机要档案管理制度汇编.doc

. . . . 专业资料 . . . . 专业资料 1．目的 规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。 2．范围 本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。 3．定义 机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。 机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。 4．职责 4.1总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导； 4.2总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责； 4.3总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核； 4.4各二级部门，负责本部门档案室的管理。 5．流程图 6．流程说明 步骤 工作事项 责任岗位 事项说明 应用表单 1 整理建档 各部门档案责任人 1.各部门档案责任人按照附录1的收集范围、整理要求对所在部门的应归档档案整理建档。 合同档案目录 2 档案移交 各部门档案责任人 1.按照附录1的归档时限要求移交档案。 2.档案移交时须提供一式两份“归档材料移交清单”。 3.档案移交部门对档案的完整性及规范性负责。 归档材料移交清单 3 验收确认 机要档案管理员 1.逐件、逐项对照移交清单，核实档案实物的准确性，整理的规范性。 2.核实无误后在归档材料移交清单上签字确认。 3.对于不完整或整理不规范项不予接收。 归档材料移交清单 4 档案分类 机要档案管理员 1.按“机构（问题）—年度”对接收的文件进行分类整理。 2.分类方案及类别种类遵照附录2执行。 5 排列编号 机要档案管理员 1.根据分类方案,按照移交清单的顺序,对接收的档案逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖档号章（模板见附录3），并填写“年度、机构、件号”内容项。 6 编目入库 机要档案管理员 1.完善档案管理系统中件号、档号、归档日期、移交部门、移交人、整编人、分类名称、密级、保管期限等信息项。 2.打印盒（卷）内目录，并置于盒内首页。 3.填写档案盒封面（案卷脊背）信息。 7 提交需求 需求部门 申请人 1.按照附录5机要档案利用审批权限表办理书面审批手续。 2.档案的借用时间每次不得超过30天。 3.档案原件移交外部单位，必须由申请部门分管副总裁以上领导审批，档案室做好原件备份。 4.合同档案利用需申请部门与合同移交部门会审签字审批。 机要档案利用审批表 8 需求审批 需求部门负责人 1.需求部门负责人在审批表上签字审批。 2.审批者对档案需求的合理性负责。 机要档案利用审批表 9 利用服务 机要档案管理员 1.提供利用服务，按序填写“机要档案利用审批表”利用序号。 2.填写机要档案利用登记表。 机要档案利用审批表 机要档案利用登记表 10 归还登记 机要档案管理员 1.仔细核实所含文件的完整性。 2.确定无误后在机要档案利用审批表及档案利用登记表中注明已归还字样，并签字确认。 机要档案利用登记表 11 保管、盘点 机要档案管理员 1.按照附录4档案库房管理要求要求执行。 盘点记录表 12 鉴定 相关部门负责人 1.对已满保管期限的档案进行鉴定。 2.需继续保存的重新划定保管期限，无保存价值的申请销毁。 13 销毁 机要档案管理员，护卫队员 1.档案销毁必须在机要档案室工作人员与保卫部护卫队员的共同监销下进行。 销毁清单 7．激励措施 7.1 有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励： 7.1.1 对机要档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的； 7.1.2 对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。 7.2 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失： 7.2.1 未按要求移交应归档材料； 7.2.2 档案建账不完整、库房管理不符合要求； 7.2.3 未配备档案员或档案员异动未及时备案。 7.2.4 借用档案未按时归还； 7.3 有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。 7.3.1 擅自提供、抄录、公布应当保密的档案； 7.3.2 损毁、 丢失或者擅自销毁档案； 7.3.3 涂改、伪造档案； 8．附件 附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》 附录2 《机要档