行政部入职培训.ppt

（五）合同、档案、电脑资料管理 注意事项： 行政部在收到合同的时候一定要检查合同的签订情况， （1）检查核实合同的有效性 （2）合同文本上须有部门总监签字 （3）合同的附件内容不能直接书写在合同文本上，并检查附件内容是否合理 （4）如有异常需及时上报公司 其他档案盒电脑资料在收集和整理归档时也需要严谨的检查其真实性和有效性 （例：返点协议事件） 文件编辑、归档 第一条、各部门日常要做好文件的收集、整理，此项工作应列为各部门的一项重 要工作，须认真做好。 第二条、各类文件材料由行政部负责整理归档。行政部对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条、文件立卷归档范围：凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件（包括收、发文电，部门内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘、制度、公告、流程、标准等），均属立卷归档范围。 第四条、立卷的原则：遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文件的保存价值，便于保管和利用。 第五条、立卷方法：根据立卷原则、文件的分类，：分年度、分类别、分保管期限的方法立卷。 1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。 2、分类别。将文件按其内容所反映的问题分开。 3、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。 4、保管期限分为永久、长期、短期三种。 （1）永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的（例如章程、申请批文等）有长远利用价值的文件，划为永久保存。 （2）长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存（例薪资制度、财务报表、员工档案等）。长期保存为5年至10年。 （3）短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保存为5年以下。 促销协议的发放流程及注意事项 （六）接待管理 前台接待礼仪1 前台人员接待客人时必须讲普通话 2 女士要化淡妆，着装整洁，指甲要保持干净3 电话在三声内接听（一般第二声接听），必须使用公司统一问候语，如：接外线电话：“您好，##公司xxxx”部”，接内线电话“你好，我是xx”4 当有客人来访时，第一时间起身站立。面带微笑，热情、主动问候，使用礼貌用语：“您好，请问有什么可以帮您吗？”，耐心倾听客人的来意，并根据客人的需求积极予以帮助；给客人倒水时，水温要应季适宜，一手托杯底，一手握住杯身下半部分递给客人，切忌不要用拿杯口5 电话机旁备纸、笔，接听电话时主动提供留言服务，随时准备记录客人提出的要求和帮助解决的事项。尤其对客人的姓名、电话、时间、地点、事由等重要事项认真记录并及时转达有关部门和责任人。6 在接到投诉电话的时，要注意礼貌用语和说话口气，耐心地听客人反应所要投诉的问题，积极的为客人解决问题，解决不了的要主动的留下客人的电话，及时的反应给领导 ，任何情况下不能和客人起冲突 商务车司机接待服务礼仪 出车前的检查： 1.检查车辆的各类证件带的是否齐全 2.检查车辆是否可以正常行驶，油量是否够用 3．检查车内卫生情况，车内应保持干净卫生无异味 4.按季节调整好车内的温度 5.车内备好垃圾袋、纸笔、雨伞等物品，以备不时之需 6.出车前根据路况选择好路线，以免耽误时间 二、迎客、送客上车： 1.接到出车通知后，应提前5—10分钟到达指定地点，并把车停在方便客人乘车的地方，不宜催促客人 2.要主动迎接客人或领导打招呼进行自我介绍，协助客人或领导放好行礼 3.迎客上车时，一手拉车门，一手挡住车门上杠，防止客人或领导撞到车门，周时向客人点头微笑 4.开车前要确定客人或领导是否已系安全带，以保安全，跟客人或领导确认要去的目的地，车辆要按正常速度行驶，保证乘车人的安全 三、商务车司机必须要讲普通话，在接送客人时会有各个地方的人，所以为了沟通方便必须要使用普通话 四、不在车内吸烟或吃有刺激味的东西，商务车是公司接待客人使用的，所以不能让车内有异味，这样也会影响公司形象 五、在跟客人聊天时要有选择性的聊，同时要学适可而止，车上如果不止一个客人时，他们的对话要注意保密，不能对外宣传，如遇雨雪天气应先下车撑好伞再接客人或领导上车，送人最好是送到门口 分享小故事 有七个人住在一起，每天共喝一桶粥，显然粥每天都不够。一开始，他们抓阄决定谁来分粥，每天轮一个。于是乎每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。后来他们开始推选出一个道德高尚的人出来分粥。强权就会产生腐败，大家开始挖空心思去讨好他，贿赂他，搞得整个小团体乌烟障气。然后大家开始组成三人的分粥委员会及四人的评选委员会，互相攻击扯皮下来，粥吃到嘴里全是凉的。最后想出来一个方法：轮流分粥，但分粥的人要等其它人都挑完后拿剩下的最后一碗。为了不让自己吃到最少的，每人都尽量分得