公司办公事务管理制度.doc

权威管理资料文库 公司办公事务管理制度 正版全套(二) 接待管理制度 接待指导、参观、学习的来宾要做到热情周到、耐心细致，又要做到有条不紊、秩序 井然。接待工作中做到以下几项： 第一、接待前的准备工作 1、准备接待的人员通知，对来宾的基本情况做到心里有数，包括来宾单位、姓名、性 别、身份、人数、民族、来意及大致停留时间等。弄清来宾抵达的日期、具体时间，来客 是坐飞机或火车，根据人数预定好车辆，做好接站牌，以便安排接站。 2、制定和落实接待计划，根据已了解的情况及时向领导汇报，听取领导对接待工作的 意见。 一般有两种情况： 1）一般的来客可直接接待（2）重要的来宾则要制定接待工作方案， 召开接待工作会议，在安全保卫、交通用车、陪同人员、活动方式、日程安排、接待规格、 汇报内容、参观单位等方面做好细致的意见和安排，向领导汇报，征求同意。根据拟定计 划，通知有关部门做好必要的准备工作。确保接待前的准备工作做到充分、合理就行。 第二、接待中的服务工作 1、迎接来宾。对一般来宾，可前往直接迎接。对重要来宾，则需要领导一起迎接。宾 客到达后，应主动上前问候并作自我介绍和引见。上车时，应让客人先上车，核准人数及 物品后待客人坐稳后再开车。在车上作一些简单的交谈，增进相互之间的感情。 2、妥善安排客人的住宿。抵达宾馆后，应在服务员的引导下，把客人送进房间。待客 人都住下，告诉来宾用膳时间和地点，让客人稍作休息，解除旅途中的疲劳。到用餐时间 应主动把客人请到餐厅用膳。 3、商定活动日程。应向客人具体了解来客的意图，共同商定活动日程。根据客人的要 求做好商定的日程。 4、安排领导看望。根据来客身份，安排相应领导来看望。会见时，应负责引见，使双 方相识。 5、精心组织好活动。应按照日程安排，精心组织好活动。 6、宴请和游览。如需宴请宾客，应通知相应领导参加。同时，根据客人的愿望和要求， 安排客人旅游和游览名胜古迹。 7、订购好返程车票或机票。 第三 接待后的工作 询问有什么需要办理的事情；把已经订购好的车票或机票送到客人手中，并商量离开 173（ （ 接待管理制度 宾馆的具体时间；安排送客车辆，如有必要还要安排领导为客人送行。把客人送到机场或 车站，最后告别。 174 礼品管理制度 礼品管理制度 为了更好的管理、使用因业务关系单位向本公司赠送的礼品，不论其价值大小，一律 上缴办公室，办公室进行统一管理，办法如下： 1、凡接收、发放礼品都应向办公室主管进行汇报。 2、办公室设专人管理，对礼品按品种、规格、数量逐项验收后，进行登记，妥善保管。 3、如部门、单位须领用礼品，必须向办公室提出申请，经办公室主管同意方能办理相 关手续。 4、发放礼品必须认真填写“礼品领用登记表”，填写正确后方能发放礼品。 5、任何部门、个人不得私自处理礼品，如违反上述规定，严肃处理。 175 卫生绿化管理制度 卫生绿化管理制度 为了促进股份公司精神文明建设向更高层次发展，树立企业良好的外部形象，建立一 套统一的卫生、绿化考核标准，特制定本办法： 一、本办法适用于股份公司所属各单位。 二、考核对象为生活服务分公司。 三、考核办法： 1、对各服务点实行抽查，发现一个点不合格，该项目不得分。 2、每扣一分，从劳务费中扣十元。 3、每月抽查三次，由股份公司办公室组织各单位负责人与生活服务分公司共同进行。 176 出差管理办法 出差管理办法 为了规范股份公司的出差管理，建立出差管理审批程序和出差预算管理，提高出差 的工作效率，减少企业不必要的开支，特制定本办法： 一、出差审批及限额 1、股份公司机关人员出差（疆外）实行委派制，即公司根据工作及业务需要进行 委派。属于生产经营方面的由办公室负责管理，出差的通知及审批表交公司办公室，由办 公室根据工作需要审核后报总经理批准；属于党务工作方面的出差通知及审批表交政工部， 由政工部根据工作需要审核后，报党委书记批准。出差任务批准离开岗位前应向分管领导 请假。疆内出差由分管领导批准。 2、公司所有单位出差实行限额管理。正处级干部确因工作需要最多一年出差一次， 副处级干部最多两年一次。其他人员确因工作特殊需要的出差，各单位严格控制，按上述 程序报公司审批。办公室和政工部建立出差人员档案，按厂务公开原则定期公布。 3、出差参加学习和培训人员，一律由人事部门按年初的培训计划执行。凡计划外 的一律不允许出差。 二、出差管理规定 1、凡是发给个人的会议等邀请函一律按归口管理交公司办公室或政工部，由公司 统筹安排。 2、公司领导、正处级干部、教授级高工可乘双程飞机，副处级干部、高级工程师 可乘坐单程飞机，其他人员一律不得乘坐飞机出差，否则超支费用一律自负，不得以任何 理由找领导签字报销，由总会计师严格把关。 3、出差