创新团队建设中的高效会议课件.ppt

55% 38% （一）明晰定量的会议目标 目标明确，是高效会议的灵魂。 设定会议目标时，容易犯的两个错误： 一场会议的目标太多，而且彼此之间毫无关联性；会议目标描述不清晰，参会人员理解困难。 明确清晰的会议目标要符合以下要求： 书面列明会议目标；制定符合实际的会议目标。 目标设置理论：是美国马里兰大学管理学教授洛克和休斯在研究中发现的，认为好的目标本身就具有激励作用，目标能把人的需要转变为动机，使人们的行为朝着一定的方向努力，并将自己的行为结果与既定的目标相对照，及时进行调整和修正，从而能实现目标。 好的目标，设置的不能太高，也不能太低，要“踮着脚尖够得着”。 55% 38% 7% （二）选择恰当的会议时间 会议时间的选择，要考虑以下因素： 预留充足的会议准备时间。会前要确定提报人的时间，让提报人做好充足的准备，以避免无法做出有效的决策。 确保决策者能够出席。 会议召开的时间和与会人员的心理。例如，电闪雷鸣；吃午饭时间和下班时间。 会议的时间不要超过两小时。 55% 38% 7% （三）选择会议地点应该考虑的因素 选择会议地点应该考虑的因素： 会议地点和场所应与会议目的相适合。例如，表彰大会，参会人数多，就需要大的会议场所，会场布置要喜庆；工作分析会，会议场合要正式。无论什么会议，会场都要让参会者感觉舒适。 考虑会议费用预算。 交通便利。尽量选择交通便利的地点。不要选择偏僻，道路复杂，交通不便的地方。 准备充足的会议资料：组织者根据会议内容和目的，拟定好会前资料，并把会前资料提前送到与会人员手中，方便与会人员事先研读会议材料，充分了解会议。 发送会议通知：会议通知的发送有两种形式，一个是书面形式，一个是邮件形式。 （四）准备充足的会议资料及时发送正式会议通知 书上的两个案例分析：一个成功的开会的例子，一个失败的开会的例子。 三、处理会中的突发事件 ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, ,, 创新团队建设中的高效会议 陈胜军 对外经贸大学国际商学院副教授 目 录 一、团队会议概述 二、会前的准备 三、处理会中突发事件 四、案例分享 一、团队会议概述 （一）会议的概念 会议：是指3个或者3个以上的人（其中一个为主持人）为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。它是人类社会所特有的一种聚众议事过程。 会议概述 什么是会议 会议 习 学 议 会 讨论 商议 聚会、见面、集会 会议，就是人们聚集在一起，围绕特定主题进行讨论、交流的活动。 会议，是一种群体沟通的方式。 会有多少？ 2011年，中国首个《中国会议蓝皮书》在北京发布。《蓝皮书》指出，中国每年举行的各种会议多达几千万场，年均增长20%。 国外的会其实也很多，根据统计，在英国，人们每天合计有400万个小时用于团队会议。在美国，平均每天要举行1100次团队会议。 对会议的评价 会议的成效如何，直接影响到工作的效率。 对会议的评价，毁誉参半。 格鲁夫（INTEL前任董事长）说：“会议是从事管理工作必经的媒介。你绝对无法避免开会，但是你能让会议更有效率。” 会议作用 集思广益 头脑风暴 问题讨论 产生决策 听取汇报 分配任务 融合意见 达成共识 资讯分享 政策宣传 表彰先进 激励士气 （二）团队会议的角色分工 团队会议主要有六种角色：包括召集人、主持人、 与会者、提报人、计时员、记录员。 1.召集人 第一，会议前认真分析开会的目的和开会的必要 性。能不开的会就不开，因为会议成本巨大。 会议的成本：包括时间成本、金钱成本、效益成 本、机会成本。 01 会议的成本分析 时间成本 时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋正式会议时间＋会议休息及耽搁时间）。 金钱成本 金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的工资＋场地费、设施费、文件复印费、交通费、茶水费、餐饮住宿费等的成本。 效益成本 效益成本＝参会人员若不用参加会议，那么在这段时间可以为公司带来的效益。 机会成本 机会成本＝开会过程中，因未及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意＋不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户＋不能及时解决自己管辖范围内的突发事件带来的问题及持续影响等。 如果 已经按惯例每周聚会 会议成本太大 还有比开会更好的方法 没什么特别的事情要讨论 你是唯一做决策并且知 道该怎么做的人（开会 让他人参与只能把问题 弄糟） 无需开会的五个如果 如果 必须把信息同时 传达给很多人 有些事情需要当众 表扬或批评 要让别人参与决 策以集思广益 听取部门汇报工作 给小组委派任务 必须开会的五个如果 第二，做好准备工作，包括撰写会议主题、设计会议的 流程、会议的任务以及最终的目标。 第三，收集与