担保业务档案管理实施细则.doc

担保业务档案管理实施细则 为加强担保业务管理，规范担保业务行为，提高担保业务工作质量，控制担保业务风险，根据《XX担保有限公司担保业务操作规程》，特制定本实施细则。 第一章 总则 第一条 担保业务档案管理 担保业务档案管理，是指担保公司对在担保业务的受理、调查评价、审批、发放和保后管理过程中形成的具有法律意义或具有史料价值及查考利用价值的担保经营管理专业技术资料，包括合同、文件、帐表、函电、记录、图表、声像、磁盘等进行收集、整理、立卷归档和保管的过程。 第二条 担保业务档案分类 为便于管理和利用，担保业务档案可按以下三个部分内容进行分类： （一）客户基本情况档案资料。即担保公司在担保业务经营管理过程中形成的对客户基本情况、市场竞争能力、财务状况、发展潜力、生产经营活动、信用信誉等方面的档案资料。 （二）担保业务和反担保档案资料。即担保公司在经营管理各类具体担保业务以及接受客户为申请该担保业务所提供的反担保过程中形成的档案资料，包括融资担保、履约担保等业务。 （三）担保业务保后管理档案资料。即担保公司在经营管理各类具体担保业务过程中形成的保后监督、检查以及担保代偿、追偿、解除等方面的档案资料。 第三条 担保业务档案管理部门 公司担保业务档案由担保业务部、综合管理部分段分工共同管理。即：在担保项目立项到审批实施阶段，由担保业务部负责管理；从保后管理到担保解除后阶段，由综合管理部负责管理，其中，担保期间形成的权利证书，由综合管理部入保险柜保管。 第四条 担保业务档案管理人员 担保业务部应指定专（兼）职人员，即担保档案管理人员，负责担保档案资料的收集、整理、立卷归档工作，并按规定期限向综合管理部移交。 第五条 担保业务档案管理要求 （一）保密性要求。任何人对涉及公司商业机密的担保档案资料均不得泄密。 （二）专门性要求。担保业务资料必须由专人、专柜、专门用具进行保管。 （三）完整性要求。档案资料要求内容完整，要素齐全。 （四）规范性要求。建立担保档案要求科学、合理、规范、易于查找。 第二章 担保业务档案管理操作程序 第六条 收集担保业务档案资料 受理担保业务后，各级担保业务经办人员对于每笔担保业务都应设立专用文件盒，受理、调查评价、审批、担保、管理等各环节形成的档案资料都应存放在专用文件盒内，并在文件盒上注明客户名称、文件内容、收件日期等项目。 第七条 移交担保业务档案资料 担保发生后，担保业务经办人员应将每笔担保业各形成的担保档案资料按下列要求向综合管理部担保档案管理人员办理移交。 （一）时间。无论是一次性担保还是额度担保，均应在每笔担保业务办理后的15个工作日内移交。自办理至解除担保阶段的档案资料，随时形成，随时移交。风险管理部负责按月督促落实，出具通报报告。 （二）移交内容。按照《担保业务档案资料清单》（见附件一）规定的内容，形成多少移交多少，不得遗漏。 （三）办理移交手续。担保业务经办人员在担保档案资料移交前，需认真逐笔登记台帐，然后分类填写《担保业务档案卷内资料目录》（附件四）各一式两份，在本实施细则规定的时间内，报经风险管理部审查后，将档案（具体内容详见附件一）移交至综合管理部管理。 担保业务经办人员不能在规定时间将档案移交至档案管理人员保管的，必须在每季末的10日内，将现有巳形成的所有担保业务档案移送至风险管理部代为保管，并由风险管理部发出限期整改通知，项目经理整改完毕，经风险管理部审查合格后，会同风险管理部一起向档案管理人员移交。 第八条 立卷归档 （一）档案资料核查 综合管理部担保档案管理人员对档案资料的完整性负责，对于移交的每笔担保业务的档案资料，必须依照清单逐份逐张地核实，并确认每份担保档案材料是否为原件、原稿或清单列明同意存档的复印件，如果有缺项或缺少份数，担保档案管理人员有权要求担保经办人员及时补齐。因特殊情况不能补齐的，由担保经办人员在清单“缺项原因”中注明。 经审查符合要求的担保档案资料，担保档案管理人员和担保经办人员同时在《担保业务档案卷内资料目录》上签字，清单一式两份，一份由担保经办人员保留，一份作为担保档案资料首页。 （二）档案资料整理 担保档案管理人员接收担保档案资料后，应在两个工作日内进行整理，即将担保档案资料划分为客户基本情况档案资料、担保业务和反担保档案资料、担保业务保后管理档案资料三个部分内容，分别整理与保管。 按照有关规定，反担保抵押或质押物凭证，包括土地使用权他项权利证书、存单、有价证券以及其他产权或收益凭证、财产保险等重要单证由综合管理部门入保险柜保管。档案管理人员应在《客户重要资料保管（退还）登记表》（见附件三）上登记，同时复印一份装入担保档案内，以备日常查用。担保业务人收到／退回担保客户重要资料，填写《客户重要资料收到（退还）登记表》（见附件二）。 （三）立卷归档 担保档案管