20XX年文员EXCEL培训讲义.ppt

Clerk Office 2003 Training Material 文员Office 2003培训教材;使用公式 公式中的运算符 公式中的运算顺序 引用单元格 创建公式 创建公式的方法 创建简单公式 创建包含引用或名称的公式 创建包含函数的公式 使用函数 常用函数 财务函数 日期和时间函数 数学与三角函数 统计函数 函数的输入 手工输入 利用函数向导输入 求和计算 扩充的自动求和 条件求和 ;使用公式;使用公式;使用公式;使用公式;使用公式;创建公式;创建公式;使用函数;使用函数;使用函数;使用函数;在单元格中插入当前日期和时间 插入静态的日期和时间 当前日期????? 选取一个单元格,并按 Ctrl+; 当前时间????? 选取一个单元格,并按 Ctrl+Shift+； 当前日期和时间????? 选取一个单元格,并按 Ctrl+;,然后按空格键,最后按 Ctrl+Shift+; 插入会更新的日期和时间 使用 TODAY 和 NOW 函数完成这一工作。;使用函数;函数是一种特殊的公式,因此所有的函数要以“=”开始。 使用方法如下：1.选中要输入函数的单元格 2.单击[Insert]菜单中的 命令,弹出如图所示的对话框： ;3.在上图的对话框中,选择[函数分类]下面的函数类型及 [函数名]下面的对应函数名。 4. 单击[确定]按钮,弹出如图所示的相应的调用 函数对话框：;函数的使用 (SUM);函数的使用 (AVERAGE);函数的使用 (IF);;函数的使用(SUBTOTAL);函数的使用 (VLOOKUP);函数的使用 (VLOOKUP);函数的使用 (DATE TRUE);经验交流与分享;课间休息 5分钟!;Excel 具备了数据库的一些特点,可以把工作表中的数据做成一个类似数据库的数据清单,数据清单中可以使用（记录单）命令实现行的增加,修改,删除与查找等操作。 A.数据的自动计算 利用此功能,我们可以进行包括求平均值、求和、求最大值、求最小值、计数等在内的数值计算。而自动求和的计算最为简单。其操作步骤如下： 选中要进行计算的区域; 单击常用工具栏中的 [Auto sum]按钮,则下一单元格中将出现计算的结果。 ;如果要自动求平均值,就可按下面的操作进行： 选中要进行计算的区域 在状态栏中单击鼠标右键,弹出如图所示的快捷键菜单。 单击[Average]命令,则在状态栏中就会出现求均值的结果。;数据的自动计算与排序(续2);4) 在[sort by]下面的编缉框中,选出需排序的关键字,单击[Ascending]或[Descending]单选框,再次单击[OK]按钮,即可完成排序。 如果排序的是文本区域,那么它们的排序就是按第一个字的拼音字母的升序或降序来排列。 ;数据的筛选;数据的筛选;数据的筛选;数据的筛选;分类汇总的概述 分类汇总是对数据清单进行数据分析的一种方法. Data/ Subtotal;确保要进行分类汇总的数据为下列格式：第一行的每一列都有标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。 单击要分类汇总的列中的单元格。在上面的示例中，应单击“运动”列（列 B）中的单元格。 单击“升序排序” 或“降序排序”。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。在上面示例中，应单击“运动”列。 在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数。 在“选定汇总项”框中，选中包含了要进行分类汇总的数值的每一列的复选框。在上面的示例中，应选中“销售”列。 ;如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组数据分页”复选框。 如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，而不是在行的下方，请清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。 单击“确定”。 注释 可再次使用“分类汇总”命令来添加多个具有不同汇总函数的分类汇总。若要防止覆盖已存在的分类汇总，请清除“替换当前分类汇总”复选框。;删除分类汇总 删除分类汇总时，Microsoft Excel 也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。 在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 单击“全部删除”。 ;删除分类汇总 删除分类汇总时，Microsoft Excel 也删除分级显示以及随分类汇总一起插入列表中的所有分页符。 在含有分类汇总的列表中，单击任一单元格。 在“数据”菜单上，单击“分类汇总”。 单击“全部删除”。 ; 1.选中所需要的数据:如图;数据透视表的使用(续1);数据透视表的使用(续2);在屏幕上设置报表版式 从“数据透视表字段列表”窗口中，将要在行中显示数据的字段拖到标有“将行字段拖至此处