办公软件项目式教程 Office 2007 教学课件 作者 王亮 姚军光 项目5.pptVIP

项目五 制作通知函──合并邮件 任务一 创建表格 1.1 任务二 合并邮件 1.2 项目升级 制作通知函信封 1.3 1.1 任务一 创建表格 1. 启动Word2007，自动创建一个空文档。 2. 单击“插入／表格”中的 按钮，在弹出的列表中选择“插入表格”，在弹出的【插入表格】对话框中设置“列数”为7、“行数”为11，单击 按钮，插入一个11行7列的表格，在表格中录入“会员信息表”，如下图中的内容。 序号 姓名 性别 会员卡号 年度积分 家庭地址 邮政编号 1 周 可 女士5620 八大湖鄱阳湖路156号 266071 2 赵莉阳 女士3670 清风岭来虎路2号 266000 3 钱三多 先生2345 穆柯寨135号 012530 4 孙少峰 先生7891 市南区江西路84号 266070 5 王 丽 女士560 延吉路154号 266072 6 周克敌 先生789 四方区罗东小区1号楼2单元502户 266173 7 吴 华 女士2356 天都府小区4号楼1302户 264210 8 郑 青 先生4561 市南区江西路84号 266071 9 李明洋 先生288 延吉路154号 266071 10 刘 蕾 女士1256 四方区罗东小区3号楼2单元502户 266174 3. 保存文档，命名为“5-1(客户信息).docx”。 1.2 任务二 合并邮件 邮件合并需要两个文档，一个是数据源通常是一个表格（已建立的会员信息表）；另一个是主文档（即信函文档，仅包含公共内容）。邮件合并就是把数据源和主文档合并成一个新文档，对所有名单或部分名单在新文档中生成相应的内容。 1. 新建文件名为“5-2(会员通知函).docx”的主文档，录入如下图所示文本，保存文件。 2. 单击“邮件／开始邮件合并”组中的 按钮 ，在弹出的列表中选择“信函”。 3. 单击“邮件／开始邮件合并”组中的 按钮，在弹出的列表中选择“使用现有列表”；在弹出的“读取数据源”中选择“5-1(客户信息).docx”，单击 按钮。 4. 单击“邮件／开始邮件合并”组中的 按钮，这时弹出【邮件合并收件人】对话框；在对话框中，单击“筛选”选项，在弹出的【查询选项】对话框中，设置筛选条件，单击 按钮返回到【邮件合并收件人】对话框中。 5. 将鼠标置于“尊敬的”的后面，单击“邮件／编写和插入域”组中的 按钮，依次在会员通知函中，插入“姓名”、“性别”、“年度积分”；并在“开始／字体”组中设置字体为华文行楷、字号为四号；在“开始／段落”组中设置全文行距为2倍行距，并将“《年度积分》”移动到“积分为”后面，如下图所示。 6. 单击“邮件／预览结果”组中的 按钮，将会员通知函中的合并域替换成文件“5-1(客户信息).docx”中的数据，预览结果如图所示。 7. 单击“邮件／完成”组中的 按钮，在弹出的列表中选择“编辑单个文档”，在弹出的【合并到新文档】对话框，选择“合并记录”为“全部”，单击 按钮，这时系统自动生成“信函1”文档，会员通知函制作完成，将“信函1”保存为“5-4(打印通知函).docx”。 8. 将文件另存为““5-3(合并通知函).docx” 1.3 项目升级 制作通知函信封 1. 启动Word2007，新建一个空白文档。单击“邮件／创建”组中的 按钮，打开“信封制作向导” 。 2. 单击 按钮，在弹出的对话框中进行信封样式的设置。 3. 单击 按钮，在弹出的对话框中进行信封数量的设置，建议选择“生成单个信封”。 4. 单击 按钮，在弹出的对话框中对收信人信息参数进行设置，全部为空。 5. 单击 按钮。 6. 单击 按钮，自动生成“文档1”，完成信封的初始制作。完成后的初始信封样张如下图所示。 7. 在“文档1”中进行邮件合并。 （1） 在“文档1”中，单击“邮件／开始邮件合并”组中的 按钮，在弹出的列表中选择“使用现有列表”，在弹出的【选取数据源】对话框中，选择文件“5-1(客户信息).docx”后，单击 按钮。 （2）单击“邮件／编写和插入域”组中的 按钮，在信封相应位置依次插入“邮政编号”、“家庭住址”、“姓名”、“性别”等域。 8. 在信封上录入静态文本，并进行适当的格式化，完成效果图如下图所示。 9. 将文件保存为“合并后信封”。