督,督促员工
认真及时填写。
五、职务分析的流程
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