人事档案信息具体管理制度.docVIP

人事档案信息管理制度 修订号 0 实施日期 目的 为规范公司人事档案信息管理，保护和利用档案信息资源，结合本公司实际，制定本制度。 2 适用范围 本管理制度适用于公司范围内的人事档案管理工作。 3 职责 3.1建立(见附图1:建档流程) 3.1.1人事档案应在员工到职三日内由人力资源本部负责建立。 3.1.2招聘员工及员工到职后形成的人事资料，应及时完整地移交给人力资源本部人事专干整理归档。 3.1.3人力资源本部人事专干对移送的人事资料要按《档案材料分类表》（见附表3）进行审核，发现有资料不完整的及时向有关部门或人员追索，以确保员工人事档案的真实与完整。 3.2装订 3.2.1人事资料统一以A4型纸为标准整理。 3.2.2档案材料按分类顺序排列，分类资料以形成时间为序并放置类别隔页纸，在封皮上注明姓名、员工档案编号后装订。 3.2.3将装订好的人事档案放入写好姓名和编号的标准档案袋。 3.3管理 3.3.1人力资源本部招聘经理对新入司员工的学历、职称等证件的真实性进行核实后交人事专干保管，人事专干对员工档案的真实性有审核权。 3.3.2人事档案应设专柜保存并按编号顺位排放。 3.4归档基本资料 3.4.1求职申请表。 3.4.2劳动合同、保密协议、担保协议。 3.4.3原单位解除劳动合同证明或下岗、退休证明。 3.4.4体检表。 3.4.5学历证、身份证、职称证、技能证。 3.4.6转正定级表。 3.5入司后有关人事资料归档 3.5.1有关员工考核、任免、奖惩、教育培训、薪资调整、职务（工作）调动、离司审批表等人事资料一经形成，公司各部门应当及时移交给人力资源本部人事专干。 3.5.2人事专干对归档的人事资料进行审核无误后应及时装订。 3.5.3员工调任、晋升、降职、免职等人事异动情况资料归档时，按时间顺序分类将资料归档。 3.6人事档案的借阅(见附图2: 借阅流程) 3.6.1科级（含）以上主管有了解所属员工基本情况、员工晋升或降职、员工奖惩、员工调动（调入或调出部门主管为了解员工状况需要）的情况之一的使得借阅档案。 3.6.2借阅部门借阅人填写人事档案借阅的申请书，由借阅部门部长签字确认。 3.6.3借阅人持签核后的借阅申请书办理人事档案的借阅，原则上不得借出档案室。 3.6.4借阅部门在归还档案时，档案管理人员应依照档案袋的记载逐一核对，并检查档案资料的完整性，经确认无误后，方可在登记表上注明归还日期。 3.6.5借阅部门应按期交还所借阅的档案，逾期未还的者，档案管理人员应进行跟催。 3.6.6借阅档案不得撕页、涂改。 3.7离司人员的档案处理 3.7.1将离司人员资料归档，按分类目录排放装订。 3.7.2在档案袋上注明离司日期和原因。 3.7.3将离司人员档案放于专类，依时间顺序排列保存。 3.7.4离司人员档案保存期限：职员档案保存十年，工人档案保存八年，期满时造册经人力资源本部核准后销毁。 3.8集团所属各子公司之间人员调动及其档案调转 3.8.1跨公司调动人员，该员工人事档案亦作相应调转。 3.8.2员工调入公司人事部经办人须填写档案调转申请单，并附双方公司总经理批准的该员工调出、调入人事异动单，经双方公司人事部主管核准方可办理。 3.8.3员工调出公司人力资源本部人事专干依申请书提取档案进行复制，并将人事档案内所有资料逐一录在人事档案资料清单上，之后按要求装订。 3.8.4调出公司人事部将档案正本及清单正本交接收公司人事部门签收，清单复印件存本公司，依照离司人员档案处理方法存放。 相关文件： 暂无。 工作记录： 暂无。 6 附加说明 6.1本制度由人力资源本部提出。 6.2本制度由人力资源本部门负责解释并归口管理。 整理、归档录入数据库、人事档案管理员人事专干集收附图1 : 建档流程 整理、归档 录入数据库 、 人事档案管理员 人事专干 集 收 担保保密协议送领导签字 担保保密协议送领导签字 人事专干 人事专干 应聘申请表、劳动合同、担保保密协议、体检表、技工操作证等 应聘申请表、劳动合同、担保保密协议、体检表、技工操作证等 回 收 回 收 附图2： 借阅流程 附表3： 档案材料分类表 序号 类别 具体内容 第一类 履历材料 应聘申请表、自传材料、简历表、职务变动登记表 第二类 合同、协议 员工劳动合同、担保协议、保密协议、劳务协议及其他有关协议 第三类 学历、职称 学历证明、职务、职称证明，工种资格鉴定证明、技术等级评定，培训总结、成果和获奖证明，毕业生推荐表 第四类 政审 身份证、重要岗位员工情况调查表、劳动关系调查表、体格检查表 第五类 考核考察 年度考核、任职考核、述职报告 第六类 党团证明材料 参加中国共产党、共青团及民主党派的