2020年整理项目往来文件管理程序.docVIP

学 海 无 涯 密级: □ 密级: □ 秘密 □ 机密 □ 绝密 文件编号: 文件编号:HF（UHP）- 435-PMD-PP-001 利比亚盖尔杨简巴度地区五千套住房项目 项目往来文件管理程序 0 发表使用 魏国越 版号 用途描述 编制人 审核人 评审人 审定人 批准人 执行日期 主编部门：工程部 参编人： 学 海 无 涯 目 录 TOC \o 1-1 \h \z TOC \f F \t 样式1 \c 说明： 本文件执行解释权在工程管理部。 学 海 无 涯 项目往来文件管理程序 目的 为确保在利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目（5000 Units Housing Project in Gharyan ,Libya；中文简称：字母简码：5KUHP 项目代码：435）执行过程中，规范管理中国宏福集团（简称：CHFG 详见附件）及利比亚住房项目相关管理单位；中国宏福集团利比亚项目国内总部（简称：CHFGB 详见附件）；中国宏福集团利比亚项目总指挥部（简称：CHFGS 详见附件）与业主（Housing ＆ Infrastructure Board of Libya (HIB)）、监理、供货厂商及其它相关单位之间的往来文件，特制定本程序。 适用范围 本程序适用于利比亚间盖尔杨简度巴地区5000套住房项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位各职能部门与业主、监理、及其它供货厂商等之间为项目运作而发生的文件收发传递、电子邮件交流等情况。 对外文件往来文件文件归口由行政管理部统一管理，各相关管理部门之间或以及厂商之间往来文件归口，由各部门自行管理。 编号规定 传真、工作联络单、内部工作联络单编号 在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的传真、信函、内部工作联络单必须遵从下列编号规定： X – HF（UHP）–435- XXX / XXX - XXX 顺序号代码 顺序号代码标识(001~n) 接收单位/项目组代码标识 接收单位/项目组代码标识 发文部门/项目组代码标识 发文部门/项目组代码标识 项目代码 项目代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 信息文件分项代码标识 信息文件分项代码标识 信息文件分项代码定义： F --- 传真； L --- 工作联络单； C --- 内部工作联络单。 说明:当文件在项目内部发放时,第5层次代码(接收单位代码标识)省略；当文件发 送当地政府机构、集团公司，或现场同时发送多个项目参建/合作组织时，第5层次代码可用000表示。 会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件编号 在项目执行过程中，利比亚住房项目相关管理单位与业主、监理、其它供货厂商等之间的会议纪要、备忘录、通知、指令、阅批件将遵从下列编号规定： X – HF（UHP）- 435- XXX - XXX 顺序号代码标识(001~n) 顺序号代码标识(001~n) 编制部门/项目组代码标识 编制部门/项目组代码标识 项目代码标识 项目代码标识 码标识 宏福建工国际工程部代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 信息文件分项代码标识 信息文件分项代码标识 记录分项代码定义： M -- 会议纪要；O -- 备忘录； N -- 通知；IB – 项目经理指令；RA – 阅批件。 项目计划/报告文件编号 HF（UHP）–435-XXX–XXX–XXX–XXX-X 后缀代码标识（仅用于计划） 后缀代码标识（仅用于计划） 顺序号 顺序号代码标识(001~n) 装置区域 装置区域代码标识（不分装置时以100表示） 文件分类代码标识 文件分类代码标识 项目职能部门/项目组代码标识 项目职能部门/项目组代码标识 项目代码标识 项目代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 宏福建工国际工程部代码标识 文件分类代码定义： PLN ---- 实施计划； SCH ---- 进度计划； EST ---- 费用估算及控制； ARP ---- 年报； QRP ---- 季报； MRP ---- 月报； WRP ---- 周报； RPT ---- 工作报告。 版号代码定义：可变码，由数字0、1、2……组成，排序规律递增（用于年、月、周报及报告时缺省）。 当文件/记录在工程建设现场发生时，应在上述文件编号的职能部门/项目组代码后加“（S）”，顺序号可自成系统。 项目职能部门/项目组代码标识见《项目组织机构及职责》。 外部组织代码：承包商、监理及供货商的代码应为该外部组织的拼音缩写，由项目组与外部组织在协调会期间明确。 发给不同接收方、不同部门、不同种类的文件（同一文件例外）均应重新开始编号；各职能部门/项目组的文件与记录编号由工程秘书进行管理。 所有文件电子版应存为OF