如何组织有效会议实用性非常好.ppt

NOTE * * * * * * * * * * * NOTE * * * * * * * 4、会议召开 遵守时间 1、不要迟到 浪费时间等于浪费生命，浪费别人的时间等于谋财害命！ 2、不要随意推迟和变更开会时间打乱原定计划会影响与会人员的其他工作安排，有些人可能因此不能出席会议；管理召集部门（人）的威信下降。 3、严格按照议程进行，不要超时 * 工作量化表推行会议议程 会议议题：如何使用和推行《工作量化表》 会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00 会议地点：五楼新世纪会议室 与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责任的人员，人力资源部全体同事。 主持人：CFO Mak 记录员：人力部Charlin 会议议程： 1、15：00-15：45?? 《时间管理工具——工作量化表》介绍，主讲人Mak 2、15：45-16：00??? 操作过程中可能遇见的问题解答，Mak和Liza 例子： * ?委员会会议议程 ? 7月6日上午11点 格林·德雷戈饭店 ? 1、（11：00）任命一位会议主席 ? 2、（11：10）为缺席致歉 ? 3、（11：15）批准上次会议备忘录 ? 4、（11：30）上次会议提出的事项 ? 5、（11：45）讨论联络事宜 （12：00）会间休息 ? 6、（12：15）财务事项 ? 7、（12：45）特别事宜 ? 8、（13：00）其他动议 ? 9、（13：15）其他事宜 ? 10、（13：35）下次会议细节 ? 议程的开头为会议的日期、时间和地点 每项均有一个起始时间 下次会议细节写在议程的末尾 * 按部就班 * 主持会议 * 会后，我又该执行哪些后续工作呢？ 开会过程中，我应守住哪些原则？ 为了珍惜自己及团队的时间，也为了提高决策品质， 减少资源内耗，管理者应以身作则，率先以专业的 会议运作技巧来提高会议的价值。 在发起及安排会议时，我该考虑哪些因素？ * 我应如何控制才能创造均衡发言？ 身为主持人如何应付 干扰，引导会议按议程 进行？ 面对争辩时，我应主动做出哪些回应以化解僵局？ 当会议产生无序讨论时，如何处理？ * 压制对方发言 转移至其他参与者 主动探询，使他人完整表达 控制均衡发言 以强势制止大家发言 重定议事规则 整合意见，逐条再议 处理无序讨论 先主动停止发言，请对方总结 以条列式提出论点 针对差异点逐条讨论 先尊重，再转延至会后或会尾 拉回主题，指定其他人发言 引导回归议程 面对争辩的回应 1 2 3 4 * 与不同的与会者打交道 始终保持沉默的与会者 喋喋不休的与会者 专拍上司马屁的与会者 吹毛求疵的与会者 窃窃私语的与会者 脱离主题的与会者 * 问题类型 问题特点 棱镜型问题 把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们 应该怎么做呢？”你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么 做。” 环形问题 向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每 个人的工作计划，小王，由你开始。” 广播型问题 向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：“这份财 务报表中有三个错误，谁能够纠正一下？”这是一种具有鼓励性而 没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压 力。 定向型问题 向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三 个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。”这种提问方式可以让 被问及的对象有一定的准备时间。 * 如何圆满结束会议 * 决定事项的落实 行动计划——谁？什么任务？何时完成？怎么完成？ 催办 催办的范围—一般综合性、交叉性的工作内容由秘书部门或综合部门负责催办；领导集团本身会议形成的决定，由秘书部门或指定单位负责催办。业务范围明确、专一的工作，责成相关业务部门负责催办；几个部门、单位联合召开的会议的决定，由牵头部门或单位负责催办。 * 催办的方式—发文催办、电话催办、派员催办或约请催办部门来人汇报等。 反馈 反馈的原则—迅速及时、真实准确、渠道畅通 反馈的重点—主要是妨碍会议决策落实活动的各种信息。 * 会议记录 * * * * * NOTE * * * * * * * * * * * * * 如何组织有效会议 * 开了几个会？ 为会议花掉多少时间？ 因为开会达成几项共识？ 因为开会完成几个结论？ 因为开会加了多久的班？ 因为开会失去多少关键时刻？ 因为开会耽误多少工作？ 算算看，你一周内总共： * 以讲话传达讲话， 以会议贯彻会议， 以文件落实文件 你如何看待“文山会海”现象？ * 会议的重要性 大多数企业在会议中决定其基本走向 90%以上的重大决策是通过会议制定的 企业花在开会上的时间越来越多 开会的频率越来越高 ——调查发现，