《文件和资料控制程序》.docVIP

文件和资料管理控制程序 编号:06B001 B/1 受控印章 PAGE \* Arabic 14/NUMPAGES \* Arabic 14 受控印章 1.目的 为了对公司各类文件和资料进行有效管制，统一文件格式，规范文件的制定、修改、发放、废止等管理，确保文件正确、完整、有效，特制定本程序。 2.适用范围 适用于公司行政发文、程序文件、作业指导书，各类规章制度、各类检验标准、工作指引、记录表单及外来文件的管理等。 3.定义 3.1文件分类： 3.1.1红头文件：包括公司组织机构、人事任免、重大决策及重要管理事项等。 3.1.2一级文件（A）：公司章程、体系手册等公司纲领性文件。 3.1.3二级文件（B）：管理控制程序、业务流程性文件。 3.1.3三级文件（C）：管理规章制度、操作规程、作业指导书。 （D）：检验标准、产品规范。 3.1.4四级文件（管理表单）：用来记录管理过程的表单，作为QEO管理的追踪和检索的工具。 3.1.5临时性文件（E）：包括通知、通告、暂行办法、暂行规定、部门沟通联络文件等。 3.1.6外来文件（F）：包括地方政府、主管部门、行业管理相关文件，顾客或供应商提供的资料、图纸及有关的行业标准等。 3.2 文件分为受控文件及非受控文件： 3.2.1 受控文件:即要求文件的分发、修订或更改均须按书面规定程序进行控制,保证文件始终反映现行要求,受控文件须加盖“受控文件”印章，且经相关人员会签。包括:管理手册、程序文件、作业指导书、MSDS文件、职务说明书、经识别的外来文件、记录表单类文件等。 3.2.2 非受控文件:若有新的版本发出，旧的版本文件无需更新，被列为非受控文件，且禁止作为产品生产、开发及经营之用。 4.工作职责 4.1 文件的审查、批准权限为： 文件类型 编写/识别 审 核 批 准 A类：红头文件 部门经理 部门分管领导 总经理 A类：管理手册 行政部经理 部门分管领导 总经理 B类：程序文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 C类：规章制度、操作规程、作业指导书、 MSDS、岗位职责书 技术人员 主管/经理 部门经理 人力资源部经理 部门分管领导 D类：各类检验标准、产品规范 部门主管 部门经理 部门分管领导 E类：临时性文件 部门主管 部门经理 部门分管领导 F类：外来文件 文控中心 对应部门主管 对应部门经理 /分管领导 记录表单 部门主管 部门经理/分管领导 4.2文件的发布、回收、作废、销毁及控制,由文控中心负责。 4.3文件使用管理：各部门主管负责管理本部门现场使用的文件和资料，确保文件及记录的正确、完整及安全性。 5.工作程序图： 6.程序说明 体系文件的制定（编号、内容框架、格式要求）、发布应严格控制，禁止无编号、内容不全、格式不按要求制定的非受控文件在工作现场使用。 6.1 文件制定的要求： 6.1.1 A类文件：公司章程按工商行政管理局的相关条文制定、体系手册按最新的QEO体系标准要求制定。 6.1.2 红头文件： ⑴文件编号说明：由公司名简称、年份、流水顺序号组成； 编号举例：银农科技（2017）001号 流水顺序号 年份 ⑵格式要求：（样式如附件1） 文件排头：（公司标志）公司名称，黑体，红色、一号字体，居中； 文件名称：宋体，黑色，小二号字体，居中； 文件正文：宋体，黑色，四号或五号字体（根据内容选择字号）； ④ 文件落款/日期：字体与字号与正文一致，居右下方； 6.1.3 B类程序文件： ⑴部门编号说明： 序 号 部 门 编 号 1 董事会 01 2 总经办 02 3 人力资源部 03 4 财务部 04 5 生产供应链部 05 6 行政部 06 7 研发部 07 8 商务运营部 08 9 作物与产品支持部 09 10 信息管理部 10 ⑵文件编号说明：由部门编号、文件类型、流水顺序号组成 编号举例：06 B 001 流水顺序号 文件类别 部门编号 ⑶格式要求：（样式参照本程序文件） 文件须含审批、会签及修订记录； 正文标题格式为：宋体、四号、加粗字体，要求包含内容有（1.目的、2.适用范围、3.定义、4.工作职责、5.工作程序图、6.程序说明、7.相关文件、8.记录表单）；正文格式为：仿宋、四号字体； 序列号设置为： a一级：如1、2、3、……； b二级：如1.1、1.2、……2.1、2.2、……； c三级：如1.1.1、1.1.2、……2.1.1、2.1.2……； d四级：如⑴、⑵、⑶、⑷……； e五级：如①、②、③、④……； f 六级：如a、b、c、d……； 6.1.4 C、D类文件：文件排版及要求参