建筑公司证照、印章及介绍信、委托书管理办法2.doc

建筑公司证照、印章及介绍信、委托书管理办法 目的 为了规范公司证照管理，便于各类证照的新办、变更、年审，特制定证照管理制度。 为加强各类印章的保管、使用等方面的管理，规范印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁，明确印章的权限和使用程序，特制定本印章管理制度。 为了规范公司介绍信、委托书使用管理，特制定介绍信、委托书管理制度。 适用范围 XX建设工程有限公司及下属各项目部。 术语与定义 无 职责 综合办公室 负责营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审。 负责对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。 负责管理公司公章、合同专用章、董事长/总经理签名章。 财务部 负责税务登记证的新办、变更和年审。 负责管理财务专用章、发票专用章、法定代表人名章。 其他部门 负责所分管业务相关证照的办理。劳动、特殊作业相关证照由人力资源部（综合办公室代理）办理；开、竣工报告由项目部办理；建设工程施工许可证由项目部办理。 负责管理部门印章。 程序和内容 证照管理规定 证照的类型。公司证照包括：企业开办时股东的出资协议、公司章程、各种政府批复、验资报告和营业执照正副本；公司税务登记证正副本；法人代码证书正副本；房地产开发企业资质证书正副本；公司业务经营中诸如《建设工程规划许可证》、《开工证》、《土地使用权证》、《建设用地规划许可证》等各种证书以及各类专项工程的验收合格证、介绍信、授权委托书等证件。 证照的新办、变更、年审。 营业执照、组织机构代码证、资质证书等证件的新办、变更和年审由综合办公室负责办理； 税务登记证由财务部负责办理。 其他证照按管理权限由相关部门负责办理。如：劳动、社保相关证照由人力资源部办理；建设工程施工许可证由项目部办理等。 证照管理 证照的保管。公司所有证照原件由公司综合办公室管理员统一保管，并登记造册，所有证照的原件出借、复印件申领、管理人员变更移交等，均须登记备案。 证照的移交。证件办理移交时，原各项登记资料必须一并完整移交。 证照的借用。公司证照的正本原则上不得带出公司，如因特殊情况需带出时，须报董事长/总经理同意并办理借用登记手续后方可借用；如需将证照副本带出公司，须报公司主管领导批准并办理借用登记手续后方可办理。证照正、副本用完后及时归还，并办理撤销手续。 证照的复印。公司证照复印件由文档管理员统一复印和保管，领取复印件需办理登记手续。 印章管理规定 印章类型 公司公章； 公司各职能部门公章（以下简称：部门公章）； 各种专用章，包括：财务专用章、发票专用章、合同专用章、法定代表人名章、董事长/总经理签名章等； 项目部公章。 印章管理部门 印章主管部门是公司综合办公室。 综合办公室代表公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。 印章刻制的审批 印章的刻制实行审批制度。需要刻制印章的单位或部门，需由本单位或本部门提交书面申请，报公司综合办公室审核，经公司主管领导、董事长/总经理审批后，方可刻制。 印章由综合办公室委托具有印章刻制相关资质的单位刻制。 刻制印章的内容必须与《企业法人营业执照》核准登记的名称完全一致，部门专用章应与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合政府规定或市场规律。 政府或银行指定的单位印章（公司公章、财务专用章、法定代表人名章）刻制完成后，应按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。 所有印章刻制完成后，均需在董事长/总经理审批同意的《印章刻制申请表》和《印章备案登记表》上印上印章模样，并由综合办公室存档。 印章的领用和交接。 领用印章的单位或部门负责人必须作为本单位或部门印章管理负责人，协助综合办公室执行印章管理规定。 印章负责人离职或工作调动时，需对所保管印章与公司指定印章接收人进行交接，交接时必须按公司要求办理印章交接手续。 印章的保管。 原则上实行印章保管和印章审批分开。董事长/总经理、公司主管领导、部门的第一负责人是用章审批人。 公司公章、合同专用章、董事长/总经理签名章由综合办公室专人管理。 财务专用章、发票专用章、法定代表人名章由财务部专人管理。 公司各部门印章由部门负责人管理。 印章管理人应具备以下条件：责任心强，为人正直，做事细心；是公司的正式员工。 印章的使用 公司级章的使用 公司级章的定义 公司级章包括公司公章、合同专用章、董事长/总经理签名章。 公司级章的使用范围 以公司名义向下属部门/项目部下发文件。 以公司名义对外签定合同、协议。 以公司名义对外发出公函、申请、请示、报告、通知等。 以公司名义对外联系工作出具介绍信和法律文书等。 其他情况。 公司级章的使用规定 公司级章的使用由部门或子公司申请，报公司主管领导审批后方可使用。 公司级章的使用必须登记。登记项目应包括：用印日期、事由、批准人、用印人。 所有加