华南理工大学举办国际会议管理办法.doc

华南理工大学举办国际会议管理办法 第一条 为加强学校的国际学术交流，提高国际影响力，学校鼓励具备条件的单位积极举办高水平的国际会议。为规范举办国际会议的管理，特制定本办法。 第二条 本办法所称国际会议是指与会代表来自3个或3个以上的国家和地区（不含港澳台）、以高层次学术研讨为主要内容的会议。 第三条 国际交流与合作处是学校国际会议的归口管理单位，由学校及各单位主办、合办和承办的国际会议均由国际交流与合作处负责监管。 第四条 举办国际会议实行国务院和省部两级审批制度，学校各单位不得自行审批。一般情况下，学校举办的国际会议通过国际交流与合作处报教育部审批。 （一）教育部审核后报请国务院审批的重大国际会议： 1．重要国际组织的大会与特别会议； 2．涉及我国核心利益、重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议； 3．外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以上或会议总人数在800人以上的自然科学的国际会议； 4．外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的国际会议； 5．邀请党和国家领导人出席的国际会议。 （二）教育部审批的一般性国际会议： 1．外宾人数在100人以下或会议总人数在400人以下的社科类国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学领域的国际会议； 2．国际合作项目中的工作会议。 第五条 要严格控制举办国际会议的总量，未经批准不得擅自对外申办或承诺。凡不符合规定、无实质内容的国际会议一律不得举办或承办。如无特殊需要，未经批准，原则上不搞固定年会或与外方轮流开会机制。对已经形成机制的国际会议，要由该国际会议的业务主管部门会同有关部门，对会议的重要性和可持续性等进行评估，效果不明显的，应及时调整或清理。 第五条 重大国际会议于每年9月初通过国际交流与合作处向教育部进行预报；一般性国际会议按上半年会议和下半年会议，分别于每年9月初和2月初进行预报。外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不预报（预报国际会议的年份是指会议对外宣布或承诺的年份，不是会议召开的具体年份）。 第六条 国际会议至少提前半年通过国际交流与合作处向教育部进行报批。如有台湾地区与会人员，还需加报广东省人民政府台湾事务办公室审批（报批国际会议的年份是指会议对外宣布或承诺的年份，不是会议召开的具体年份）。 第七条 教育部会议批件下达后，举办单位方可对外发出会议通知，并应尽快成立组织委员会，落实会务筹备和组织工作。 第八条 如需为与会代表办理“被授权单位签证通知”，举办单位须在会议举办前2个月将“外国人来华签证申报表”送交国际交流与合作处，由国际交流与合作处报送广东省人民政府外事办公室。 第九条 原则上不邀请外国政要、前政要及外国驻华使（领）馆人员参加国际会议，如确有必要邀请，则需经学校和教育部批准同意后，方可向对方确认。 第九条 原则上不得跨地区举办国际会议。 第九条 严格执行财政部制定的在华举办国际会议财务管理等有关规定，合理编制会议预算，严格控制经费支出。依照同类国际会议的惯例，按照注册费、论文集资料费、食宿费、大型宴会费、专家讲座费等项目，会议举办单位可收取必要的费用（少数高水平特邀专家可适当减免），力争经费自筹，以会养会，尽量减少国家经费（包括各类科研经费）的支出。 第十条 学校设立专项资金，必要时适当资助学校及各单位主、承办的国际会议。国际交流与合作处负责对会议性质、规模、水平、预算等进行审查，确定资助额度并报主管校领导审批。 第十一条 在校内举行国际会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等会务组织工作，由举办单位与校内相关单位协商解决。 第十二条 禁止利用国际会议进行公费旅游、营利创收，损害学校形象；不得接受不明背景的或别有企图的国（境）外机构的赞助，损害国家利益。 第十三条 会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料应及时归档，并按照教育部会议批复的要求撰写会议总结报告，于会后2个月内交国际交流与合作处审查后，分寄教育部国际交流与合作司和教育部《国际学术动态》编辑部。 第十四条 举办双边会议、两岸会议参照此办法执行。 第十五条 本办法自公布之日起施行，由国际交流与合作处负责解释。 国际交流与合作处 二〇一三年七月 主题词：外事 国际会议 管理办法 印发 通知 华南理工大学办公室 主动公开 2011年10月8日印发 （共印6份）