秘书的会务工作.ppt

秘书会务，即秘书会议事务的简称，包括会前的筹划准备，会间的组织服务，会后的事务处理及决策落实工作。要求通过本章的学习，领会会议、会议构成要素、会议种类、会议作用等概念的含义。掌握秘书会务工作的内容：确定会议议题、编排撰拟会议议程、会议日程和会议方案；确定会议对象及会议规模；制发会议通知和会议文件资料；安排会议时间和地点；布置会场；安排会议食宿和会议接送引导；组织会议进程和会议期间的沟通协调、安全保卫、参观娱乐活动；安排会后返离及会议文件的清退整理归档等会务工作的技能技巧的综合应用。 第一节 会议概述 正确领会会议及会议相关概念的含义； 了解会议的构成要素及会议的作用； 了解企业常见的会议种类。 一跨国公司总裁将到中信集团进行投资合作考察，陈总经理认为要以文明整洁的面貌迎接跨国公司总裁的到来，因此交待秘书王琳安排一个整治环境卫生动员大会，请各部门负责人出席。 王秘书起草会议通知时想：我们某些部门的领导对环境卫生一向不大重视，要是他们知道召开的是整治环境卫生动员会，就肯定不会亲自出席而是派员“替会”。怎么办？思虑再三，灵机一动，他拟写了一份通知。 会 议 通 知 经集团领导研究：拟定于3月6日下午3:00在集团办公大楼第二会议室召开各部门负责人会议，会议重要，请各部门负责人务必准时出席。 中信集团办公室 2007年3月3日 通知发出不久，办公室就接到各部门的询问电话，当获知是召开整治环境卫生动员会后，各部门负责人当即怨声不断。最后，在开会的当天，来参加动员会的部门负责人稀稀拉拉，有不少部门还是派了其他的人来替会。 一、会议的含义 （一）有组织有领导的地商议事情的集会。如总经理办公会议，是行为。 （二）一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织。如“全国人民代表大会”、“职工代表大会”等，是名称。 （三）我们这里所讲的“会议” 是指前一种含义的“会议”；秘书的 会议事务工作指的是举行这种集会 或聚会时需要帮助处理事务的内容。 二、会议的要素 （一）会议基本要素 即所有会议必有的要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持者、会议参与者、会议议题、会议方式、会议议程、会议结果。 （二）会议其他要素 即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素。如服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等。 三、会议的种类 （一）按会议组织类型可分为 内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议。 （二）按会议的性质可分为 常务会议、行政会议、群众会议或法定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和综合性会议等。 （三）按会议的内容可分为 学术会议、咨询会议、报告会、联欢会、竞赛会等。 （四）按工作领域不同分为 政治会议、经济会议、军事会议、 科技会议、文化教育会议等。 （五）按会议的时间可分为 定期性会议和不定期性会议、为一次性会议和多次性会议。 （六）按会议的公开程度分为 绝密会议、机密会议、秘密会议、公开会议。 （七）按会议出席对象可分为 联席会、内部会、代表会、群众会等。 （八）按会议的功能性质可分为 决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性会议。 （九）按照会议规模大小可分为 特大型、大型、中型、小型会议等。 （十）按会议的阶段则可分为 预备会议和正式会议。 （十一）按会议的信息传播方式可分为 面授会议、观摩会议、广播会议、电话会议、电视会议，网上会议等。 （十二）按与会者的国籍及议题的范围可分为 国内会议和国际会议等。 三、企