企业档案管理 讲座.ppt

中国人民大学信息资源管理学院 钱毅 qianyi@ruc.edu.cn 企业档案管理讲座 研修大纲 一、为什么需要企业档案和企业档案管理？ 二、企业档案是什么？ 三、企业档案管理的基本原理 四、企业档案管理的体系构建 五、企业档案工作实务 六、企业档案信息化建设 七、问答与讨论 一、为什么需要企业档案？ 记录企业历史 案例：日本长寿企业 著录企业资产 维系企业运转 保护企业权益 以德国企业档案馆为例 根本动力：企业经济发展的需要 促进因素：政治和文化需求 必要条件：档案学的繁荣 从国家法规看 从档案价值看 从企业需要看 从档案的价值看 说起来重要，做起来次要，忙起来不要 理解入口：反证法 案例：德国科隆档案馆倒塌 案例：东汽档案馆 从企业的需要看 企业发展的必然选择 个人业主制 合伙制 公司制 现代企业管理制度的有机组成部分 从国家法规看 国家全宗 国有资产 二、企业档案是什么？ 内涵与属性 种类与特点 管理要求 1.企业档案的内涵与属性 企业档案：企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。（《企业档案工作规范》 企业档案是企业各项活动的历史记录。 企业档案是企业活动的直接记录。 企业档案是保存备查的企业活动的记录。 企业是各种文献载体形式的记录。 与文件、资料、信息等的区别 档案与文件 档案与资料 档案与信息 2.企业档案的种类与特点 现代企业一般分类 制造业 农业企业 流通企业 金融企业 建筑安装 交通运输 邮电通讯 企业档案的共性 一般企业档案按所反映的企业活动的职能性质划分为五个基本类： 管理类 行政管理、物资管理、生活管理等企业活动内容 业务类 生产型企业多为科技生产活动和经营活动等; 非生产型企业则专指以主要业务内容为中心的经营活动，主要档案为经营管理性档案 财务类 人事类 用户类 制造业企业档案的特点 科技档案的数量和作用占有绝对的优势地位 原本用于协调各种关系、明确各种职责的企业文件几乎绝大部分转化成具有法律意义的企业档案 随着生产社会化程度的不断提高，制造业企业与外部有着广泛和密切的联系，从而使制造业企业档案的成分更加复杂，企业档案的形成呈网状特点。 农业企业档案的特点（略） 分散性 时间上分散 综合性 情报性 商业企业档案的主要特点 经营管理性档案是商业企业档案的主体。 绝大部分商业企业都拥有一定规模的基建档案和设备档案。 时间性特征和项目性特征并存 多按年、季、月、日进行管理 以商品品种或主题展开项目 金融企业档案的特点（略） 档案内容相对单一 货币和信用，单一性便于按行业开展标准化的档案管理 档案作用具有多功能性 不仅是企业活动记录，还是社会各界经济权益的重要凭证 档案价值的特殊性 创造信用 3.现代企业档案的管理要求 管理要求是由其内在规定性决定的 以追逐利润为目标 要求企业档案成为经济发展的基本保障力和积极推动力 不同企业管理有其独特性 信息资源开发利用是企业档案管理的核心 三、企业档案管理的基本原理 理论原则 来源原则 文件生命周期 档案价值理论 集中管理 知识管理 工作原则 1、来源原则 是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则 世界公认的档案整理理论原则 来源即通常所说的档案形成者 2、文件生命周期理论 文件生命周期理论的基本内容 文件从其形成到销毁或永久保存，是一个完整的运动过程 由于文件价值形态的变化，这一过程可划分为若干阶段 现行、半现行、非现行 每个阶段因其特定价值形态而与服务对象、保管场所、管理形式之间存在一种内在的对应关系 电子文件管理标准体系建设 文件连续体模式 3、档案价值理论 价值： 凭证价值和情报价值 现实价值和长远价值 第一价值和第二价值 4、集成集中 集中管理原则 企业档案综合管理，从总体上讲，是指按照企业档案工作的集中统一管理原则，将一个企业形成的各种门类、各种形式的档案材料由专门设立的综合档案工作机构进行统一的归档保存、分类整理和开发利用。 集成 文件、档案管理集成 多种信息资源管理的集成 信息管理和业务管理的集成 5.知识管理 档案是企业的核心知识资源 档案管理是重要的知识管理 用知识管理理念加强对档案的管理和开发利用 28 档案是企业的核心知识资源 档案是组织在各项工作活动中形成的真实的历史记录，不仅记录了工作活动的历史过程，而且记载了其形成和积累的经验和知识，是重要的知识资源。 美国Delphi咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大约46%是以文本和电子文档的形式存在的。 29 档案管理是重要的知识管理 档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。档案管理工作，包括对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用