高效会议如何开.doc

《高效会议如何开》 第一部分：什么情况需要开会？ 通常以下几种情况下有必要召集开会 1、解决问题 当主管面临问题时他希望通过开会来集思广益以取得解决问题的更好的效果此时最好是能邀请部属开会。邀请部属共商问题、解决方案不但可让部属感受到尊重而且也能表现出对协商解决的热情。 2、收集信息 召集能够提供信息的人开会是收集信息的一种有效的方法。你可以请求信息提供者用书面的方式将信息传递给你也可以当面向他们收集信息。如果有必要让其他的人了解这种信息你也可将它复印然后分发出去。 3、提供信息 开会是为提供信息的一种明智的举措。在会议中主席不但能当面澄清与会者的疑问而且可借助视听器材以增进与会者对信息的了解提升与会者的工作热情和积极性。 4、协调矛盾 许多部门会议的主要目的是为了检查监督员工对工作任务的执行情况了解工作进度同时借助会议来协调解决上下级或者员工之间的矛盾。 5、激励士气 年初或者年底的总结会或者年会常具有这一目的这类会议是总结收获、奖励员工使公司上下团结一心朝着一个方向公共努力。 6、宣传政策 当主管准备将既定的政策传达给部属的时候他可以采取三种途径：第一、书面宣传第二、面对面个别宣传第三、开会宣传。开会是汲取书面宣传和面对面宣传两种方式的双重优点既是保证了政策的详尽又保证了有效地沟通和相关问题的解决。 7、作为一种日常的管理工具。定期召开例会比如每周例会、每月例会、每季例会等让下属汇报自己的工作情况可以使管理者及时掌握下属的工作进展、存在的问题以及困难从而给他们提供相应的支持和帮助。 8、突发情况及其他。 第二部分：召开高效会议的步骤 本工具主要针对企业日常会议召开步骤如下 第一步：会议准备 会议组织者需要在会议之前做好会议相关准备根据会议议题需要对各项准备工作进行分工将任务明确给个人。以下是会议准备工作的任务分配样表。每个人须根据安排在规定时间内按质按量完成各项任务。 会议准备工作任务分配表 序号 准备工作 负责人 应完成时间 实际完成时间 1 制定会议议程 小王 2009.10.15 2 发出会议通知 小张 2009.10.20 3 准备会议资料 小李 2009.10.22 4 ……… ……… ……… 充分的会议准备是召开高效会议的基础只有做好了充分的准备才能在会场上就所需的资料背景、需要解决的问题、可能出现的异议等做到有的放矢、游刃有余。会议准备是快速有效地解决会议议题、实现会议目标的关键它包括设定会议目标、制定会议方案、发出会议通知、准备会议资料。具体内容如下： 一、会议目标的设定 会议目标就是召开会议的目的例如安排下月销售任务、招聘一个财务主管等等这都是开会的主要目的。会议目标必须要明确、具体不可似是而非、模棱两可其要求如下： 1、会议目标必须书面列明 许多会议组织者在规划会议的时候都以为没有必要将目标写出来其实这是不太好的。用书面方式写下会议目标有三个好处第一、有助于目标的内涵澄清第二、书面目标较不容易被遗忘第三、当目标较多时以书面方式写下容易调和它们之间的潜在矛盾。 2、会议目标必须明确“应实现什么目的” 会议目标要明确这次会议“应实现什么”而不是在会上“应做什么”。例如当会议目标被定为“向员工宣传新的告假程序”时主持人只是照本宣科地读一遍程序说明而草草了事这样的会议只流于形式起不到作用。但若会议目标被定为“让员工了解新的告假程序”则主持人将不能不关心员工对新的告假程序是否已真正了解。 3、会议目标必须具体而且可以衡量 含糊笼统的目标很难作为行动的指南。例如某主管因为感到某产品不良率过高而决定开会研讨降低产品不良率方案。如果他将会议目标定为“探讨如何降低产品的不良率”则该目标肯定很难为参会者提供指南，因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少，以及应在多长的时间内达到这个结果，但若他将会议目标改定为“探讨如何在十月底之前将产品不良率由目前的5降低至3”，则上述缺点将不复存在。 二、制定会议方案 会议方案主要包括会议议题及讨论顺序、确定会议发言人和参会人员、提出会议的时间和地点。 1、会议议题及讨论顺序 会议议题也就是会议商讨研究的主要内容。一次会议的议题可能不只有一个但是一定要分清轻重缓急首先解决主要的问题次要的问题放在后面。例如一次会议有三个议题一是本月客户投诉数明显增大有客服人员与客户争吵事件发生该如何解决这个问题使投诉数减少到上月水平二是安排本月的培训三是关于小王的晋升讨论。很明显第一个问题是重中之重是会议首先应该解决的问题其他两个议题的重要性次之应该放在后面讨论。 2、确定会议发言人 会议发言人是根据会议目标来确定的。会议发言人的确定、发言内容和发言顺序都要根据会议议题的内容和重要程度来确定。 （1）会议发言人 会议发言人可以是对会议议题提供重