订单管理制度.pdf

订单管理制度 为加强订单管理， 提高工作效率， 避免在订单签订和执行过程中的失 误和偏差，确保按期交货，提升客户满意度，特制定本制度。 一、订单类别 1. 一般订单：指内贸客户交货期合理或延期交货没有罚款规定的订单。 2. 特殊订单：指外贸客户订单， 以及内贸客户交货期紧急且延期交货 有罚款的订单。 二、交货期沟通和报价 1. 业务员在洽谈业务时， 要与生产基地沟通意向订单的交货期， 无法 保证时尽可能向客户争取，基本确认时填写《报价申请单》 。 2. 报价员接到 《报价申请单》后，应先与生产单位确认交货期和技术 难度，然后根据设计图纸或客户需求报价。 《报价单》与《技术文件》经 报价员、生技部长签字有效。 50 万元以上大单需召开技术交底与订单评 审会。 三、合同签订与备案 1. 合同签订时要采用公司核定的合同模版， 如采用国企、 央企、上市 公司或外贸等大客户的合同模版，必要时要求对方签订补充协议。 2. 合同文本要求一式四份， 双方各执两份， 原件在财务部和营销事业 部备案， 《销售合同备案表》（销售合同摘要）在生技部、生产单位、供应 部和发货部备案。 3. 合同签订后，要明确交货期、 元器件厂家、技术方案、质量 （计量） 标准、现场工勘、安装基础、包装运输、卸车验货及特殊事项，重要订单 生产事业部要组织召开协调会，并安排专人跟进。 四、生产通知单 1. 预付款到账后业务员应及时通知销售内勤， 经向财务部核实后制作 《生产通知单》，注明订单类别及特别注意的事项，营销经理审核后向生 技部签发，交货期紧的订单同时电话通知所属公司。 2. 生产基地接到《生产通知单》后，由生技部签字并随《技术文件》 分解下达执行，特别重要的订单在总经理办公室备案。 3. 各公司接到《生产通知单》与《技术文件》后，生产主管要签字确 认交货期，制定生产计划，调整进度偏差，并至少预留一天作为调整期。 4. 如果有把握的意向订单交货期较紧， 或变压器等常规产品断货， 营 销总部和生产事业部便可在合同签订之前下达 《备货通知单》，《备货通知 单》与《生产通知单》同等效力。 五、订单落实 1. 供应部可拒收交货期严重偏离的采购单， 一经签收就应当及时安排 采购，并执行走动式服务，每天与各公司生产主管、仓管员见面，即时反 馈采购信息，尽力缩短采购周期，及时化解各种矛盾。 2. 正常情况货款到账当日安排发货车辆并做相应准备， 次日发货； 业 务员要将货款到账情况及时通知销售内勤， 销售内勤核实后制作 《发货通 知单》，若客户对到货时间、发货物流等有特殊要求，至少提前一天与发 货部联系。 3. 发货部接到《发货通知单》 ，部长签字后复印件回传销售内勤，同 时转发所属公司发货组和运输部车辆调度， 车辆调度要按照 “快捷、高效、 节约、安全”的原则安排好车辆的车型、到厂时间，发货组负责验货装车 并做好防护措施，发货表单要同步制作；发货部审核发货表单、票据准确 性，并对发货数量进行监管。生技部对出厂产品质量进行监管。 4. 原则上夜间不发货， 特殊情况需经总经理批准。 由发货部统一协调， 所属公司、财务部、保卫部等须有专人负责。 6. 生技部、供应部、发货部、生产调度、技术主管、绩效主管等，要 坚持走动式管理，对订单生产全程跟进，及时纠正失误和偏差，生产副总 要通过走动管理随时掌握特殊订单的生产进度。 7. 外协代加工的订单，需下达《外协加工通知单》 ，生产副总组织相